Nous n’avons pas besoin de vous dire que la comptabilité a beaucoup évolué ces dernières années. Numérisation, automatisation, OCR, IA… Ce sont des mots qui vous semblent sans doute familiers maintenant. Et que vous soyez un pionnier ou un retardataire du numérique, nous sommes sûrs que vous avez également traité au moins une partie de votre comptabilité par voie numérique. Mais peu importe à quel point l’ensemble de votre processus a été numérisé entre-temps, l’afflux et la gestion de nouveaux documents restent souvent un goulot d’étranglement. Un système de gestion de documents peut apporter du réconfort à cet égard.
Qu’est-ce qu’un système de gestion de documents ?
Un système de gestion de documents, ou GED en abrégé, est essentiellement un système dans lequel vous pouvez stocker des documents de manière sécurisée. Mais ne vous y trompez pas : il s’agit de bien plus qu’une simple archive numérique. Une GED dispose, entre autres, de nombreuses possibilités d’ajouter des métadonnées aux documents. Cela vous permet d’effectuer des recherches à la vitesse de l’éclair sur la base de toutes sortes de paramètres. De plus, vous pouvez également gérer les différentes versions des documents et déterminer par document qui a les droits d’accès ou d’édition et qui n’en a pas. Enfin, vous pouvez également lier une GED à toutes sortes d’autres systèmes avec lesquels vous travaillez, tels que votre logiciel de comptabilité, afin que les informations puissent être transmises en douceur.
Quels sont les avantages d’une GED pour le processus comptable ?
Reconnaître, catégoriser et archiver
Comme nous l’avons dit, un système de gestion de documents est plus qu’une simple archive numérique. Cela vous permet d’extraire des documents dans votre système à partir de toutes sortes de sources telles qu’Outlook, un navigateur Web ou un autre programme. Vous indiquez ensuite dans les métadonnées de quel type de document il s’agit et ajoutez éventuellement des informations supplémentaires telles que qui est responsable du document et qui y a accès ou non. La GED récupère automatiquement toutes les informations du document et les archive lui-même dans le bon dossier. À partir de là, les informations du document peuvent être automatiquement synchronisées avec les programmes liés.
Recherchez facilement des informations dans des documents
Une fois vos documents stockés dans votre système de gestion documentaire, la recherche d’informations devient un jeu d’enfant. Après tout, le système ne reconnaît pas seulement les titres des documents, mais aussi le texte des documents eux-mêmes. Par exemple, si vous recherchez tous les documents de l’entreprise pour une certaine période pour un certain client, vous pouvez facilement définir une plage de dates après laquelle la GED vous présentera tous les documents demandés. Vous cherchez les documents relatifs à un véhicule en particulier ? Il suffit d’entrer la plaque d’immatriculation et tout est devant vous en quelques secondes. Sur la base d’une seule information, une GED fait tout le travail de détective pour vous, ce qui vous ferait perdre des heures de temps vous-même. De plus, s’il y a des recherches que vous devez répéter régulièrement, vous pouvez créer pour elles un dossier dynamique qui maintient à jour pour vous la vue d’ensemble souhaitée des documents.
Le travail d’équipe permet de réaliser les rêves
Lorsqu’un document se retrouve dans votre système de gestion de documents, il doit souvent passer par tout un processus. Peut-être que des informations doivent encore être complétées ou que quelqu’un doit encore donner une certaine approbation avant que le document puisse passer à l’étape suivante. Ou peut-être que le document doit passer par plusieurs étapes, chacune d’entre elles devant être effectuée par quelqu’un d’autre. Par exemple, si vous devez rédiger un certain rapport en tant que comptable, il devra très probablement passer par le chef de bureau avant d’atteindre le client. Ou peut-être qu’un collègue du service juridique a encore besoin de vérifier ou de compléter certaines informations juridiques. Grâce aux nombreuses possibilités d’attribuer des droits et de collaborer dans un seul document, ces questions se déroulent beaucoup plus facilement avec une GED.
Possibilités de connexion avec de nombreux programmes
Ainsi, une fois qu’un document est dans votre système de gestion de documents, vous pouvez l’utiliser de manière très dynamique. Par exemple, vous pouvez l’attribuer à des collègues pour un traitement ultérieur ou le faire passer par un flux de travail fixe adapté au type de document. Et ce traitement ou flux de travail ultérieur peut également être effectué en dehors de la GED lui-même. Par exemple, vous pouvez lier votre GED à votre logiciel de comptabilité afin que les chiffres de tous les documents téléchargés se retrouvent automatiquement dans la comptabilité. Ou vous pouvez ouvrir un document à partir de votre GED dans Word ou Excel, le modifier là-bas, puis enregistrer les modifications dans votre GED.
Il va sans dire que toutes ces possibilités font gagner beaucoup de temps à un cabinet d’expertise comptable et à ses experts-comptables. C’est pourquoi Comax propose 2 systèmes GED: COMAX dms et ELO. COMAX dms est une solution basée sur Windows qui vous offre toutes les fonctions de base d’un système GED pour un budget limité. Si vous êtes à la recherche d’une solution complète avec toutes les garnitures, alors ELO Le forfait qui vous convient. Curieux de savoir comment le traitement des documents avec COMAX dms ou ELO fonctionne ? Alors réservez une démo ci-dessous. Nos experts se feront un plaisir de vous aider dans votre démarche.
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