{"id":14354,"date":"2026-10-25T08:00:00","date_gmt":"2026-10-25T08:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/comax.be\/?post_type=artikelen&#038;p=14354"},"modified":"2026-10-16T11:21:13","modified_gmt":"2026-10-16T11:21:13","slug":"eviter-la-perte-de-donnees-lors-de-la-migration-vers-une-archive-numerique","status":"publish","type":"artikelen","link":"https:\/\/comax.be\/fr\/articles\/eviter-la-perte-de-donnees-lors-de-la-migration-vers-une-archive-numerique\/","title":{"rendered":"Comment \u00e9viter la perte de donn\u00e9es lors de la transition vers une archive num\u00e9rique ?"},"content":{"rendered":"<p>Pour \u00e9viter la perte de donn\u00e9es lors de la transition vers une archive num\u00e9rique, une pr\u00e9paration approfondie est indispensable : inventoriez l&rsquo;ensemble de vos documents existants, adoptez une strat\u00e9gie de migration par \u00e9tapes et mettez en place une sauvegarde robuste avant de d\u00e9placer le moindre fichier. Les risques les plus importants proviennent d&rsquo;un inventaire incomplet, de volumes de donn\u00e9es sous-estim\u00e9s et de l&rsquo;absence d&rsquo;une \u00e9tape de validation apr\u00e8s la migration. Vous souhaitez \u00eatre accompagn\u00e9 dans cette d\u00e9marche ? <a href=\"https:\/\/comax.be\/fr\/solutions-logicielles\/gestion\/\">D\u00e9couvrez comment COMAX structure votre migration documentaire<\/a>. Les questions ci-dessous vous aident \u00e0 aborder chaque phase de mani\u00e8re optimale.<\/p>\n<h2>Quelles donn\u00e9es sont les plus expos\u00e9es lors d&rsquo;une migration d&rsquo;archives ?<\/h2>\n<p>Lors d&rsquo;une migration d&rsquo;archives, ce sont surtout les documents non structur\u00e9s et stock\u00e9s de mani\u00e8re dispers\u00e9e qui pr\u00e9sentent le plus grand risque de perte. Pensez aux fichiers \u00e9parpill\u00e9s dans des bo\u00eetes mail personnelles, des dossiers r\u00e9seau partag\u00e9s avec une nomenclature incoh\u00e9rente, des disques locaux de collaborateurs et des dossiers papier non encore num\u00e9ris\u00e9s.<\/p>\n<p>Les cat\u00e9gories \u00e0 risque sp\u00e9cifiques sont :<\/p>\n<ul>\n <li><strong>Les anciennes pi\u00e8ces jointes d&rsquo;e-mails<\/strong> qui n&rsquo;ont jamais \u00e9t\u00e9 archiv\u00e9es de mani\u00e8re syst\u00e9matique<\/li>\n <li><strong>Les documents sur les postes de travail personnels<\/strong> de collaborateurs ayant quitt\u00e9 l&rsquo;entreprise<\/li>\n <li><strong>Les scans et images<\/strong> sans noms de fichiers lisibles ni m\u00e9tadonn\u00e9es<\/li>\n <li><strong>Les fichiers en double<\/strong> dans plusieurs dossiers, sans qu&rsquo;il soit clair quelle version est la plus r\u00e9cente<\/li>\n <li><strong>Les archives papier<\/strong> qui n&rsquo;ont pas encore \u00e9t\u00e9 converties en formats num\u00e9riques<\/li>\n<\/ul>\n<p>Les documents dans des formats de fichiers obsol\u00e8tes repr\u00e9sentent un risque suppl\u00e9mentaire : certains formats ne sont plus lisibles par les logiciels modernes. Un inventaire approfondi en amont n&rsquo;est donc pas un luxe, mais une n\u00e9cessit\u00e9.<\/p>\n<h2>Comment \u00e9tablir un inventaire fiable avant la migration num\u00e9rique ?<\/h2>\n<p>Pour \u00e9tablir un inventaire fiable avant une migration num\u00e9rique, il faut cartographier syst\u00e9matiquement tous les emplacements o\u00f9 se trouvent des documents, y compris les endroits moins \u00e9vidents. Ne commencez pas \u00e0 d\u00e9placer des fichiers avant d&rsquo;avoir une vue compl\u00e8te de ce qui existe, o\u00f9 cela se trouve et dans quelle mesure chaque document est critique pour le fonctionnement de l&rsquo;entreprise.<\/p>\n<p>Suivez pour cela une approche structur\u00e9e :<\/p>\n<ol>\n <li><strong>Cartographiez tous les emplacements de stockage :<\/strong> serveurs, dossiers partag\u00e9s, stockage cloud, disques locaux, bo\u00eetes mail et archives papier.<\/li>\n <li><strong>Cat\u00e9gorisez les types de documents :<\/strong> factures, contrats, dossiers clients, documents du personnel, correspondance. Cela vous permet de d\u00e9terminer quels documents sont prioritaires.<\/li>\n <li><strong>D\u00e9signez un responsable par cat\u00e9gorie :<\/strong> qui est responsable de l&rsquo;exhaustivit\u00e9 de chaque type de document ?<\/li>\n <li><strong>\u00c9valuez l&rsquo;actualit\u00e9 :<\/strong> quels documents sont encore utilis\u00e9s activement, lesquels doivent \u00eatre archiv\u00e9s et lesquels peuvent \u00eatre d\u00e9truits conform\u00e9ment aux d\u00e9lais de conservation l\u00e9gaux ?<\/li>\n <li><strong>Documentez les conventions de nommage :<\/strong> comment les documents sont-ils actuellement nomm\u00e9s ? Cela facilite la mise en place d&rsquo;une structure uniforme dans la nouvelle archive num\u00e9rique.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Un bon inventaire est \u00e9galement le moment de d\u00e9cider quels documents vous emportez dans le nouveau syst\u00e8me et lesquels vous laissez d\u00e9lib\u00e9r\u00e9ment de c\u00f4t\u00e9. Tout ce qui existe ne m\u00e9rite pas n\u00e9cessairement une place dans une <a href=\"https:\/\/comax.be\/fr\/solutions-logicielles\/gestion\/\">gestion documentaire num\u00e9rique<\/a> structur\u00e9e.<\/p>\n<h2>Quelles sont les causes les plus fr\u00e9quentes de perte de donn\u00e9es lors de la num\u00e9risation ?<\/h2>\n<p>Les causes les plus fr\u00e9quentes de perte de donn\u00e9es lors de la num\u00e9risation de documents sont les erreurs humaines, une migration incompl\u00e8te et des probl\u00e8mes techniques lors du transfert. La technologie \u00e9choue rarement par elle-m\u00eame ; ce sont les processus entourant la migration qui entra\u00eenent le plus souvent des probl\u00e8mes.<\/p>\n<p>Les causes concr\u00e8tes les plus fr\u00e9quentes en pratique :<\/p>\n<ul>\n <li><strong>Inventaire incomplet :<\/strong> les documents qui ne figuraient pas dans l&rsquo;inventaire ne sont pas migr\u00e9s et sont perdus.<\/li>\n <li><strong>\u00c9crasement de fichiers existants :<\/strong> lorsque des fichiers portant le m\u00eame nom sont transf\u00e9r\u00e9s, une version plus ancienne peut \u00e9craser la plus r\u00e9cente sans que cela soit remarqu\u00e9.<\/li>\n <li><strong>Erreurs lors de la conversion de formats de fichiers :<\/strong> tous les formats ne se convertissent pas sans erreur vers un nouveau syst\u00e8me.<\/li>\n <li><strong>Processus de migration interrompus :<\/strong> une panne r\u00e9seau ou une erreur syst\u00e8me au milieu d&rsquo;un transfert peut entra\u00eener des fichiers partiellement migr\u00e9s.<\/li>\n <li><strong>M\u00e9tadonn\u00e9es manquantes :<\/strong> les documents transf\u00e9r\u00e9s sans les m\u00e9tadonn\u00e9es appropri\u00e9es sont techniquement pr\u00e9sents, mais introuvables en pratique.<\/li>\n <li><strong>Absence de gestion des versions :<\/strong> sans syst\u00e8me de suivi des versions, il est impossible de savoir quelle version d&rsquo;un document est la d\u00e9finitive.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Une migration par \u00e9tapes, dans laquelle vous transf\u00e9rez et validez \u00e0 chaque fois un ensemble limit\u00e9 de documents avant de continuer, r\u00e9duit consid\u00e9rablement chacun de ces risques.<\/p>\n<h2>Comment valider que tous les documents ont \u00e9t\u00e9 correctement migr\u00e9s ?<\/h2>\n<p>Vous validez une migration d&rsquo;archives en comparant le nombre de fichiers migr\u00e9s avec l&rsquo;inventaire d&rsquo;origine, en effectuant des contr\u00f4les par sondage sur le contenu et la lisibilit\u00e9, et en v\u00e9rifiant que la structure des dossiers et les m\u00e9tadonn\u00e9es ont \u00e9t\u00e9 correctement reprises. La validation n&rsquo;est pas une \u00e9tape unique \u00e0 la fin, mais un processus continu pendant la migration.<\/p>\n<p>Les \u00e9tapes de validation pratiques sont :<\/p>\n<ul>\n <li><strong>Contr\u00f4le quantitatif :<\/strong> comptez le nombre de fichiers par cat\u00e9gorie dans la source et comparez-le avec le nombre \u00e0 la destination.<\/li>\n <li><strong>Sondage sur le contenu :<\/strong> ouvrez une s\u00e9lection al\u00e9atoire de documents migr\u00e9s et v\u00e9rifiez que le contenu est correct et lisible.<\/li>\n <li><strong>V\u00e9rification des m\u00e9tadonn\u00e9es :<\/strong> les noms de documents, les dates et autres m\u00e9tadonn\u00e9es ont-ils \u00e9t\u00e9 correctement repris ou g\u00e9n\u00e9r\u00e9s ?<\/li>\n <li><strong>Tester la recherche :<\/strong> pouvez-vous retrouver des documents via des termes de recherche ? Cela est particuli\u00e8rement pertinent lorsque la reconnaissance de texte OCR est utilis\u00e9e, comme avec <a href=\"https:\/\/comax.be\/fr\/solutions-logicielles\/gestion\/ocr-et-recherche-comax\/\">COMAX OCR &amp; Search<\/a>.<\/li>\n <li><strong>Impliquer les utilisateurs finaux :<\/strong> demandez \u00e0 des collaborateurs de diff\u00e9rents d\u00e9partements de tester la nouvelle archive avec de vraies requ\u00eates de recherche issues de leur travail quotidien.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ne supprimez les fichiers sources originaux qu&rsquo;une fois la validation enti\u00e8rement termin\u00e9e et que toutes les parties concern\u00e9es ont confirm\u00e9 que la nouvelle archive est compl\u00e8te et fonctionnelle.<\/p>\n<h2>Quelle strat\u00e9gie de sauvegarde prot\u00e8ge votre archive pendant la p\u00e9riode de transition ?<\/h2>\n<p>Lors d&rsquo;une migration d&rsquo;archives, une strat\u00e9gie de sauvegarde bas\u00e9e sur le principe 3-2-1 vous prot\u00e8ge le mieux : conservez trois copies de vos donn\u00e9es, sur deux supports de stockage diff\u00e9rents, dont une copie se trouve dans un emplacement externe. Appliquez cette strat\u00e9gie avant de commencer la migration et maintenez-la active jusqu&rsquo;\u00e0 ce que la transition compl\u00e8te soit valid\u00e9e.<\/p>\n<p>Recommandations concr\u00e8tes pour la p\u00e9riode de transition :<\/p>\n<ul>\n <li><strong>Effectuez une sauvegarde compl\u00e8te des donn\u00e9es sources<\/strong> avant de d\u00e9placer ou de convertir le moindre fichier.<\/li>\n <li><strong>Ne supprimez rien de l&#8217;emplacement source<\/strong> tant que la migration n&rsquo;est pas enti\u00e8rement valid\u00e9e. Travaillez avec des copies, pas avec les originaux.<\/li>\n <li><strong>Conservez les sauvegardes g\u00e9ographiquement s\u00e9par\u00e9es :<\/strong> une sauvegarde sur le m\u00eame serveur que la source n&rsquo;offre aucune protection en cas de panne de serveur.<\/li>\n <li><strong>Testez la restaurabilit\u00e9 :<\/strong> une sauvegarde que vous ne pouvez pas restaurer est inutile. V\u00e9rifiez r\u00e9guli\u00e8rement que la sauvegarde est effectivement restaurable.<\/li>\n <li><strong>Documentez la proc\u00e9dure de sauvegarde :<\/strong> assurez-vous que plusieurs personnes savent o\u00f9 se trouvent les sauvegardes et comment les restaurer, pas seulement le responsable informatique.<\/li>\n<\/ul>\n<p>La p\u00e9riode de transition est la phase la plus vuln\u00e9rable d&rsquo;une num\u00e9risation. Une strat\u00e9gie de sauvegarde solide est la ceinture de s\u00e9curit\u00e9 qui vous permet de corriger les erreurs sans perte de donn\u00e9es permanente.<\/p>\n<h2>Quand faire appel \u00e0 un sp\u00e9cialiste externe pour votre migration d&rsquo;archives ?<\/h2>\n<p>Vous faites appel \u00e0 un sp\u00e9cialiste externe pour votre migration d&rsquo;archives lorsque l&rsquo;ampleur, la complexit\u00e9 ou la nature critique pour l&rsquo;entreprise de votre archive documentaire d\u00e9passe la capacit\u00e9 interne. Les organisations qui traitent quotidiennement de grands volumes de documents, utilisent plusieurs syst\u00e8mes logiciels ou sont soumises \u00e0 des d\u00e9lais de conservation l\u00e9gaux ont tout int\u00e9r\u00eat \u00e0 ne pas improviser.<\/p>\n<p>Signaux sp\u00e9cifiques indiquant qu&rsquo;un soutien externe est utile :<\/p>\n<ul>\n <li>Votre archive est r\u00e9partie sur plusieurs syst\u00e8mes, emplacements ou formats sans structure centrale claire.<\/li>\n <li>Il n&rsquo;existe pas de vue d&rsquo;ensemble interne des documents existants, de leur emplacement ou de la dur\u00e9e pendant laquelle ils doivent \u00eatre conserv\u00e9s.<\/li>\n <li>La migration doit \u00eatre combin\u00e9e avec l&rsquo;int\u00e9gration d&rsquo;applications logicielles existantes.<\/li>\n <li>Des exigences strictes de conformit\u00e9 ou des d\u00e9lais de conservation l\u00e9gaux s&rsquo;appliquent aux documents \u00e0 migrer.<\/li>\n <li>Des tentatives de num\u00e9risation ant\u00e9rieures ont \u00e9chou\u00e9 ou ont abouti \u00e0 une archive d\u00e9sorganis\u00e9e.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Un sp\u00e9cialiste externe apporte non seulement des connaissances techniques, mais aussi une connaissance des processus. Il ne s&rsquo;agit pas seulement de transf\u00e9rer des documents, mais de s&rsquo;assurer qu&rsquo;ils sont ensuite trouvables, g\u00e9rables et s\u00e9curis\u00e9s. Cela n\u00e9cessite une compr\u00e9hension \u00e0 la fois de la technologie et des flux de travail administratifs de l&rsquo;organisation.<\/p>\n<h2>Comment COMAX accompagne la transition vers une archive num\u00e9rique<\/h2>\n<p>COMAX accompagne les entreprises moyennes et grandes \u00e0 chaque \u00e9tape de la transition vers une archive num\u00e9rique, de la premi\u00e8re analyse \u00e0 un syst\u00e8me de gestion documentaire enti\u00e8rement op\u00e9rationnel. L&rsquo;approche est toujours ax\u00e9e sur les processus : nous partons des flux documentaires existants et de l&rsquo;environnement logiciel de l&rsquo;organisation, afin que les collaborateurs puissent continuer \u00e0 travailler dans leur environnement familier.<\/p>\n<p>Ce que COMAX fait concr\u00e8tement lors d&rsquo;une migration d&rsquo;archives :<\/p>\n<ul>\n <li><strong>Analyse des flux documentaires existants :<\/strong> nous cartographions d&rsquo;o\u00f9 proviennent les documents, comment ils sont trait\u00e9s et o\u00f9 ils aboutissent.<\/li>\n <li><strong>Mise en place d&rsquo;une archive num\u00e9rique structur\u00e9e :<\/strong> avec <a href=\"https:\/\/comax.be\/fr\/solutions-logicielles\/gestion\/fichier-comax\/\">COMAX File<\/a> et <a href=\"https:\/\/comax.be\/fr\/solutions-logicielles\/gestion\/comax-dms\/\">COMAX DMS<\/a>, nous garantissons une structure d&rsquo;archive uniforme correctement suivie par toute l&rsquo;\u00e9quipe.<\/li>\n <li><strong>OCR et recherche :<\/strong> tous les documents migr\u00e9s sont trait\u00e9s par OCR, afin que chaque document soit retrouvable par son contenu.<\/li>\n <li><strong>Int\u00e9gration avec les syst\u00e8mes existants :<\/strong> nous connectons la nouvelle archive de mani\u00e8re transparente aux applications logicielles que l&rsquo;organisation utilise d\u00e9j\u00e0.<\/li>\n <li><strong>Accompagnement pendant la p\u00e9riode de transition :<\/strong> nous soutenons l&rsquo;\u00e9quipe lors de la validation et veillons \u00e0 ce que la migration se d\u00e9roule \u00e9tape par \u00e9tape de mani\u00e8re contr\u00f4l\u00e9e.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Vous souhaitez savoir \u00e0 quoi ressemble concr\u00e8tement une migration d&rsquo;archives s\u00e9curis\u00e9e et structur\u00e9e pour votre organisation ? Planifiez un entretien avec COMAX et nous analyserons ensemble la meilleure approche pour votre situation.<\/p>\n<div class=\"wp-block-seoaic-faq-block\">\n    <h2 class=\"seoaic-faq-section-title\">Foire aux questions<\/h2>\n            <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Quelle est la dur\u00e9e typique d&#039;une migration d&#039;archives pour une entreprise de taille moyenne ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                La dur\u00e9e d&rsquo;une migration d&rsquo;archives d\u00e9pend fortement du volume de documents, du nombre de syst\u00e8mes impliqu\u00e9s et de la qualit\u00e9 de la structure d&rsquo;archives existante. Pour une entreprise de taille moyenne avec plusieurs emplacements de stockage et des dizaines de milliers de documents, il faut compter un trajet de quelques semaines \u00e0 quelques mois. Une approche par phases \u2014 dans laquelle vous travaillez par d\u00e9partement ou par cat\u00e9gorie de documents \u2014 r\u00e9duit non seulement la p\u00e9riode de risque, mais rend \u00e9galement la planification plus g\u00e9rable.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Faut-il migrer tous les documents existants vers la nouvelle archive num\u00e9rique, ou peut-on migrer de mani\u00e8re s\u00e9lective ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                Migrer de mani\u00e8re s\u00e9lective est non seulement possible, mais souvent aussi le choix le plus judicieux. Les documents dont le d\u00e9lai de conservation l\u00e9gal est d\u00e9j\u00e0 expir\u00e9, les versions obsol\u00e8tes sans valeur juridique ou op\u00e9rationnelle, et les copies en double n&rsquo;ont pas besoin d&rsquo;\u00eatre transf\u00e9r\u00e9es vers le nouveau syst\u00e8me. Faites des choix d\u00e9lib\u00e9r\u00e9s lors de la phase d&rsquo;inventaire sur ce que vous emportez, ce que vous archivez sans acc\u00e8s actif et ce que vous d\u00e9truisez conform\u00e9ment \u00e0 la r\u00e9glementation en vigueur \u2014 cela maintient votre nouvelle archive num\u00e9rique claire et g\u00e9rable.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Que faire si vous d\u00e9couvrez apr\u00e8s la migration que certains documents sont manquants ou endommag\u00e9s ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                Si vous d\u00e9couvrez apr\u00e8s la migration des documents manquants ou endommag\u00e9s, la premi\u00e8re \u00e9tape est de consulter la sauvegarde que vous avez cr\u00e9\u00e9e avant la migration \u2014 c&rsquo;est pr\u00e9cis\u00e9ment pour cela que cette sauvegarde est indispensable. Restaurez les fichiers manquants depuis l&#8217;emplacement source ou la sauvegarde, effectuez \u00e0 nouveau une validation cibl\u00e9e pour la cat\u00e9gorie concern\u00e9e et documentez ce qui s&rsquo;est mal pass\u00e9 pour \u00e9viter que cela ne se reproduise. Ne supprimez donc jamais les fichiers sources originaux avant que la validation compl\u00e8te ait \u00e9t\u00e9 confirm\u00e9e par toutes les parties concern\u00e9es.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Comment impliquer les collaborateurs dans la migration d&#039;archives sans perturber le fonctionnement quotidien ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                La cl\u00e9 est la communication en amont et un d\u00e9ploiement par phases par d\u00e9partement, afin que toute l&rsquo;\u00e9quipe ne soit pas confront\u00e9e simultan\u00e9ment \u00e0 un nouvel environnement de travail. D\u00e9signez un responsable par cat\u00e9gorie de documents qui sert de point de contact et coordonne la validation pour son d\u00e9partement. Planifiez les \u00e9tapes de migration les plus importantes en dehors des p\u00e9riodes de pointe \u2014 comme les cl\u00f4tures trimestrielles ou les phases de projets charg\u00e9es \u2014 et pr\u00e9voyez des instructions courtes et pratiques pour que les collaborateurs prennent rapidement leurs marques dans la nouvelle archive.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Quels d\u00e9lais de conservation l\u00e9gaux faut-il prendre en compte lors d&#039;une migration d&#039;archives en Belgique ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                En Belgique, de nombreux types de documents sont soumis \u00e0 des d\u00e9lais de conservation l\u00e9galement d\u00e9finis : ainsi, les documents comptables doivent g\u00e9n\u00e9ralement \u00eatre conserv\u00e9s sept ans, tandis que certains documents du personnel ou contrats sont soumis \u00e0 des d\u00e9lais plus longs selon le secteur et le type de document. Une migration d&rsquo;archives est le moment id\u00e9al pour associer ces d\u00e9lais aux cat\u00e9gories de documents dans votre nouveau syst\u00e8me, afin que la destruction ou l&rsquo;archivage se d\u00e9roule d\u00e9sormais de mani\u00e8re automatique et v\u00e9rifiablement correcte. En cas de doute, consultez un conseiller juridique ou un sp\u00e9cialiste en conformit\u00e9 pour vous assurer que votre nouvelle structure d&rsquo;archives est conforme \u00e0 la r\u00e9glementation applicable.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Quelle est la diff\u00e9rence entre une archive num\u00e9rique et un syst\u00e8me de gestion documentaire (DMS), et avez-vous besoin des deux ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                Une archive num\u00e9rique est avant tout un espace de stockage structur\u00e9 pour les documents qui ne sont plus utilis\u00e9s activement, mais qui doivent n\u00e9anmoins \u00eatre conserv\u00e9s. Un syst\u00e8me de gestion documentaire (DMS) va plus loin : il g\u00e8re \u00e9galement les documents actifs, prend en charge les flux de travail, suit les versions et permet la collaboration. Pour la plupart des organisations, une combinaison est judicieuse \u2014 un DMS pour les flux documentaires quotidiens et une fonction d&rsquo;archivage int\u00e9gr\u00e9e pour la conservation \u00e0 long terme \u2014 afin que les besoins op\u00e9rationnels et de conformit\u00e9 soient couverts depuis un seul syst\u00e8me.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Comment s&#039;assurer que la nouvelle archive num\u00e9rique reste claire et bien g\u00e9r\u00e9e sur le long terme ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                Une archive num\u00e9rique se d\u00e9t\u00e9riore rapidement si aucune r\u00e8gle de gestion claire n&rsquo;a \u00e9t\u00e9 d\u00e9finie : pr\u00e9voyez donc une convention de nommage uniforme, une structure de dossiers fixe et des accords clairs sur qui peut ajouter, modifier ou supprimer des documents. D\u00e9signez un responsable des archives qui v\u00e9rifie p\u00e9riodiquement que la structure est correctement suivie et qui int\u00e8gre les nouveaux collaborateurs. Combinez cela avec des r\u00e8gles de r\u00e9tention automatiques dans votre DMS \u2014 dans lesquelles les documents sont automatiquement marqu\u00e9s pour archivage ou destruction apr\u00e8s expiration du d\u00e9lai de conservation \u2014 afin que l&rsquo;archive ne redevienne pas une collection de fichiers d\u00e9sorganis\u00e9e.            <\/p>\n        <\/div>\n        <\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\u00c9vitez la perte de donn\u00e9es lors d&rsquo;une migration d&rsquo;archives gr\u00e2ce \u00e0 un inventaire rigoureux, une validation soign\u00e9e et une strat\u00e9gie de sauvegarde solide. 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