{"id":14368,"date":"2026-10-15T08:00:00","date_gmt":"2026-10-15T08:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/comax.be\/?post_type=artikelen&#038;p=14368"},"modified":"2026-10-16T11:25:35","modified_gmt":"2026-10-16T11:25:35","slug":"quelle-difference-entre-archivage-actif-et-passif-documents-entreprise","status":"publish","type":"artikelen","link":"https:\/\/comax.be\/fr\/articles\/quelle-difference-entre-archivage-actif-et-passif-documents-entreprise\/","title":{"rendered":"Quelle est la diff\u00e9rence entre l&rsquo;archivage actif et passif des documents d&rsquo;entreprise ?"},"content":{"rendered":"<p>L&rsquo;archivage actif et l&rsquo;archivage passif sont deux approches fondamentalement diff\u00e9rentes pour conserver les documents d&rsquo;entreprise. Les documents actifs sont consult\u00e9s quotidiennement et n\u00e9cessitent un acc\u00e8s rapide, tandis que les documents passifs ne sont plus op\u00e9rationnels mais doivent \u00eatre conserv\u00e9s, souvent pour des raisons l\u00e9gales ou historiques. Cette distinction d\u00e9termine la structure de votre syst\u00e8me d&rsquo;archivage, les outils utilis\u00e9s et la gestion des acc\u00e8s. D\u00e9couvrez comment <a href=\"https:\/\/comax.be\/fr\/solutions-logicielles\/gestion\/\">COMAX peut vous aider \u00e0 structurer efficacement votre gestion documentaire<\/a> et retrouvez ci-dessous une vue d&rsquo;ensemble compl\u00e8te des deux concepts et de leur application pratique.<\/p>\n<h2>Quels documents appartiennent \u00e0 une archive active ou passive ?<\/h2>\n<p>Les documents actifs sont des pi\u00e8ces que vous consultez, modifiez ou partagez r\u00e9guli\u00e8rement dans le cadre de votre gestion quotidienne. Les documents passifs sont trait\u00e9s et n&rsquo;ont plus de fonction op\u00e9rationnelle, mais doivent \u00eatre conserv\u00e9s \u00e0 des fins de contr\u00f4le, de preuve ou de conformit\u00e9 l\u00e9gale. La diff\u00e9rence ne r\u00e9side pas dans le type de document lui-m\u00eame, mais dans la phase de son cycle de vie.<\/p>\n<p>Dans une archive active, on trouve g\u00e9n\u00e9ralement :<\/p>\n<ul>\n <li>Les contrats en cours et les accords fournisseurs actifs<\/li>\n <li>Les factures en attente et les commandes entrantes<\/li>\n <li>Les dossiers du personnel actif et la documentation de projets en cours<\/li>\n <li>La correspondance relative aux dossiers en cours<\/li>\n <li>Les documents encore en attente d&rsquo;approbation ou en cours de traitement<\/li>\n<\/ul>\n<p>Dans une archive passive figurent les documents trait\u00e9s qui doivent n\u00e9anmoins \u00eatre conserv\u00e9s :<\/p>\n<ul>\n <li>Les contrats cl\u00f4tur\u00e9s et les collaborations termin\u00e9es<\/li>\n <li>Les factures pay\u00e9es et les exercices comptables cl\u00f4tur\u00e9s<\/li>\n <li>Les dossiers des employ\u00e9s partis<\/li>\n <li>La correspondance historique et les dossiers clients trait\u00e9s<\/li>\n <li>Les pi\u00e8ces fiscales et comptables apr\u00e8s cl\u00f4ture de l&rsquo;exercice<\/li>\n<\/ul>\n<p>En pratique, la fronti\u00e8re n&rsquo;est pas toujours nette. Une facture pay\u00e9e quitte l&rsquo;archive active, mais reste disponible sept ans dans l&rsquo;archive passive pour un contr\u00f4le fiscal. Une bonne <a href=\"https:\/\/comax.be\/fr\/solutions-logicielles\/gestion\/\">gestion documentaire<\/a> maintient cette fronti\u00e8re claire et ma\u00eetrisable.<\/p>\n<h2>Comment se d\u00e9roule concr\u00e8tement le passage de l&rsquo;archivage actif \u00e0 l&rsquo;archivage passif ?<\/h2>\n<p>Le passage de l&rsquo;archivage actif \u00e0 l&rsquo;archivage passif intervient au moment o\u00f9 un document perd sa fonction op\u00e9rationnelle. Cela peut survenir \u00e0 l&rsquo;issue d&rsquo;un projet, apr\u00e8s le paiement d&rsquo;une facture, \u00e0 la cl\u00f4ture d&rsquo;un exercice comptable ou \u00e0 la fin d&rsquo;un contrat de travail. En pratique, cette transition s&rsquo;effectue en trois \u00e9tapes.<\/p>\n<ol>\n <li><strong>D\u00e9finissez le point d\u00e9clencheur :<\/strong> D\u00e9terminez pour chaque type de document \u00e0 quel moment il quitte la phase active. Il peut s&rsquo;agir d&rsquo;un changement de statut dans votre logiciel de comptabilit\u00e9, d&rsquo;une approbation dans un workflow ou d&rsquo;une date fixe comme la fin d&rsquo;un exercice comptable.<\/li>\n <li><strong>D\u00e9placez ou reclassez le document :<\/strong> Le document est transf\u00e9r\u00e9 vers un emplacement d&rsquo;archivage distinct ou re\u00e7oit un statut diff\u00e9rent dans votre syst\u00e8me. La structure de dossiers ou les m\u00e9tadonn\u00e9es indiquent que le document est passif.<\/li>\n <li><strong>Limitez l&rsquo;acc\u00e8s :<\/strong> Les documents passifs ne sont plus n\u00e9cessaires quotidiennement pour tout le monde. Les droits d&rsquo;acc\u00e8s sont adapt\u00e9s afin que seuls les collaborateurs autoris\u00e9s, comme le responsable financier ou le responsable de la conformit\u00e9, puissent encore consulter ces documents.<\/li>\n<\/ol>\n<p>De nombreuses entreprises laissent cette transition \u00e0 la charge des collaborateurs individuels, ce qui entra\u00eene des incoh\u00e9rences. Les documents restent dans des dossiers actifs longtemps apr\u00e8s qu&rsquo;ils auraient d\u00fb \u00eatre passifs, ou disparaissent compl\u00e8tement sans archivage structur\u00e9. Une politique claire avec des r\u00e8gles fixes par type de document permet d&rsquo;\u00e9viter ce chaos.<\/p>\n<h2>Quelles sont les dur\u00e9es l\u00e9gales de conservation des documents archiv\u00e9s passivement ?<\/h2>\n<p>En Belgique, des dur\u00e9es minimales l\u00e9gales de conservation s&rsquo;appliquent aux diff\u00e9rents types de documents d&rsquo;entreprise. Ces dur\u00e9es d\u00e9terminent combien de temps vous \u00eates oblig\u00e9 de conserver des pi\u00e8ces archiv\u00e9es passivement avant de pouvoir les d\u00e9truire. Les dur\u00e9es les plus courantes sont de sept ans pour les documents comptables et fiscaux, et de dix ans pour les documents commerciaux et les pi\u00e8ces de soci\u00e9t\u00e9.<\/p>\n<p>Voici un aper\u00e7u des cat\u00e9gories les plus pertinentes :<\/p>\n<ul>\n <li><strong>Documents comptables<\/strong> (factures, relev\u00e9s bancaires, journaux comptables) : minimum sept ans<\/li>\n <li><strong>Documents fiscaux<\/strong> (d\u00e9clarations TVA, d\u00e9clarations fiscales) : minimum sept ans<\/li>\n <li><strong>Correspondance commerciale et contrats<\/strong> : dix ans apr\u00e8s la fin du contrat<\/li>\n <li><strong>Documents de soci\u00e9t\u00e9<\/strong> (proc\u00e8s-verbaux, comptes annuels) : dix ans ou plus, selon le type<\/li>\n <li><strong>Dossiers du personnel et documents sociaux<\/strong> : cinq ans apr\u00e8s la fin du contrat, avec des exceptions pour certaines donn\u00e9es<\/li>\n<\/ul>\n<p>Il est important de savoir que les dur\u00e9es de conservation s&rsquo;appliquent \u00e9galement aux documents num\u00e9riques. Une facture scann\u00e9e a la m\u00eame valeur juridique que l&rsquo;original papier, \u00e0 condition que l&rsquo;archivage num\u00e9rique respecte les exigences l\u00e9gales en mati\u00e8re de lisibilit\u00e9 et d&rsquo;int\u00e9grit\u00e9. En cas de doute, consultez un comptable ou un conseiller juridique pour les dur\u00e9es sp\u00e9cifiques applicables \u00e0 votre secteur.<\/p>\n<h2>Quelles erreurs les entreprises commettent-elles lors de la mise en place de leur structure d&rsquo;archivage ?<\/h2>\n<p>L&rsquo;erreur la plus fr\u00e9quente est l&rsquo;absence d&rsquo;une distinction claire entre documents actifs et passifs dans la structure d&rsquo;archivage. Tout se retrouve dans les m\u00eames dossiers, ce qui fait que les dossiers actifs se perdent parmi les documents historiques et que les collaborateurs perdent inutilement du temps \u00e0 chercher. Il existe en outre quatre autres erreurs que les entreprises commettent r\u00e9guli\u00e8rement.<\/p>\n<p><strong>L&rsquo;absence de convention de nommage ou de structure de dossiers uniforme<\/strong> est un probl\u00e8me r\u00e9current. Chaque membre de l&rsquo;\u00e9quipe archive \u00e0 sa fa\u00e7on, ce qui rend les documents difficiles \u00e0 retrouver par les autres. Sans syst\u00e8me \u00e9tabli, une fragmentation s&rsquo;installe, difficile \u00e0 corriger.<\/p>\n<p><strong>Le stockage en double<\/strong> est un deuxi\u00e8me \u00e9cueil. Les documents se trouvent sur le serveur partag\u00e9, dans la bo\u00eete mail et dans une application cloud, sans qu&rsquo;il soit clair quelle version est la plus r\u00e9cente. Cela augmente le risque d&rsquo;erreurs et rend l&rsquo;archivage peu fiable.<\/p>\n<p><strong>L&rsquo;absence de contr\u00f4le d&rsquo;acc\u00e8s<\/strong> \u00e0 l&rsquo;archive passive fait que des documents historiques confidentiels, tels que des dossiers du personnel trait\u00e9s ou des contrats cl\u00f4tur\u00e9s, restent accessibles \u00e0 tous. C&rsquo;est \u00e0 la fois un risque pour la vie priv\u00e9e et un probl\u00e8me de conformit\u00e9.<\/p>\n<p><strong>L&rsquo;absence de politique de destruction<\/strong> est la quatri\u00e8me erreur fr\u00e9quente. Les entreprises conservent les documents ind\u00e9finiment par pr\u00e9caution, m\u00eame lorsque la dur\u00e9e l\u00e9gale de conservation est largement d\u00e9pass\u00e9e. Cela alourdit inutilement l&rsquo;archive num\u00e9rique et complexifie la gestion.<\/p>\n<h2>Quand un syst\u00e8me de gestion documentaire num\u00e9rique est-il n\u00e9cessaire pour l&rsquo;archivage ?<\/h2>\n<p>Un syst\u00e8me de gestion documentaire num\u00e9rique, \u00e9galement appel\u00e9 DMS, devient n\u00e9cessaire d\u00e8s que le volume et la complexit\u00e9 de vos flux documentaires d\u00e9passent les possibilit\u00e9s d&rsquo;une simple structure de dossiers. Concr\u00e8tement, c&rsquo;est le cas lorsque plusieurs collaborateurs consultent, modifient ou archivent simultan\u00e9ment des documents, ou lorsque les documents sont r\u00e9partis sur diff\u00e9rents syst\u00e8mes et emplacements.<\/p>\n<p>Un DMS apporte de la valeur lorsque votre organisation est confront\u00e9e \u00e0 :<\/p>\n<ul>\n <li>De grands volumes de documents entrants et sortants par jour ou par semaine<\/li>\n <li>Des documents trait\u00e9s par plusieurs services ou collaborateurs<\/li>\n <li>Des dur\u00e9es l\u00e9gales de conservation strictes et des obligations d&rsquo;audit<\/li>\n <li>Le besoin de droits d&rsquo;acc\u00e8s contr\u00f4l\u00e9s par collaborateur ou par service<\/li>\n <li>Des documents devant \u00eatre consultables par contenu, et pas seulement par nom de fichier<\/li>\n<\/ul>\n<p>Pour les petites administrations avec des flux documentaires limit\u00e9s, une structure de dossiers bien organis\u00e9e suffit parfois. Mais d\u00e8s que vous constatez que les collaborateurs perdent du temps \u00e0 chercher, que des documents sont stock\u00e9s en double ou que la transition de l&rsquo;archive active \u00e0 l&rsquo;archive passive ne se d\u00e9roule pas de mani\u00e8re coh\u00e9rente, un <a href=\"https:\/\/comax.be\/fr\/solutions-logicielles\/gestion\/comax-dms\/\">syst\u00e8me de gestion documentaire num\u00e9rique<\/a> est la prochaine \u00e9tape logique. Un DMS rend les documents consultables par contenu gr\u00e2ce \u00e0 la reconnaissance de texte OCR, g\u00e8re les versions et les droits d&rsquo;acc\u00e8s, et prend en charge des workflows automatis\u00e9s pour l&rsquo;archivage.<\/p>\n<h2>Comment automatiser le passage entre archive active et archive passive ?<\/h2>\n<p>Le passage de l&rsquo;archive active \u00e0 l&rsquo;archive passive peut \u00eatre enti\u00e8rement automatis\u00e9 en associant des r\u00e8gles aux statuts des documents, aux dates ou aux flux de processus. D\u00e8s qu&rsquo;une facture est marqu\u00e9e comme pay\u00e9e dans votre logiciel de comptabilit\u00e9, ou qu&rsquo;un contrat est marqu\u00e9 comme r\u00e9sili\u00e9, le syst\u00e8me d\u00e9place automatiquement le document vers l&rsquo;archive passive avec les m\u00e9tadonn\u00e9es et la dur\u00e9e de conservation appropri\u00e9es.<\/p>\n<p>L&rsquo;automatisation s&rsquo;op\u00e8re en pratique via trois m\u00e9canismes :<\/p>\n<ol>\n <li><strong>R\u00e8gles bas\u00e9es sur le statut :<\/strong> Lorsqu&rsquo;un document atteint un certain statut dans un syst\u00e8me connect\u00e9, tel que \u00ab approuv\u00e9 \u00bb, \u00ab pay\u00e9 \u00bb ou \u00ab cl\u00f4tur\u00e9 \u00bb, cela d\u00e9clenche un d\u00e9placement automatique vers l&rsquo;archive passive.<\/li>\n <li><strong>R\u00e8gles bas\u00e9es sur la date :<\/strong> Les documents sont automatiquement archiv\u00e9s \u00e0 une date fixe, comme la fin d&rsquo;un exercice comptable ou \u00e0 l&rsquo;expiration d&rsquo;une p\u00e9riode contractuelle.<\/li>\n <li><strong>R\u00e8gles bas\u00e9es sur le workflow :<\/strong> Apr\u00e8s la derni\u00e8re \u00e9tape d&rsquo;un flux d&rsquo;approbation ou de traitement, par exemple l&rsquo;approbation d\u00e9finitive d&rsquo;une facture, le syst\u00e8me archive automatiquement le document au bon emplacement.<\/li>\n<\/ol>\n<p>L&rsquo;automatisation \u00e9limine la d\u00e9pendance vis-\u00e0-vis des collaborateurs individuels et garantit une structure d&rsquo;archivage coh\u00e9rente et sans erreur. Les documents sont toujours class\u00e9s de la bonne fa\u00e7on et au bon moment, sans intervention manuelle. La <a href=\"https:\/\/comax.be\/fr\/solutions-logicielles\/gestion\/ocr-et-recherche-comax\/\">reconnaissance de texte OCR<\/a> rend par ailleurs les documents archiv\u00e9s consultables par contenu, de sorte que vous retrouvez rapidement la bonne pi\u00e8ce m\u00eame dans l&rsquo;archive passive.<\/p>\n<h2>Comment COMAX aide \u00e0 l&rsquo;archivage actif et passif<\/h2>\n<p>COMAX aide les entreprises de taille moyenne et grande \u00e0 professionnaliser leur structure d&rsquo;archivage et \u00e0 rationaliser le passage entre archive active et archive passive. Cela ne commence pas par une solution standard, mais par une analyse de vos flux documentaires existants, de vos syst\u00e8mes et de vos points de blocage.<\/p>\n<p>Concr\u00e8tement, COMAX propose :<\/p>\n<ul>\n <li><strong>Une archive num\u00e9rique structur\u00e9e<\/strong> qui s&rsquo;int\u00e8gre \u00e0 votre structure de dossiers et \u00e0 votre environnement logiciel existants, sans que vous deviez tout remplacer<\/li>\n <li><strong>Des r\u00e8gles d&rsquo;archivage automatiques<\/strong> qui d\u00e9placent les documents de l&rsquo;archive active vers l&rsquo;archive passive en fonction du statut, de la date ou du flux de processus<\/li>\n <li><strong>Un contr\u00f4le d&rsquo;acc\u00e8s par collaborateur ou par service<\/strong>, afin que les documents passifs soient conserv\u00e9s en s\u00e9curit\u00e9 et ne soient consultables que par les personnes habilit\u00e9es<\/li>\n <li><strong>La reconnaissance de texte OCR<\/strong> qui vous permet de retrouver rapidement des documents par contenu, m\u00eame dans l&rsquo;archive passive<\/li>\n <li><strong>Des int\u00e9grations avec les syst\u00e8mes existants<\/strong> tels que votre logiciel de comptabilit\u00e9, ERP ou CRM, afin que les changements de statut d\u00e9clenchent automatiquement les actions d&rsquo;archivage appropri\u00e9es<\/li>\n<\/ul>\n<p>Vous souhaitez savoir comment votre organisation peut passer \u00e0 une archive num\u00e9rique structur\u00e9e ? Planifiez un entretien sans engagement avec COMAX et d\u00e9couvrez quelle approche correspond le mieux \u00e0 vos processus et \u00e0 vos syst\u00e8mes.<\/p>\n<div class=\"wp-block-seoaic-faq-block\">\n    <h2 class=\"seoaic-faq-section-title\">Foire aux questions<\/h2>\n            <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Combien de temps faut-il en moyenne pour mettre en place une structure d&#039;archivage actif-passif ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                Le d\u00e9lai d\u00e9pend fortement du volume de vos flux documentaires et de l&rsquo;\u00e9tat de votre archive actuelle. Pour une entreprise de taille moyenne disposant de syst\u00e8mes num\u00e9riques existants, comptez en moyenne deux \u00e0 six semaines pour la mise en place initiale, y compris la d\u00e9finition des points d\u00e9clencheurs par type de document et la configuration des droits d&rsquo;acc\u00e8s. Une approche progressive \u2014 en commen\u00e7ant par les types de documents les plus critiques comme les factures et les contrats \u2014 est souvent plus pratique que de tout migrer en une seule fois.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Que faire si des collaborateurs placent accidentellement des documents dans la mauvaise archive ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                Il s&rsquo;agit d&rsquo;un risque courant lors de l&rsquo;archivage manuel et c&rsquo;est pr\u00e9cis\u00e9ment la raison pour laquelle les r\u00e8gles d&rsquo;archivage automatis\u00e9es sont si pr\u00e9cieuses. Si vous ne travaillez pas encore avec l&rsquo;automatisation, vous pouvez limiter le risque en imposant des conventions de nommage et des structures de dossiers claires, combin\u00e9es \u00e0 des audits p\u00e9riodiques du contenu de l&rsquo;archive. Un DMS avec des champs de m\u00e9tadonn\u00e9es obligatoires et une validation par workflow rend structurellement impossible l&rsquo;enregistrement de documents sans classification correcte.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Dois-je \u00e9galement conserver physiquement les documents papier s\u00e9par\u00e9ment des dossiers actifs ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                Oui, la distinction entre archive active et archive passive s&rsquo;applique \u00e9galement aux documents physiques. Les dossiers papier actifs doivent se trouver \u00e0 un emplacement accessible sur le lieu de travail, tandis que les documents passifs sont stock\u00e9s de mani\u00e8re centralis\u00e9e et s\u00e9curis\u00e9e \u2014 par exemple dans une salle d&rsquo;archives ferm\u00e9e \u00e0 cl\u00e9 ou dans un d\u00e9p\u00f4t d&rsquo;archives externe. Envisagez \u00e9galement de num\u00e9riser les documents papier par scanning et OCR, afin de les rendre consultables et de r\u00e9duire l&rsquo;espace de stockage physique tout en respectant les dur\u00e9es l\u00e9gales de conservation.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Comment g\u00e9rer les documents contenant \u00e0 la fois des \u00e9l\u00e9ments actifs et passifs, comme un contrat-cadre partiellement en cours ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                Dans ce cas, il est judicieux de conserver le document dans son ensemble comme actif tant qu&rsquo;il pr\u00e9sente encore une pertinence op\u00e9rationnelle, tout en maintenant un historique de versions clair des parties trait\u00e9es. D\u00e8s que le document complet perd sa fonction op\u00e9rationnelle, il est transf\u00e9r\u00e9 dans son ensemble vers l&rsquo;archive passive avec la dur\u00e9e de conservation applicable \u00e0 la partie la plus longue. Un DMS avec gestion des versions facilite cela en enregistrant automatiquement chaque modification sans que vous deviez conserver plusieurs copies.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Quelles sont les obligations en mati\u00e8re de protection des donn\u00e9es (RGPD) lors de la conservation de donn\u00e9es personnelles archiv\u00e9es passivement ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                Le RGPD vous oblige \u00e0 ne pas conserver les donn\u00e9es personnelles plus longtemps que strictement n\u00e9cessaire aux fins pour lesquelles elles ont \u00e9t\u00e9 collect\u00e9es. Pour les documents archiv\u00e9s passivement contenant des donn\u00e9es personnelles \u2014 tels que des dossiers du personnel ou des dossiers clients \u2014 cela signifie que vous devez appliquer une politique de destruction conforme \u00e0 la fois aux dur\u00e9es l\u00e9gales de conservation et aux principes du RGPD. Veillez \u00e0 restreindre l&rsquo;acc\u00e8s \u00e0 l&rsquo;archive passive, documentez qui y a acc\u00e8s et quand, et configurez des rappels de destruction automatis\u00e9s d\u00e8s que la dur\u00e9e de conservation est expir\u00e9e.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Puis-je utiliser mon stockage cloud existant comme SharePoint ou Google Drive comme archive passive ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                Les plateformes de stockage cloud comme SharePoint ou Google Drive peuvent fonctionner comme archive passive, \u00e0 condition de les structurer avec des structures de dossiers claires, des droits d&rsquo;acc\u00e8s et des m\u00e9tadonn\u00e9es par type de document. L&rsquo;inconv\u00e9nient est que ces plateformes ne proposent pas nativement de r\u00e8gles d&rsquo;archivage automatis\u00e9es, de gestion des versions ou de fonctionnalit\u00e9s de recherche OCR sp\u00e9cifiquement adapt\u00e9es \u00e0 la gestion documentaire. Pour les organisations avec des flux documentaires complexes et des exigences strictes en mati\u00e8re de conformit\u00e9, l&rsquo;int\u00e9gration ou la migration vers un DMS complet constitue une solution plus robuste et plus facile \u00e0 g\u00e9rer.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Comment \u00e9laborer une politique de destruction pour les documents dont la dur\u00e9e de conservation est expir\u00e9e ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                Une politique de destruction commence par un inventaire de tous les types de documents dans votre archive passive, associ\u00e9s \u00e0 leurs dur\u00e9es l\u00e9gales de conservation. Pour chaque type de document, vous d\u00e9finissez qui est habilit\u00e9 \u00e0 approuver la destruction, comment elle est ex\u00e9cut\u00e9e (destruction physique par d\u00e9chiquetage ou suppression num\u00e9rique s\u00e9curis\u00e9e) et comment vous documentez la destruction \u00e0 des fins d&rsquo;audit. Automatisez ce processus autant que possible en configurant votre DMS ou gestionnaire d&rsquo;archives pour qu&rsquo;il envoie automatiquement un signal lorsqu&rsquo;une dur\u00e9e de conservation est sur le point d&rsquo;expirer, afin que les collaborateurs habilit\u00e9s puissent agir en temps utile.            <\/p>\n        <\/div>\n        <\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Archivage actif ou passif : d\u00e9couvrez la diff\u00e9rence et comment conserver vos documents correctement.<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":14328,"template":"","categories":[56],"tags":[],"class_list":["post-14368","artikelen","type-artikelen","status-publish","has-post-thumbnail","category-non-categorise"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v28.8 - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-wordpress\/ -->\n<title>Quelle est la diff\u00e9rence entre l&#039;archivage actif et passif des documents d&#039;entreprise ? - COMAX<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Archivage actif et passif expliqu\u00e9s : d\u00e9couvrez les diff\u00e9rences, les dur\u00e9es l\u00e9gales de conservation et comment un DMS automatise la transition. 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