{"id":14371,"date":"2026-10-12T08:00:00","date_gmt":"2026-10-12T08:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/comax.be\/?post_type=artikelen&#038;p=14371"},"modified":"2026-10-16T11:25:35","modified_gmt":"2026-10-16T11:25:35","slug":"comment-demarrer-archivage-numerique-dans-organisation","status":"publish","type":"artikelen","link":"https:\/\/comax.be\/fr\/articles\/comment-demarrer-archivage-numerique-dans-organisation\/","title":{"rendered":"Comment commencer l&rsquo;archivage num\u00e9rique au sein de votre organisation ?"},"content":{"rendered":"<p>Commencez l&rsquo;archivage num\u00e9rique en num\u00e9risant d&rsquo;abord vos documents les plus fr\u00e9quents et les plus recherch\u00e9s : factures, contrats et dossiers clients. Choisissez ensuite une structure de dossiers logique, d\u00e9finissez les droits d&rsquo;acc\u00e8s et assurez-vous que votre archive num\u00e9rique s&rsquo;int\u00e8gre aux logiciels que vous utilisez d\u00e9j\u00e0. Pour les entreprises de taille moyenne et grande, il est essentiel d&rsquo;aborder cela de mani\u00e8re structur\u00e9e d\u00e8s le d\u00e9part afin d&rsquo;\u00e9viter un chaos num\u00e9rique qui remplacerait simplement votre chaos papier. <a href=\"https:\/\/comax.be\/fr\/solutions-logicielles\/gestion\/comax-dms\/\">D\u00e9couvrez comment un syst\u00e8me de gestion documentaire peut vous aider \u00e0 d\u00e9marrer efficacement.<\/a><\/p>\n<h2>Quels documents sont les premiers candidats \u00e0 l&rsquo;archivage num\u00e9rique ?<\/h2>\n<p>Commencez par les documents dont vous avez le plus souvent besoin et qui vous co\u00fbtent actuellement le plus de temps \u00e0 retrouver : factures entrantes et sortantes, contrats, accords fournisseurs, dossiers clients et documents du personnel. Ce sont \u00e9galement les types de documents soumis \u00e0 des d\u00e9lais de conservation l\u00e9gaux, ce qui rend l&rsquo;archivage num\u00e9rique encore plus pertinent. Choisissez l&rsquo;ordre en fonction des inefficacit\u00e9s les plus importantes, et non en fonction de ce qui est techniquement le plus simple.<\/p>\n<h2>Quelle est la diff\u00e9rence entre un DMS et un simple dossier partag\u00e9 ?<\/h2>\n<p>Un syst\u00e8me de gestion documentaire (DMS) est fondamentalement diff\u00e9rent d&rsquo;un dossier partag\u00e9 sur un serveur ou dans le cloud. Un dossier partag\u00e9 stocke des fichiers et vous permet de les ouvrir. Un DMS g\u00e8re activement les documents : il ajoute des m\u00e9tadonn\u00e9es, rend les documents consultables par contenu, g\u00e8re les versions, pilote les flux d&rsquo;approbation et relie les documents aux processus et autres syst\u00e8mes.<\/p>\n<p>Concr\u00e8tement, dans un dossier partag\u00e9, vous recherchez via le nom de fichier et la structure de dossiers. Dans un DMS, vous pouvez \u00e9galement rechercher par contenu, client, date, type de document ou statut. Si un coll\u00e8gue a besoin d&rsquo;une facture datant de deux ans, vous la retrouvez dans un DMS en quelques secondes, m\u00eame sans savoir comment le fichier s&rsquo;appelle ou o\u00f9 il est exactement stock\u00e9.<\/p>\n<p>Autres avantages d&rsquo;un DMS par rapport \u00e0 un dossier partag\u00e9 :<\/p>\n<ul>\n <li>Gestion des versions : vous voyez toujours quelle version est la plus r\u00e9cente et qui a modifi\u00e9 quoi<\/li>\n <li>Contr\u00f4le d&rsquo;acc\u00e8s par document ou dossier, et pas seulement par r\u00e9pertoire<\/li>\n <li>Workflows automatiques, comme un circuit d&rsquo;approbation pour les factures entrantes<\/li>\n <li>Int\u00e9gration avec d&rsquo;autres logiciels, afin que les documents arrivent automatiquement au bon endroit<\/li>\n <li>Archive enti\u00e8rement consultable gr\u00e2ce \u00e0 la reconnaissance automatique de texte (OCR)<\/li>\n<\/ul>\n<p>Pour les organisations avec de grands volumes de documents et plusieurs utilisateurs, un dossier partag\u00e9 n&rsquo;est \u00e0 terme pas une solution viable. Un <a href=\"https:\/\/comax.be\/fr\/solutions-logicielles\/gestion\/comax-dms\/\">syst\u00e8me de gestion documentaire num\u00e9rique<\/a> offre la structure et l&rsquo;automatisation qu&rsquo;un dossier partag\u00e9 ne peut pas fournir.<\/p>\n<h2>Comment mettre en place une structure de dossiers logique pour l&rsquo;archivage num\u00e9rique ?<\/h2>\n<p>Une structure de dossiers logique pour l&rsquo;archivage num\u00e9rique part de la fa\u00e7on dont votre organisation fonctionne, et non d&rsquo;un mod\u00e8le id\u00e9al th\u00e9orique. La structure doit \u00eatre intuitive pour tous les membres de l&rsquo;\u00e9quipe : celui qui cherche un document doit pouvoir le trouver sans savoir qui l&rsquo;a enregistr\u00e9.<\/p>\n<p>Une approche \u00e9prouv\u00e9e consiste \u00e0 construire la structure en couches :<\/p>\n<ol>\n <li><strong>Cat\u00e9gorie principale :<\/strong> le type de document ou le d\u00e9partement (factures, contrats, dossiers du personnel, projets)<\/li>\n <li><strong>Sous-cat\u00e9gorie :<\/strong> client, fournisseur, ann\u00e9e ou projet<\/li>\n <li><strong>Niveau de d\u00e9tail :<\/strong> documents sp\u00e9cifiques au sein de ce dossier<\/li>\n<\/ol>\n<p>\u00c9vitez les structures trop profondes avec plus de trois ou quatre niveaux. Plus il faut de clics pour trouver un document, plus le risque est grand que des documents soient enregistr\u00e9s au mauvais endroit. Utilisez \u00e9galement des conventions de nommage coh\u00e9rentes pour les fichiers, afin que le nom du fichier lui-m\u00eame fournisse d\u00e9j\u00e0 des informations sur le contenu.<\/p>\n<p>Important : impliquez les personnes qui travaillent quotidiennement avec les documents dans la conception de la structure. Elles savent quelle logique leur convient et quelles exceptions existent. Une structure qui semble logique sur le papier mais qui ne correspond pas \u00e0 la pratique de travail ne sera pas utilis\u00e9e de mani\u00e8re coh\u00e9rente.<\/p>\n<h2>Quels d\u00e9lais de conservation l\u00e9gaux s&rsquo;appliquent aux documents archiv\u00e9s num\u00e9riquement ?<\/h2>\n<p>En Belgique, les m\u00eames d\u00e9lais de conservation l\u00e9gaux s&rsquo;appliquent aux documents archiv\u00e9s num\u00e9riquement qu&rsquo;aux documents papier. Les d\u00e9lais les plus courants sont de sept ans pour les pi\u00e8ces comptables telles que les factures, les relev\u00e9s bancaires et les livres de caisse, et de dix ans pour certains documents relevant du droit des soci\u00e9t\u00e9s. Des d\u00e9lais diff\u00e9rents peuvent s&rsquo;appliquer aux documents relevant du droit du travail.<\/p>\n<p>L&rsquo;archivage num\u00e9rique est l\u00e9galement autoris\u00e9, mais la version num\u00e9rique doit r\u00e9pondre \u00e0 certaines exigences. Le document doit \u00eatre authentique, conserv\u00e9 sans modification et rester consultable pendant toute la dur\u00e9e de conservation. Un bon DMS en tient automatiquement compte gr\u00e2ce \u00e0 la gestion des versions et aux pistes d&rsquo;audit.<\/p>\n<p>Attention \u00e9galement aux obligations sectorielles sp\u00e9cifiques. Dans la construction, des d\u00e9lais de conservation plus longs s&rsquo;appliquent \u00e0 certains contrats et dossiers techniques. Dans la logistique, les documents de transport sont soumis \u00e0 leurs propres r\u00e8gles. Pour des situations sp\u00e9cifiques, consultez toujours un comptable ou un conseiller juridique, car la l\u00e9gislation peut varier selon le type de document et le secteur.<\/p>\n<p>Une archive num\u00e9rique offre ici un avantage pratique : vous pouvez d\u00e9finir un d\u00e9lai de conservation par type de document, de sorte que les documents soient automatiquement signal\u00e9s lorsque le d\u00e9lai l\u00e9gal approche ou est d\u00e9pass\u00e9.<\/p>\n<h2>Comment int\u00e9grer une archive num\u00e9rique \u00e0 vos logiciels existants ?<\/h2>\n<p>Une archive num\u00e9rique s&rsquo;int\u00e8gre aux logiciels existants via des liaisons directes entre syst\u00e8mes. Cela signifie que les documents sont automatiquement archiv\u00e9s depuis votre logiciel de comptabilit\u00e9, ERP, CRM ou client de messagerie, sans que personne ne doive les enregistrer manuellement. La liaison garantit \u00e9galement que les documents de l&rsquo;archive sont directement disponibles depuis l&rsquo;autre application.<\/p>\n<p>La plupart des solutions DMS modernes proposent des int\u00e9grations standard avec des logiciels courants tels que Exact Online, Microsoft Dynamics, Winbooks, AdminPulse et d&rsquo;autres. Il est \u00e9galement possible de d\u00e9velopper des liaisons sur mesure pour des situations sp\u00e9cifiques, comme l&rsquo;archivage automatique de documents depuis MyMinfin ou le traitement des messages e-Box Enterprise.<\/p>\n<p>Une bonne int\u00e9gration signifie \u00e9galement que vos droits d&rsquo;acc\u00e8s existants sont repris. Les collaborateurs ne voient que les documents pour lesquels ils sont habilit\u00e9s, sans que vous deviez le reconfigurer. Vous gardez ainsi le contr\u00f4le sans travail d&rsquo;administration suppl\u00e9mentaire. Pour en savoir plus sur les possibilit\u00e9s, consultez la page sur la <a href=\"https:\/\/comax.be\/fr\/solutions-logicielles\/gestion\/\">gestion documentaire num\u00e9rique<\/a>.<\/p>\n<h2>Combien co\u00fbte le d\u00e9marrage de l&rsquo;archivage num\u00e9rique ?<\/h2>\n<p>Les co\u00fbts de l&rsquo;archivage num\u00e9rique varient fortement selon la taille de votre organisation, le volume de documents, les fonctionnalit\u00e9s souhait\u00e9es et le degr\u00e9 d&rsquo;int\u00e9gration avec les syst\u00e8mes existants. Il n&rsquo;y a pas de prix fixe, mais l&rsquo;investissement se compose g\u00e9n\u00e9ralement d&rsquo;une combinaison de co\u00fbts de licence, de mise en \u0153uvre et d&rsquo;\u00e9ventuelles liaisons sur mesure.<\/p>\n<p>Pour les organisations de taille moyenne, il est utile de comparer les co\u00fbts avec les co\u00fbts cach\u00e9s actuels de la gestion manuelle des documents : le temps que les collaborateurs consacrent \u00e0 la recherche, le risque de perte de documents, le stockage en double et les manipulations manuelles sources d&rsquo;erreurs. Ces co\u00fbts sont moins visibles mais bien r\u00e9els.<\/p>\n<p>Ce qui influence l&rsquo;investissement :<\/p>\n<ul>\n <li>Le nombre d&rsquo;utilisateurs et de d\u00e9partements qui ont besoin d&rsquo;un acc\u00e8s<\/li>\n <li>Le volume de documents existants \u00e0 num\u00e9riser ou \u00e0 migrer<\/li>\n <li>La complexit\u00e9 de la structure de dossiers et des droits d&rsquo;acc\u00e8s souhait\u00e9s<\/li>\n <li>Les int\u00e9grations avec les syst\u00e8mes logiciels existants<\/li>\n <li>Le degr\u00e9 d&rsquo;automatisation, comme la reconnaissance automatique de texte ou les flux d&rsquo;approbation<\/li>\n<\/ul>\n<p>Une approche progressive abaisse le seuil : commencez par un type de document ou un d\u00e9partement, d\u00e9montrez la valeur ajout\u00e9e en interne, puis \u00e9tendez. Vous r\u00e9partissez ainsi l&rsquo;investissement et construisez \u00e9tape par \u00e9tape une archive num\u00e9rique compl\u00e8te.<\/p>\n<h2>Comment COMAX aide \u00e0 l&rsquo;archivage num\u00e9rique<\/h2>\n<p>COMAX accompagne les entreprises de taille moyenne et grande dans la mise en place d&rsquo;une archive num\u00e9rique structur\u00e9e et op\u00e9rationnelle. Cela ne commence pas par la vente de logiciels, mais par l&rsquo;analyse de vos flux documentaires existants : quels documents traitez-vous, comment sont-ils actuellement stock\u00e9s, qui y a acc\u00e8s et o\u00f9 se situent les points de blocage ?<\/p>\n<p>Sur la base de cette analyse, COMAX \u00e9labore une solution sur mesure. Cela peut aller d&rsquo;une simple archive num\u00e9rique \u00e0 un syst\u00e8me de gestion documentaire enti\u00e8rement int\u00e9gr\u00e9 avec des workflows automatiques, une fonctionnalit\u00e9 de recherche OCR et des liaisons avec vos logiciels existants. Concr\u00e8tement, COMAX propose notamment :<\/p>\n<ul>\n <li>Impl\u00e9mentation de <a href=\"https:\/\/comax.be\/fr\/solutions-logicielles\/gestion\/elo\/\">ELO DMS<\/a>, un syst\u00e8me de gestion documentaire puissant et flexible<\/li>\n <li><a href=\"https:\/\/comax.be\/fr\/solutions-logicielles\/gestion\/ocr-et-recherche-comax\/\">Reconnaissance automatique de texte (OCR)<\/a> pour rendre l&rsquo;int\u00e9gralit\u00e9 de votre archive consultable par contenu<\/li>\n <li>Liaisons avec votre logiciel de comptabilit\u00e9, ERP ou autres applications existantes<\/li>\n <li>Flux d&rsquo;approbation automatis\u00e9s pour les factures entrantes et autres types de documents<\/li>\n <li>Accompagnement dans la mise en place d&rsquo;une structure de dossiers logique et des droits d&rsquo;acc\u00e8s<\/li>\n<\/ul>\n<p>Vous n&rsquo;avez pas besoin de remplacer votre environnement logiciel existant. COMAX construit les connexions entre ce que vous avez d\u00e9j\u00e0 et ce dont vous avez besoin, afin que votre \u00e9quipe puisse travailler rapidement et efficacement sans devoir apprendre une toute nouvelle fa\u00e7on de travailler. Vous souhaitez savoir ce que l&rsquo;archivage num\u00e9rique peut concr\u00e8tement apporter \u00e0 votre organisation ? Planifiez un entretien sans engagement et d\u00e9couvrez quelle approche convient le mieux \u00e0 votre situation.<\/p>\n<div class=\"wp-block-seoaic-faq-block\">\n    <h2 class=\"seoaic-faq-section-title\">Foire aux questions<\/h2>\n            <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Combien de temps faut-il en moyenne pour mettre en place une archive num\u00e9rique compl\u00e8te ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                Le d\u00e9lai d\u00e9pend de la taille de votre organisation et du volume de documents existants, mais comptez de quatre \u00e0 douze semaines pour une premi\u00e8re phase op\u00e9rationnelle. Une approche progressive \u2014 en commen\u00e7ant par un type de document comme les factures \u2014 g\u00e9n\u00e8re d\u00e9j\u00e0 un gain de temps perceptible apr\u00e8s quelques semaines. Le d\u00e9ploiement complet sur plusieurs d\u00e9partements et flux documentaires prend g\u00e9n\u00e9ralement plus de temps, mais ne doit pas interrompre votre fonctionnement quotidien.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Que faire si mes collaborateurs r\u00e9sistent au passage \u00e0 l&#039;archivage num\u00e9rique ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                La r\u00e9sistance est normale et provient g\u00e9n\u00e9ralement de l&rsquo;incertitude face aux nouvelles m\u00e9thodes de travail, et non d&rsquo;un manque de volont\u00e9. Impliquez les personnes cl\u00e9s t\u00f4t dans le processus, laissez-les participer \u00e0 la r\u00e9flexion sur la structure des dossiers et pr\u00e9voyez une formation courte et pratique adapt\u00e9e \u00e0 leurs t\u00e2ches quotidiennes. Un syst\u00e8me qui s&rsquo;int\u00e8gre aux logiciels et workflows existants abaisse consid\u00e9rablement le seuil : les collaborateurs n&rsquo;ont pas \u00e0 apprendre une toute nouvelle fa\u00e7on de travailler, mais disposent d&rsquo;une extension de ce qu&rsquo;ils connaissent d\u00e9j\u00e0.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Les documents papier num\u00e9ris\u00e9s peuvent-ils avoir la m\u00eame valeur juridique que les originaux ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                En Belgique, un document num\u00e9ris\u00e9 est juridiquement \u00e9quivalent \u00e0 l&rsquo;original papier, \u00e0 condition que l&rsquo;exemplaire num\u00e9rique reste authentique, non modifi\u00e9 et consultable pendant toute la dur\u00e9e de conservation. Un DMS avec gestion des versions et piste d&rsquo;audit r\u00e9pond \u00e0 ces exigences. Pour certains documents \u00e0 valeur probante particuli\u00e8re \u2014 comme les actes notari\u00e9s ou les signatures originales \u2014 il est conseill\u00e9 de consulter un conseiller juridique avant de d\u00e9truire la version papier.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Comment \u00e9viter que mon archive num\u00e9rique ne devienne aussi chaotique que mon archive papier au fil du temps ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                La cl\u00e9 r\u00e9side dans l&rsquo;application coh\u00e9rente des conventions de nommage, des structures de dossiers et des droits d&rsquo;acc\u00e8s convenus d\u00e8s le premier jour. D\u00e9signez un responsable qui v\u00e9rifie p\u00e9riodiquement que les documents sont correctement enregistr\u00e9s et mettez en place des workflows automatiques qui placent imm\u00e9diatement les documents au bon endroit sans intervention manuelle. Un DMS avec des champs de m\u00e9tadonn\u00e9es obligatoires impose une structure : un document ne peut \u00eatre enregistr\u00e9 que si les informations requises \u2014 telles que le type de document, le client et la date \u2014 sont renseign\u00e9es.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Est-il possible de num\u00e9riser des archives papier existantes sans perturber le fonctionnement quotidien ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                Oui, cela peut \u00eatre bien planifi\u00e9 en dissociant la num\u00e9risation des documents historiques de la mise en \u0153uvre en cours. En pratique, vous commencez par traiter num\u00e9riquement les nouveaux documents, tandis que l&rsquo;archive papier est num\u00e9ris\u00e9e progressivement \u2014 par ordre de priorit\u00e9, comme les pi\u00e8ces les plus r\u00e9cemment consult\u00e9es en premier. Des partenaires de num\u00e9risation externes peuvent traiter de grands volumes sans que votre \u00e9quipe n&rsquo;ait \u00e0 d\u00e9gager de capacit\u00e9 pour cela.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Quelles sont les erreurs les plus fr\u00e9quentes que commettent les organisations au d\u00e9marrage de l&#039;archivage num\u00e9rique ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                Les erreurs les plus courantes sont : mettre en place une structure de dossiers trop complexe qui n&rsquo;est pas suivie en pratique, oublier de bien configurer les droits d&rsquo;acc\u00e8s d\u00e8s le d\u00e9part, et ne pas impliquer les utilisateurs finaux dans la conception du syst\u00e8me. Un autre \u00e9cueil est de vouloir tout num\u00e9riser en m\u00eame temps, ce qui rend le projet trop grand et le fait stagner. Commencez petit, d\u00e9montrez la valeur ajout\u00e9e avec un type de document r\u00e9ussi et d\u00e9veloppez \u00e0 partir de l\u00e0.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Que se passe-t-il avec mon archive num\u00e9rique si je souhaite changer de fournisseur de logiciels ult\u00e9rieurement ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                Un DMS de qualit\u00e9 stocke les documents dans des formats standard tels que PDF\/A, ce qui garantit une lisibilit\u00e9 \u00e0 long terme et la portabilit\u00e9. Lors du choix d&rsquo;un syst\u00e8me, demandez explicitement quelles sont les possibilit\u00e9s d&rsquo;exportation et si vous pouvez emporter l&rsquo;int\u00e9gralit\u00e9 de votre archive \u2014 y compris les m\u00e9tadonn\u00e9es \u2014 en cas de migration. L&rsquo;ind\u00e9pendance vis-\u00e0-vis du fournisseur est un crit\u00e8re de s\u00e9lection important qui est souvent n\u00e9glig\u00e9, mais qui est d\u00e9terminant \u00e0 long terme pour la flexibilit\u00e9 de votre organisation.            <\/p>\n        <\/div>\n        <\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Archivage num\u00e9rique \u00e9tape par \u00e9tape : quels documents traiter en premier, comment organiser votre structure et combien cela co\u00fbte.<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":14341,"template":"","categories":[56],"tags":[],"class_list":["post-14371","artikelen","type-artikelen","status-publish","has-post-thumbnail","category-non-categorise"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v28.8 - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-wordpress\/ -->\n<title>Comment commencer l&#039;archivage num\u00e9rique au sein de votre organisation ? - COMAX<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Archivage num\u00e9rique en entreprise : d\u00e9couvrez quels documents num\u00e9riser en priorit\u00e9, comment structurer vos fichiers et quel budget pr\u00e9voir.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/comax.be\/fr\/articles\/comment-demarrer-archivage-numerique-dans-organisation\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"fr_FR\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Comment commencer l&#039;archivage num\u00e9rique au sein de votre organisation ? 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