{"id":14688,"date":"2026-11-06T08:00:00","date_gmt":"2026-11-06T08:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/comax.be\/?post_type=artikelen&#038;p=14688"},"modified":"2026-11-06T08:00:33","modified_gmt":"2026-11-06T08:00:33","slug":"quels-documents-detruire-en-toute-securite-et-lesquels-conserver","status":"publish","type":"artikelen","link":"https:\/\/comax.be\/fr\/articles\/quels-documents-detruire-en-toute-securite-et-lesquels-conserver\/","title":{"rendered":"Comment savoir quels documents vous pouvez d\u00e9truire en toute s\u00e9curit\u00e9 et lesquels non ?"},"content":{"rendered":"<p>La possibilit\u00e9 de d\u00e9truire un document d\u00e9pend du d\u00e9lai de conservation l\u00e9gal qui lui est applicable. Certains documents doivent obligatoirement \u00eatre conserv\u00e9s par une entreprise pendant sept ans ou plus, d&rsquo;autres peuvent \u00eatre supprim\u00e9s en toute s\u00e9curit\u00e9 apr\u00e8s une p\u00e9riode plus courte. Quelles r\u00e8gles s&rsquo;appliquent, comment d\u00e9truire correctement et comment garder une vue d&rsquo;ensemble sans avoir \u00e0 y penser manuellement, vous le d\u00e9couvrirez ci-dessous.<\/p>\n<h2>Quels d\u00e9lais de conservation l\u00e9gaux s&rsquo;appliquent aux documents d&rsquo;entreprise ?<\/h2>\n<p>En Belgique, les entreprises sont l\u00e9galement tenues de conserver certains documents pendant une p\u00e9riode d\u00e9termin\u00e9e. Le d\u00e9lai de conservation le plus couramment appliqu\u00e9 aux documents comptables et fiscaux est de <strong>sept ans<\/strong>, \u00e0 compter de la fin de l&rsquo;exercice comptable auquel ils se rapportent. Pour des documents sp\u00e9cifiques, tels que les actes notari\u00e9s ou les documents relatifs \u00e0 des biens immobiliers, ce d\u00e9lai peut atteindre dix ans ou plus.<\/p>\n<p>Voici un aper\u00e7u des cat\u00e9gories les plus courantes et de leurs d\u00e9lais de conservation :<\/p>\n<ul>\n <li><strong>Documents comptables et factures :<\/strong> 7 ans<\/li>\n <li><strong>Documents sociaux (contrats de travail, fiches de paie) :<\/strong> 5 ans apr\u00e8s la fin du contrat de travail, certains documents plus longtemps<\/li>\n <li><strong>Documents relatifs \u00e0 la TVA :<\/strong> 7 ans<\/li>\n <li><strong>Documents de droit des soci\u00e9t\u00e9s (statuts, proc\u00e8s-verbaux) :<\/strong> 10 ans apr\u00e8s la dissolution de la soci\u00e9t\u00e9<\/li>\n <li><strong>Polices d&rsquo;assurance :<\/strong> 5 ans apr\u00e8s la fin du contrat<\/li>\n <li><strong>Contrats et conventions :<\/strong> g\u00e9n\u00e9ralement 10 ans apr\u00e8s la fin du contrat<\/li>\n<\/ul>\n<p>Tenez compte du fait que ces d\u00e9lais peuvent varier selon le secteur, le type de document et la l\u00e9gislation sp\u00e9cifique applicable. En cas de doute, il est toujours conseill\u00e9 de consulter votre comptable ou votre conseiller juridique.<\/p>\n<h2>Quels documents ne peuvent jamais \u00eatre d\u00e9truits ?<\/h2>\n<p>Certains documents ne peuvent jamais \u00eatre d\u00e9truits, quel que soit leur \u00e2ge. Il s&rsquo;agit de documents ayant une valeur juridique, historique ou probatoire permanente. Pensez aux actes constitutifs, aux actes notari\u00e9s, aux titres de propri\u00e9t\u00e9 et aux documents li\u00e9s \u00e0 des proc\u00e9dures judiciaires en cours ou potentielles.<\/p>\n<p>Concr\u00e8tement, voici les cat\u00e9gories que vous conservez de mani\u00e8re permanente :<\/p>\n<ul>\n <li><strong>Actes constitutifs et modifications statutaires<\/strong> de la soci\u00e9t\u00e9<\/li>\n <li><strong>Titres de propri\u00e9t\u00e9 et droits r\u00e9els<\/strong> sur des biens immobiliers<\/li>\n <li><strong>Actes notari\u00e9s<\/strong> ayant des effets juridiques permanents<\/li>\n <li><strong>Documents relatifs \u00e0 des litiges ou proc\u00e9dures en cours<\/strong><\/li>\n <li><strong>Brevets, marques et droits de propri\u00e9t\u00e9 intellectuelle<\/strong><\/li>\n <li><strong>Documents ayant des cons\u00e9quences fiscales ou sociales non encore cl\u00f4tur\u00e9es<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Une r\u00e8gle pratique : si un document peut un jour servir de preuve dans un litige juridique ou un contr\u00f4le fiscal, conservez-le jusqu&rsquo;\u00e0 ce que l&rsquo;affaire soit d\u00e9finitivement cl\u00f4tur\u00e9e, m\u00eame si le d\u00e9lai de conservation standard est \u00e9coul\u00e9.<\/p>\n<h2>Comment d\u00e9truire des documents de mani\u00e8re s\u00e9curis\u00e9e et conforme ?<\/h2>\n<p>D\u00e9truire des documents va au-del\u00e0 de les jeter \u00e0 la poubelle. Surtout lorsqu&rsquo;il s&rsquo;agit de documents contenant des donn\u00e9es personnelles ou des informations commerciales confidentielles, vous \u00eates tenu, en vertu de la l\u00e9gislation GDPR, de les d\u00e9truire de mani\u00e8re s\u00e9curis\u00e9e. Cela signifie que les informations doivent \u00eatre rendues illisibles de fa\u00e7on irr\u00e9versible.<\/p>\n<p>Suivez ces \u00e9tapes pour d\u00e9truire des documents correctement et en conformit\u00e9 :<\/p>\n<ol>\n <li><strong>V\u00e9rifiez le d\u00e9lai de conservation.<\/strong> Assurez-vous que le d\u00e9lai l\u00e9gal est effectivement \u00e9coul\u00e9 avant de d\u00e9truire quoi que ce soit.<\/li>\n <li><strong>\u00c9tablissez une liste de destruction.<\/strong> Documentez quels documents vous d\u00e9truisez, quand et pourquoi. Cela vous prot\u00e8ge lors d&rsquo;un contr\u00f4le ult\u00e9rieur.<\/li>\n <li><strong>Choisissez la m\u00e9thode de destruction appropri\u00e9e.<\/strong> Les documents papier sont d\u00e9truits via un destructeur de documents certifi\u00e9 ou via une entreprise de destruction sp\u00e9cialis\u00e9e. Les documents num\u00e9riques sont supprim\u00e9s d\u00e9finitivement, y compris les sauvegardes.<\/li>\n <li><strong>Obtenez une preuve de destruction.<\/strong> En cas de destruction externe, faites \u00e9tablir un certificat prouvant que les documents ont \u00e9t\u00e9 d\u00e9truits conform\u00e9ment aux r\u00e8gles.<\/li>\n <li><strong>Appliquez cela \u00e0 tous les emplacements de stockage.<\/strong> Pensez aux e-mails, aux dossiers partag\u00e9s, au stockage en cloud et aux sauvegardes locales. Un document n&rsquo;est v\u00e9ritablement d\u00e9truit que lorsqu&rsquo;il n&rsquo;existe plus nulle part.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Pour les documents num\u00e9riques, une attention particuli\u00e8re s&rsquo;impose : supprimer un fichier d&rsquo;un dossier n&rsquo;\u00e9quivaut pas \u00e0 le d\u00e9truire d\u00e9finitivement. Assurez-vous que la corbeille, l&rsquo;environnement de sauvegarde et les \u00e9ventuelles copies d&rsquo;archive sont \u00e9galement pris en compte.<\/p>\n<h2>Comment garder une vue d&rsquo;ensemble des d\u00e9lais de conservation sans les suivre manuellement ?<\/h2>\n<p>Le suivi manuel des d\u00e9lais de conservation pour des centaines ou des milliers de documents n&rsquo;est pas r\u00e9alisable et est sujet aux erreurs. L&rsquo;approche la plus pratique consiste \u00e0 lier les d\u00e9lais de conservation \u00e0 votre gestion documentaire, afin que le syst\u00e8me suive automatiquement quand un document peut \u00eatre d\u00e9truit et vous en avertisse en temps utile.<\/p>\n<p>Une bonne <a href=\"https:\/\/comax.be\/fr\/solutions-logicielles\/gestion\/\">gestion documentaire num\u00e9rique<\/a> rend cela possible en associant des m\u00e9tadonn\u00e9es \u00e0 chaque document lors de l&rsquo;archivage. Pensez au type de document, \u00e0 la date de cr\u00e9ation et au d\u00e9lai de conservation applicable. Sur la base de ces informations, le syst\u00e8me peut automatiquement suivre quels documents arrivent \u00e0 \u00e9ch\u00e9ance et vous donner un aper\u00e7u de ce qui peut \u00eatre d\u00e9truit.<\/p>\n<p>Concr\u00e8tement, cela offre les avantages suivants :<\/p>\n<ul>\n <li>Plus de suivi manuel des documents individuels<\/li>\n <li>Une vue d&rsquo;ensemble claire de ce qui doit \u00eatre conserv\u00e9 et de ce qui peut \u00eatre d\u00e9truit<\/li>\n <li>Moins de risque de d\u00e9truire accidentellement des documents qui doivent encore \u00eatre conserv\u00e9s l\u00e9galement<\/li>\n <li>Une piste d&rsquo;audit indiquant quand et pourquoi les documents ont \u00e9t\u00e9 supprim\u00e9s<\/li>\n<\/ul>\n<p>Avec <a href=\"https:\/\/comax.be\/fr\/solutions-logicielles\/gestion\/comax-dms\/\">COMAX dms<\/a>, les documents sont pourvus des m\u00e9tadonn\u00e9es appropri\u00e9es lors de l&rsquo;archivage, notamment le type de document et la date. Cela pose les bases d&rsquo;un suivi structur\u00e9 des d\u00e9lais de conservation, sans que personne n&rsquo;ait \u00e0 le faire manuellement.<\/p>\n<h2>Comment COMAX aide \u00e0 la gestion documentaire et aux d\u00e9lais de conservation<\/h2>\n<p>La gestion correcte des documents, y compris le suivi des d\u00e9lais de conservation, commence par une archive num\u00e9rique structur\u00e9e. COMAX aide les entreprises \u00e0 mettre en place cette archive d&rsquo;une mani\u00e8re qui s&rsquo;adapte \u00e0 leur m\u00e9thode de travail et \u00e0 leur environnement logiciel existants. Pas de remplacement de ce qui fonctionne d\u00e9j\u00e0, mais des connexions intelligentes et des automatisations en plus de ce que vous utilisez d\u00e9j\u00e0.<\/p>\n<p>Ce que COMAX fait concr\u00e8tement :<\/p>\n<ul>\n <li>Cartographier avec vous les flux documentaires actuels et la structure d&rsquo;archivage<\/li>\n <li>Mettre en place une m\u00e9thode d&rsquo;archivage uniforme o\u00f9 chaque document re\u00e7oit automatiquement les m\u00e9tadonn\u00e9es appropri\u00e9es<\/li>\n <li>Utiliser la reconnaissance de texte OCR afin que chaque document soit retrouvable par son contenu<\/li>\n <li>Configurer des workflows automatiques qui prennent en charge les actions manuelles, comme le transfert de documents vers la bonne personne ou l&rsquo;archivage depuis Outlook<\/li>\n <li>Poser les bases d&rsquo;un suivi structur\u00e9 des d\u00e9lais de conservation<\/li>\n<\/ul>\n<p>Vous souhaitez savoir \u00e0 quoi ressemble concr\u00e8tement une gestion documentaire structur\u00e9e pour votre organisation ? Prenez contact avec COMAX pour un entretien sans engagement.<\/p>\n<div class=\"wp-block-seoaic-faq-block\">\n    <h2 class=\"seoaic-faq-section-title\">Foire aux questions<\/h2>\n            <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Que se passe-t-il si je d\u00e9truis un document trop t\u00f4t ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                Si vous d\u00e9truisez un document avant la fin du d\u00e9lai de conservation l\u00e9gal, vous risquez des amendes et des probl\u00e8mes lors d&rsquo;un contr\u00f4le fiscal ou d&rsquo;un litige juridique. L&rsquo;administration fiscale peut demander des documents que vous n&rsquo;\u00eates plus en mesure de pr\u00e9senter, ce qui peut entra\u00eener une taxation d&rsquo;office ou le rejet de charges. Veillez donc toujours \u00e0 disposer d&rsquo;une liste de destruction avec contr\u00f4le de date avant de proc\u00e9der \u00e0 la destruction.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Les m\u00eames d\u00e9lais de conservation s&#039;appliquent-ils aux documents num\u00e9riques et aux documents papier ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                Oui, les d\u00e9lais de conservation l\u00e9gaux s&rsquo;appliquent quelle que soit la forme du document \u2014 le papier ou le num\u00e9rique ne fait juridiquement aucune diff\u00e9rence. Une facture stock\u00e9e num\u00e9riquement doit donc \u00eatre conserv\u00e9e aussi longtemps qu&rsquo;un exemplaire papier. Point important : assurez-vous que les documents num\u00e9riques restent lisibles et accessibles pendant toute la dur\u00e9e du d\u00e9lai de conservation, m\u00eame si vous changez de logiciel ou de syst\u00e8me.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Comment g\u00e9rer les documents qui chevauchent plusieurs cat\u00e9gories, comme un contrat avec des annexes servant \u00e9galement de facture ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                Pour les documents relevant de plusieurs cat\u00e9gories, c&rsquo;est toujours le d\u00e9lai de conservation le plus long qui s&rsquo;applique. Si un contrat avec annexes peut \u00eatre consid\u00e9r\u00e9 \u00e0 la fois comme une convention (10 ans) et comme un document comptable (7 ans), vous conservez l&rsquo;ensemble pendant 10 ans. Il est conseill\u00e9 d&rsquo;attribuer dans votre syst\u00e8me de gestion documentaire le type de document sur la base de la cat\u00e9gorie ayant le d\u00e9lai le plus long, afin qu&rsquo;il ne soit jamais d\u00e9truit trop t\u00f4t.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Dois-je informer les collaborateurs lorsque leurs documents personnels, comme les fiches de paie, sont d\u00e9truits ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                En vertu de la l\u00e9gislation GDPR, vous \u00eates tenu en tant qu&#8217;employeur d&rsquo;\u00eatre transparent sur la fa\u00e7on dont vous traitez les donn\u00e9es personnelles, y compris leur destruction. Cela ne doit pas n\u00e9cessairement \u00eatre communiqu\u00e9 individuellement pour chaque cas, mais votre politique de confidentialit\u00e9 ou votre r\u00e8glement de travail doit clairement indiquer combien de temps les donn\u00e9es personnelles sont conserv\u00e9es et quand elles sont supprim\u00e9es. Veillez \u00e9galement \u00e0 ce que la destruction de documents du personnel soit toujours consign\u00e9e dans votre registre de destruction.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Comment commencer \u00e0 mettre en place une archive structur\u00e9e si mes documents sont actuellement dispers\u00e9s partout ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                La meilleure approche consiste \u00e0 commencer par un inventaire approfondi : identifiez quels documents vous poss\u00e9dez, o\u00f9 ils se trouvent (e-mail, dossiers partag\u00e9s, papier, stockage en cloud) et quel d\u00e9lai de conservation leur est applicable. Ensuite, \u00e9tablissez une structure de dossiers uniforme et une convention de nommage avant de commencer \u00e0 num\u00e9riser ou \u00e0 migrer. Un partenaire sp\u00e9cialis\u00e9 comme COMAX peut aider \u00e0 aborder ce processus de mani\u00e8re structur\u00e9e et efficace, sans perturber votre fonctionnement quotidien.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Qu&#039;est-ce qu&#039;un certificat de destruction et quand en ai-je besoin ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                Un certificat de destruction est un document officiel qui confirme que certains documents ont \u00e9t\u00e9 d\u00e9truits de mani\u00e8re s\u00e9curis\u00e9e et conforme, incluant la date, la m\u00e9thode et une description des pi\u00e8ces d\u00e9truites. Vous en avez besoin lorsque vous faites appel \u00e0 une entreprise de destruction externe, mais il est \u00e9galement recommand\u00e9 lors de la destruction interne de documents sensibles ou confidentiels. Le certificat sert de preuve lors d&rsquo;un \u00e9ventuel audit ou d&rsquo;une proc\u00e9dure judiciaire que vous avez agi avec soin et conform\u00e9ment \u00e0 la r\u00e9glementation.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Les d\u00e9lais de conservation peuvent-ils changer en raison de nouvelles l\u00e9gislations, et comment en tenir compte ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                Oui, les d\u00e9lais de conservation peuvent \u00eatre modifi\u00e9s \u00e0 la suite de l\u00e9gislations nouvelles ou modifi\u00e9es, tant au niveau belge qu&rsquo;europ\u00e9en. Il est donc important de faire v\u00e9rifier votre politique d&rsquo;archivage p\u00e9riodiquement \u2014 au minimum annuellement \u2014 par votre comptable ou votre conseiller juridique. Un syst\u00e8me de gestion documentaire num\u00e9rique qui lie les d\u00e9lais de conservation aux types de documents facilite l&rsquo;adaptation centralis\u00e9e des d\u00e9lais lorsque la l\u00e9gislation change, sans avoir \u00e0 r\u00e9viser chaque document individuellement.            <\/p>\n        <\/div>\n        <\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>D\u00e9couvrez quels documents d&rsquo;entreprise vous \u00eates l\u00e9galement tenus de conserver et lesquels vous pouvez d\u00e9truire en toute s\u00e9curit\u00e9.<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":14673,"template":"","categories":[56],"tags":[],"class_list":["post-14688","artikelen","type-artikelen","status-publish","has-post-thumbnail","category-non-categorise"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v28.8 - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-wordpress\/ -->\n<title>Comment savoir quels documents vous pouvez d\u00e9truire en toute s\u00e9curit\u00e9 et lesquels non ? - COMAX<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Quels documents pouvez-vous d\u00e9truire et lesquels conserver ? 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