{"id":14696,"date":"2026-11-02T08:00:00","date_gmt":"2026-11-02T08:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/comax.be\/?post_type=artikelen&p=14696"},"modified":"2026-11-02T08:01:10","modified_gmt":"2026-11-02T08:01:10","slug":"que-devient-archive-numerique-quand-employe-quitte-entreprise","status":"publish","type":"artikelen","link":"https:\/\/comax.be\/fr\/articles\/que-devient-archive-numerique-quand-employe-quitte-entreprise\/","title":{"rendered":"Que se passe-t-il avec votre archive num\u00e9rique lorsqu&rsquo;un employ\u00e9 quitte l&rsquo;entreprise ?"},"content":{"rendered":"<p>Lorsqu&rsquo;un collaborateur quitte l&rsquo;entreprise, votre archive num\u00e9rique est expos\u00e9e \u00e0 un risque r\u00e9el si vous n&rsquo;avez pas \u00e9tabli de r\u00e8gles claires concernant l&rsquo;acc\u00e8s, la propri\u00e9t\u00e9 et le transfert des documents. Des fichiers stock\u00e9s sur des comptes personnels, des droits d&rsquo;acc\u00e8s non r\u00e9voqu\u00e9s en temps voulu et des connaissances qui n&rsquo;existent que dans la t\u00eate d&rsquo;une personne : chacun de ces \u00e9l\u00e9ments peut entra\u00eener une perte d&rsquo;informations ou des probl\u00e8mes de s\u00e9curit\u00e9. Dans cet article, nous r\u00e9pondons aux questions les plus fr\u00e9quentes sur la gestion documentaire lors de l&rsquo;offboarding.<\/p>\n<h2>Quels risques surviennent lorsque les acc\u00e8s ne sont pas r\u00e9voqu\u00e9s \u00e0 temps ?<\/h2>\n<p>Si l&rsquo;acc\u00e8s \u00e0 votre archive num\u00e9rique n&rsquo;est pas r\u00e9voqu\u00e9 rapidement apr\u00e8s le d\u00e9part d&rsquo;un collaborateur, cette personne conserve l&rsquo;acc\u00e8s \u00e0 des documents confidentiels de l&rsquo;entreprise. Cela entra\u00eene des risques concrets : de la consultation involontaire d&rsquo;informations sensibles aux fuites de donn\u00e9es potentielles, en passant par l&#8217;emport de donn\u00e9es clients vers un nouvel employeur.<\/p>\n<p>En pratique, les droits d&rsquo;acc\u00e8s lors du d\u00e9part d&rsquo;un collaborateur sont encore trop souvent oubli\u00e9s ou trait\u00e9s trop tardivement, notamment dans les organisations o\u00f9 les collaborateurs ont acc\u00e8s \u00e0 plusieurs syst\u00e8mes simultan\u00e9ment : le DMS, les dossiers partag\u00e9s, le stockage cloud, les comptes e-mail et les portails externes. Chacun de ces acc\u00e8s repr\u00e9sente un risque potentiel tant qu&rsquo;il reste ouvert.<\/p>\n<p>Les cons\u00e9quences concr\u00e8tes peuvent \u00eatre :<\/p>\n<ul>\n <li>Consultation non autoris\u00e9e de dossiers clients, de contrats ou de documents financiers<\/li>\n <li>T\u00e9l\u00e9chargement ou transmission d&rsquo;informations de l&rsquo;entreprise apr\u00e8s le d\u00e9part<\/li>\n <li>Probl\u00e8mes de conformit\u00e9 RGPD si des donn\u00e9es personnelles restent accessibles \u00e0 d&rsquo;anciens collaborateurs<\/li>\n <li>Atteinte \u00e0 la r\u00e9putation si des informations sensibles parviennent \u00e0 des concurrents<\/li>\n<\/ul>\n<p>Un <a href=\"https:\/\/comax.be\/fr\/solutions-logicielles\/gestion\/comax-dms\/\">DMS dot\u00e9 d&rsquo;une gestion des acc\u00e8s<\/a> bien configur\u00e9 facilite la d\u00e9finition des droits par collaborateur, d\u00e9partement ou type de document, et leur r\u00e9vocation rapide. L&rsquo;impact d&rsquo;un d\u00e9part est ainsi limit\u00e9 et votre organisation dispose d&rsquo;un meilleur contr\u00f4le.<\/p>\n<h2>Que se passe-t-il avec les documents enregistr\u00e9s au nom du collaborateur ?<\/h2>\n<p>Les documents enregistr\u00e9s au nom d&rsquo;un collaborateur ou stock\u00e9s exclusivement dans ses dossiers personnels, sa bo\u00eete mail ou sur son disque local sont souvent difficiles, voire impossibles, d&rsquo;acc\u00e8s pour le reste de l&rsquo;\u00e9quipe apr\u00e8s son d\u00e9part. Dans le pire des cas, ils disparaissent compl\u00e8tement de la vue de l&rsquo;organisation.<\/p>\n<p>C&rsquo;est l&rsquo;un des probl\u00e8mes les plus sous-estim\u00e9s lors de l&rsquo;offboarding. Un collaborateur travaille pendant des ann\u00e9es dans sa propre structure de dossiers, enregistre des documents dans sa bo\u00eete mail personnelle ou utilise un compte personnel sur un outil cloud. Lorsque ce compte est ferm\u00e9, tous les fichiers associ\u00e9s disparaissent \u00e9galement.<\/p>\n<p>Exemples typiques de probl\u00e8mes rencontr\u00e9s en pratique :<\/p>\n<ul>\n <li>Devis ou contrats stock\u00e9s uniquement dans le dossier Outlook personnel<\/li>\n <li>Dossiers clients enregistr\u00e9s localement sur l&rsquo;ordinateur portable du collaborateur<\/li>\n <li>Instructions de travail ou mod\u00e8les que personne d&rsquo;autre ne conna\u00eet ou ne peut retrouver<\/li>\n <li>\u00c9changes e-mail avec des clients perdus apr\u00e8s la fermeture du compte<\/li>\n<\/ul>\n<p>La solution r\u00e9side dans un archivage centralis\u00e9 et structur\u00e9, de sorte que les documents soient li\u00e9s non pas \u00e0 une personne, mais \u00e0 un dossier, un client ou un projet. Lorsque chaque document est int\u00e9gr\u00e9 dans une archive centrale partag\u00e9e, l&rsquo;information reste disponible quel que soit le collaborateur qui quitte l&rsquo;entreprise.<\/p>\n<h2>Comment \u00e9viter la perte de connaissances lors d&rsquo;un d\u00e9part ?<\/h2>\n<p>La pr\u00e9servation des connaissances lors du d\u00e9part d&rsquo;un collaborateur ne commence pas le dernier jour de travail, mais dans la fa\u00e7on quotidienne dont les documents sont enregistr\u00e9s et les processus document\u00e9s. Celui qui archive tout de mani\u00e8re centralis\u00e9e et structur\u00e9e perd beaucoup moins de connaissances lors d&rsquo;un d\u00e9part que celui qui s&rsquo;appuie sur des dossiers personnels et des accords verbaux.<\/p>\n<p>Au-del\u00e0 de l&rsquo;aspect technique du stockage documentaire, il y a aussi les connaissances implicites : comment fonctionne un processus donn\u00e9, quels accords ont \u00e9t\u00e9 conclus avec les clients, qui est responsable de quel dossier ? Ces connaissances se trouvent souvent dans des e-mails, des notes ou dans la t\u00eate du collaborateur lui-m\u00eame.<\/p>\n<p>Quelques \u00e9tapes pratiques permettent d&rsquo;ancrer structurellement la pr\u00e9servation des connaissances :<\/p>\n<ol>\n <li><strong>Centralisez le stockage documentaire :<\/strong> Veillez \u00e0 ce que tous les documents de travail soient int\u00e9gr\u00e9s dans une archive partag\u00e9e, et non dans des dossiers personnels ou des disques locaux.<\/li>\n <li><strong>Utilisez des m\u00e9tadonn\u00e9es et des structures de dossiers :<\/strong> Associez les documents \u00e0 des clients, des projets ou des processus afin que le contexte soit pr\u00e9serv\u00e9, m\u00eame apr\u00e8s le d\u00e9part de l&rsquo;auteur.<\/li>\n <li><strong>Documentez les processus de travail :<\/strong> Consignez les t\u00e2ches r\u00e9currentes et les m\u00e9thodes de travail sp\u00e9cifiques dans des descriptions de processus accessibles \u00e0 toute l&rsquo;\u00e9quipe.<\/li>\n <li><strong>Planifiez une p\u00e9riode de transition :<\/strong> Donnez aux collaborateurs sortants le temps de transf\u00e9rer les dossiers en cours et de documenter les t\u00e2ches ouvertes.<\/li>\n <li><strong>Contr\u00f4lez l&rsquo;archive e-mail :<\/strong> Veillez \u00e0 ce que les communications clients pertinentes soient archiv\u00e9es dans le syst\u00e8me central, et pas uniquement dans la bo\u00eete mail personnelle.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Une <a href=\"https:\/\/comax.be\/fr\/solutions-logicielles\/gestion\/\">gestion documentaire num\u00e9rique<\/a> structur\u00e9e facilite consid\u00e9rablement tout cela. Lorsque les documents sont automatiquement archiv\u00e9s sur la base du dossier, du client ou du type de document, le risque que des informations pr\u00e9cieuses disparaissent lors d&rsquo;un changement de personnel est bien moindre.<\/p>\n<h2>Quel processus d&rsquo;offboarding prot\u00e8ge le mieux votre archive num\u00e9rique ?<\/h2>\n<p>Un processus d&rsquo;offboarding qui prot\u00e8ge votre archive num\u00e9rique combine trois \u00e9l\u00e9ments : une liste de contr\u00f4le claire pour la gestion des acc\u00e8s, un transfert structur\u00e9 des dossiers en cours et une archive centrale qui ne d\u00e9pend pas de collaborateurs individuels. Celui qui ma\u00eetrise ces trois aspects limite consid\u00e9rablement les risques lors de chaque d\u00e9part.<\/p>\n<p>En pratique, de nombreuses organisations ne disposent pas d&rsquo;un processus d&rsquo;offboarding formel pour les acc\u00e8s num\u00e9riques et les documents. Le d\u00e9part d&rsquo;un collaborateur est g\u00e9r\u00e9, mais le volet num\u00e9rique est n\u00e9glig\u00e9. Quelques points d&rsquo;attention concrets permettent d&rsquo;am\u00e9liorer la situation :<\/p>\n<ul>\n <li>\u00c9tablissez une liste de contr\u00f4le fixe \u00e0 parcourir lors de chaque d\u00e9part : quels syst\u00e8mes, dossiers et comptes devez-vous fermer ou transf\u00e9rer ?<\/li>\n <li>D\u00e9signez un coll\u00e8gue ou un responsable charg\u00e9 du transfert num\u00e9rique<\/li>\n <li>V\u00e9rifiez que tous les documents pertinents se trouvent dans l&rsquo;archive centrale avant la fermeture du compte<\/li>\n <li>Adaptez les droits d&rsquo;acc\u00e8s d\u00e8s que le d\u00e9part est connu, et pas seulement le dernier jour de travail<\/li>\n <li>Archivez la bo\u00eete mail du collaborateur sortant pendant une p\u00e9riode convenue, afin que les \u00e9ventuelles questions des clients puissent encore \u00eatre trait\u00e9es<\/li>\n<\/ul>\n<p>Un syst\u00e8me bien configur\u00e9 avec des droits d&rsquo;acc\u00e8s clairs par r\u00f4le ou d\u00e9partement facilite en outre consid\u00e9rablement la r\u00e9vocation des acc\u00e8s. Au lieu de devoir modifier des dizaines de droits individuels, il suffit de d\u00e9sactiver le r\u00f4le du collaborateur.<\/p>\n<h2>Comment COMAX aide \u00e0 la gestion documentaire lors des changements de personnel<\/h2>\n<p>La plupart des probl\u00e8mes qui surviennent lors du d\u00e9part d&rsquo;un collaborateur r\u00e9sultent d&rsquo;une archive trop d\u00e9pendante des habitudes individuelles. Les documents sont dispers\u00e9s, les droits d&rsquo;acc\u00e8s ne sont pas g\u00e9r\u00e9s de mani\u00e8re centralis\u00e9e et il n&rsquo;existe pas de m\u00e9thode structur\u00e9e pour transf\u00e9rer les dossiers.<\/p>\n<p>COMAX aide les organisations \u00e0 structurer leur gestion documentaire de fa\u00e7on \u00e0 ce que les changements de personnel n&rsquo;entra\u00eenent pas de perte d&rsquo;informations. Nous y parvenons en :<\/p>\n<ul>\n <li>Mettant en place une structure d&rsquo;archive centrale li\u00e9e aux dossiers, aux clients ou aux processus, et non aux collaborateurs individuels<\/li>\n <li>Configurant les droits d&rsquo;acc\u00e8s sur la base des r\u00f4les et des d\u00e9partements, afin de pouvoir les adapter rapidement et int\u00e9gralement lors d&rsquo;un d\u00e9part<\/li>\n <li>Param\u00e9trant l&rsquo;archivage automatique via <a href=\"https:\/\/comax.be\/fr\/solutions-logicielles\/gestion\/comax-file\/\">COMAX file<\/a>, de sorte que les documents arrivent toujours au bon endroit, quel que soit leur cr\u00e9ateur<\/li>\n <li>Int\u00e9grant les environnements logiciels existants, afin que vous n&rsquo;ayez pas \u00e0 remplacer des syst\u00e8mes tout en gardant le contr\u00f4le partout<\/li>\n<\/ul>\n<p>Nous partons toujours de votre situation existante et examinons ensemble les points de vuln\u00e9rabilit\u00e9. Vous souhaitez savoir comment mieux prot\u00e9ger votre archive num\u00e9rique lors des changements de personnel ? Contactez COMAX pour un entretien sans engagement.<\/p>\n<div class=\"wp-block-seoaic-faq-block\">\n    <h2 class=\"seoaic-faq-section-title\">Foire aux questions<\/h2>\n            <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Dans quel d\u00e9lai dois-je r\u00e9voquer les droits d&#039;acc\u00e8s d&#039;un collaborateur sortant ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                Id\u00e9alement, les droits d&rsquo;acc\u00e8s sont r\u00e9voqu\u00e9s d\u00e8s que le d\u00e9part est officiellement confirm\u00e9, et non seulement le dernier jour de travail. Pour les syst\u00e8mes sensibles tels qu&rsquo;un DMS, le stockage cloud ou les portails clients, il est recommand\u00e9 d&rsquo;adopter une approche progressive : limitez les droits graduellement pendant la p\u00e9riode de transition et r\u00e9voquez-les enti\u00e8rement le dernier jour de travail, ou plus t\u00f4t en cas de d\u00e9part involontaire. Vous conservez ainsi le contr\u00f4le sans entraver le transfert.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Que faire si je d\u00e9couvre qu&#039;un ancien collaborateur a encore acc\u00e8s aux documents de l&#039;entreprise ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                Bloquez l&rsquo;acc\u00e8s imm\u00e9diatement et v\u00e9rifiez via les journaux d&rsquo;audit de votre DMS ou de votre plateforme cloud quels fichiers la personne a consult\u00e9s ou t\u00e9l\u00e9charg\u00e9s apr\u00e8s son d\u00e9part. Documentez ce que vous avez trouv\u00e9 et \u00e9valuez s&rsquo;il s&rsquo;agit d&rsquo;une violation de donn\u00e9es \u00e0 signaler \u00e0 l&rsquo;Autorit\u00e9 de protection des donn\u00e9es (APD) dans le cadre du RGPD. Mettez ensuite \u00e0 jour votre liste de contr\u00f4le d&rsquo;offboarding pour \u00e9viter que cela ne se reproduise.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Quels documents doivent imp\u00e9rativement \u00eatre archiv\u00e9s de mani\u00e8re centralis\u00e9e et non dans des dossiers personnels ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                En principe, cela s&rsquo;applique \u00e0 tout document pertinent pour la continuit\u00e9 de votre activit\u00e9 : dossiers clients, contrats, devis, factures, instructions de travail, documentation de projet et communications clients pertinentes. Une r\u00e8gle pratique simple : si un coll\u00e8gue pourrait avoir besoin de ce document en votre absence, il appartient \u00e0 l&rsquo;archive centrale. Les dossiers personnels ne conviennent qu&rsquo;aux fichiers de travail temporaires qui ne constituent jamais la version d\u00e9finitive.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Comment m&#039;assurer que les collaborateurs enregistrent structurellement leurs documents de mani\u00e8re centralis\u00e9e et ne continuent pas \u00e0 travailler dans des dossiers personnels ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                La cl\u00e9 r\u00e9side dans la suppression des obstacles : si l&rsquo;archive centrale est aussi facile (ou plus facile) \u00e0 utiliser qu&rsquo;un dossier personnel, le changement de comportement s&rsquo;ensuit naturellement. Les outils qui archivent automatiquement sur la base du type de document ou du dossier, comme COMAX file, y contribuent \u00e9norm\u00e9ment. Il est \u00e9galement important d&rsquo;\u00e9tablir des r\u00e8gles claires et de former les collaborateurs aux pratiques souhait\u00e9es, afin que l&rsquo;archivage centralis\u00e9 devienne une composante \u00e9vidente du flux de travail quotidien.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Quelle est la meilleure fa\u00e7on de g\u00e9rer la bo\u00eete mail d&#039;un collaborateur sortant ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                Archivez la bo\u00eete mail compl\u00e8te avant la fermeture du compte et configurez une r\u00e9ponse automatique qui redirige les clients vers le successeur appropri\u00e9. D\u00e9finissez en interne la dur\u00e9e pendant laquelle la bo\u00eete mail reste accessible \u00e0 un responsable ou \u00e0 un coll\u00e8gue, g\u00e9n\u00e9ralement trois \u00e0 six mois, afin que les questions clients en cours puissent encore \u00eatre trait\u00e9es. Les \u00e9changes e-mail pertinents concernant des dossiers ou des clients actifs sont de pr\u00e9f\u00e9rence transf\u00e9r\u00e9s manuellement vers l&rsquo;archive centrale afin de pr\u00e9server le contexte.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Comment \u00e9tablir une liste de contr\u00f4le d&#039;offboarding efficace pour la gestion documentaire ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                Une bonne liste de contr\u00f4le couvre au moins quatre domaines : la gestion des acc\u00e8s (quels syst\u00e8mes et comptes doivent \u00eatre ferm\u00e9s ou transf\u00e9r\u00e9s), le transfert de documents (tous les fichiers pertinents se trouvent-ils dans l&rsquo;archive centrale), le transfert de connaissances (les dossiers en cours et les processus de travail sont-ils document\u00e9s et transmis \u00e0 un coll\u00e8gue) et la communication (les clients et partenaires sont-ils inform\u00e9s du nouveau contact). D\u00e9signez un responsable unique charg\u00e9 de parcourir et de valider la liste, afin qu&rsquo;aucune \u00e9tape ne soit omise.            <\/p>\n        <\/div>\n                <div class=\"seoaic-faq-item\">\n            <h3 class=\"seoaic-question\">\n                Un DMS est-il obligatoire pour une bonne gestion documentaire lors de l&#039;offboarding, ou puis-je aussi utiliser un stockage cloud comme Google Drive ou SharePoint ?            <\/h3>\n            <p class=\"seoaic-answer\">\n                Les plateformes de stockage cloud comme Google Drive ou SharePoint peuvent constituer une bonne base, \u00e0 condition que vos droits d&rsquo;acc\u00e8s, structures de dossiers et r\u00e8gles d&rsquo;archivage soient g\u00e9r\u00e9s de mani\u00e8re coh\u00e9rente. L&rsquo;inconv\u00e9nient est que ces outils offrent moins de fonctionnalit\u00e9s sp\u00e9cialis\u00e9es en gestion documentaire, comme la liaison automatique aux dossiers, la gestion des versions ou les journaux d&rsquo;audit d\u00e9taill\u00e9s. Un DMS d\u00e9di\u00e9 offre plus de contr\u00f4le et de structure, ce qui fait une diff\u00e9rence significative, notamment pour les grandes \u00e9quipes ou les dossiers complexes, dans la protection de votre archive num\u00e9rique lors des changements de personnel.            <\/p>\n        <\/div>\n        <\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ce qui arrive \u00e0 vos archives num\u00e9riques lorsqu&rsquo;un collaborateur quitte l&rsquo;entreprise, et comment bien g\u00e9rer cette situation.<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":14677,"template":"","categories":[56],"tags":[],"class_list":["post-14696","artikelen","type-artikelen","status-publish","has-post-thumbnail","category-non-categorise"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v28.8 - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-wordpress\/ -->\n<title>Que se passe-t-il avec votre archive num\u00e9rique lorsqu&#039;un employ\u00e9 quitte l&#039;entreprise ? - COMAX<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Prot\u00e9ger votre archive num\u00e9rique lors des changements de personnel ? 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