Electriciteitswerken Nuyts, een familiebedrijf met meer dan 50 jaar ervaring, staat bekend als dé partner voor al uw elektriciteitsbehoeften en bouwprojecten. Onder leiding van Jo Nuyts, één van de zaakvoerders die ook Kempische bordenbouw en twee andere vennootschappen runt, biedt het bedrijf uitgebreide diensten aan, variërend van totaalprojecten tot energie-efficiëntie en elektrisch onderhoud. Met een indrukwekkend team van 80 medewerkers streeft Electriciteitswerken Nuyts naar constante innovatie en efficiëntie. Een belangrijke stap in deze richting was de implementatie van de COMAX flow oplossingen die hun facturatieproces van aankoopfacturen volledig automatiseert.
Het digitaliseren van het aankoopproces en het efficiënt beheren van de jaarlijkse 8000 facturen bij Electriciteitswerken Nuyts en 5000 facturen bij Kempische bordenbouw was een hele uitdaging. “Het handmatig verwerken van facturen was een tijdrovende en kostbare klus dat de inzet van twee medewerkers vroeg. We zochten dan ook naar een manier om dit proces efficiënter aan te pakken.” vertelt Jo Nuyts.
Door een aanbeveling van hun accountant kwam Jo Nuyts in contact met COMAX. Na een demo van de COMAX-oplossingen werd snel besloten om over te stappen naar COMAX flow, een combinatie van drie softwaretools: COMAX mailbox, COMAX split & merge, en COMAX ubl die de volledige workflow van facturatie automatiseert.
COMAX mailbox geeft overzicht en leest automatisch uit: “Deze tool leest automatisch onze verschillende mailboxen uit en archiveert de aankoopfacturen in een specifieke folder op onze server. Hierdoor is het handmatige werk aanzienlijk verminderd en kunnen we documenten snel en overzichtelijk raadplegen. Via een handig dashboard zie je meteen welke facturen er klaarstaan. ” legt Nuyts uit.
COMAX split & merg splitst en voegt efficiënt pdf-facturen samen: Met deze oplossing worden pdf-facturen nauwkeurig gesplit en samengevoegd, zodat ze correct verder verwerkt kunnen worden. “We kunnen alle ontvangen documenten vlot in bulk verwerken zonder ernaar te hoeven kijken. Dit maakt het systeem uiterst betrouwbaar,” zegt Nuyts. “De OCR-tekstherkenning van COMAX split & merge zorgt er ook voor dat pdf-facturen snel teruggevonden kunnen worden op inhoud, wat de efficiëntie verder verhoogt.”
COMAX ubl zet automatisch om en integreert rechtstreeks met boekhoudsoftware: “Deze tool zet de pdf-facturen automatisch om naar een UBL-formaat en stuurt deze door naar onze boekhoudsoftware. Het voordeel hiervan is dat de UBL-factuur altijd gekoppeld is aan de pdf-factuur, waardoor je makkelijk het document kan bekijken.” aldus Nuyts. “En dankzij de integratie staan facturen snel en efficiënt klaar voor verdere verwerking in de boekhoudsoftware.”
De implementatie van COMAX flow bracht aanzienlijke voordelen met zich mee. Jo Nuyts merkt op: “Waar we vroeger twee mensen nodig hadden om dit proces uit te voeren, is nu nog maar één persoon nodig dankzij de automatisering met COMAX flow. Dit heeft er niet alleen voor gezorgd dat we ons personeel veel efficiënter kunnen inzetten, maar ook dat we digitaal en overzichtelijk kunnen werken. Alle documenten worden digitaal opgeslagen en zijn eenvoudig terug te vinden dankzij de OCR-tekstherkenning.”
Jo Nuyts vertelt nog verder over de samenwerking met COMAX “De samenwerking verloopt uitstekend. Bij vragen is er een snelle en hele goede response van hun supportteam. En er wordt altijd meegedacht op maat van de klant. Zeker een aanbeveling waard!”
De samenwerking tussen Electriciteitswerken Nuyts en COMAX toont aan hoe digitalisering en automatisering de efficiëntie van bedrijfsprocessen aanzienlijk kunnen verhogen. Met COMAX flow bespaart Electriciteitswerken Nuyts niet alleen tijd en geld, maar verbetert het ook de nauwkeurigheid en toegankelijkheid van hun facturatieproces.
Benieuwd naar de oplossingen van COMAX en hoe ze uw bedrijf kunnen helpen?
Contacteer ons dan zeker voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.