Ook in de juridische sector zit de digitalisering in een stroomversnelling. Zo kan er nu via DPA Deposit en E-Deposit stukkenbundels vlot digitaal neergelegd worden. Het ritje naar de rechtbank spaart u al mooi uit. Maar hoe zit het met de bewerkingen van deze documenten vooraf? Digitaliseer hier ook maximaal en ervaar zo een enorme tijd- en kostenbesparing. Wij geven graag 3 effectieve tips mee voor het digitaal bewerken, benoemen en samenstellen van stukkenbundels.
Astuce 1 : Gardez-le à l’écran
Tegenwoordig komen de meeste documenten reeds digitaal binnen. Denk maar aan e-mails, foto’s of bijlagen in Pdf, Word of Excel die digitaal ter beschikking worden gesteld. Te vaak gebeurt het dat deze toch in een papieren versie eindigen. Ze worden afgedrukt omdat er opmerkingen aan toegevoegd moeten worden, of ze worden geplooid en beplakt met post-its, of op de scanner gelegd omdat er enkel één bepaald stuk uit het document zichtbaar mag zijn.
Gardez-le efficace et Gardez-le à l’écran. De cette façon, vous évitez de nombreuses actions manuelles qui ne font que vous faire perdre du temps. Avec le bon logiciel, toutes sortes de documents (pdf, jpg, e-mail, Word, etc.) peuvent être édités, recadrés et compilés numériquement très rapidement. De cette façon, vous évitez les documents papier et travaillez entièrement numériquement.
Astuce 2 : Assurez-vous que le texte caché dans le PDF est réellement caché.
Gevoelige tekst in een pdf-bestand wordt soms verborgen vooraleer het document verzonden wordt naar een derde partij. Vaak wordt deze tekst gemaskeerd door er een donkere balk over te plaatsen. Belangrijk is hier om er zeker van te zijn dat dit op een juiste manier gebeurt zodat de gevoelige tekst wel daadwerkelijk verborgen is. Zo moet de tekstlaag erachter ook effectief mee verborgen zijn.
Faites le test !
Kopieer de tekst in de pdf waar er een gedeelte van verborgen is. Plak deze vervolgens in een Word-bestand. Is de verborgen tekst niet mee overgenomen in het Word document? Dan is de tekst in de pdf op de juiste manier gemaskeerd.
Astuce 3 : Nommez et annotez automatiquement les documents
Door digitaal te werken creëert u mogelijkheden om vele tijdrovende handelingen bij het bewerken en samenstellen van stukkenbundels te automatiseren. Denk maar aan het automatisch benoemen van verschillende stukken/documenten die samengebracht worden uit verschillende locaties. Of aan de juiste stukken/sub-stukken die automatisch geannoteerd en genummerd worden, een automatische interactieve inhoudsopgave aangepast in uw eigen huisstijl en veel meer. Hoe meer handelingen u kunt automatiseren, hoe meer tijd u wint bij het bewerken en samenstellen van stukkenbundels en hoe efficiënter u te werk gaat.
Complétez le flux numérique
Digitaal neerleggen spaart u de weg naar de rechtbanken uit en vergemakkelijkt het thuiswerken. Maar indien het samenstellen en bewerken van deze stukken nog hoofdzakelijk vertrekt vanuit papieren documenten wordt het digitaal neerleggen eerder een nadeel dan een voordeel. Een praktische software tool laat u toe om elektronisch verkregen documenten digitaal op een juiste manier te bewerken en samen te stellen. Zo vervolledigt u in één beweging de digitale flow van het samenstellen tot het neerleggen bij E-deposit.
Comax se fera un plaisir de vous aider dans la compilation numérique simple et correcte de liasses de documents.
Contactez-nous ici pour plus d’informations
Lisez la référence pour Comax de Rosita Moerkens ici – Astrea Advocaten
.png)
