De moderne dossierbeheerder moet van veel markten thuis zijn. Dossiers verwerken, klanten opvolgen, advies geven, deadlines bewaken, wetgeving volgen en ondertussen ook nog inspelen op steeds hogere verwachtingen van klanten. Jarenlang was dit vanzelfsprekend. Maar naarmate het takenpakket blijft groeien, stellen steeds meer accountancykantoren zich de vraag of dit model nog wel de meest efficiënte aanpak is.
Want niet elke medewerker blinkt uit in dezelfde taken. Wat als meer efficiëntie niet schuilt in harder werken, maar in een slimme inzet van talenten?
Efficiëntie zit niet altijd in sneller werken
Wanneer medewerkers zich kunnen focussen op taken die perfect aansluiten bij hun talenten, verlopen die vaak sneller, vlotter en met minder inspanning. Het omgekeerde geldt ook. Taken die veel concentratie, voorbereiding of energie vragen bij de ene medewerker, verlopen bij een andere collega vaak bijna vanzelf. Niet omdat die harder werkt, maar omdat de taak beter aansluit bij zijn of haar sterktes.
Dat gevoel wordt ook bevestigd door onderzoek. Gallup onderzocht de impact van werken vanuit talenten. Volgens hun onderzoek zijn medewerkers die dagelijks hun sterktes kunnen inzetten 8% productiever, 15% minder geneigd om hun werkgever te verlaten en zelfs zes keer meer betrokken bij hun werk. Bron: [news.gallup.com], [nj.gov]
Daardoor ontstaat een interessante gedachte. Misschien ligt efficiëntiewinst niet uitsluitend in automatisering, extra medewerkers of strakkere processen. Misschien ontstaat een deel van die efficiëntiewinst vanzelf wanneer mensen meer kunnen focussen op de taken waarin ze echt sterk zijn.
“Volgens Gallup zijn medewerkers die dagelijks hun sterktes kunnen inzetten 8% productiever, 15% minder geneigd om hun werkgever te verlaten en zelfs zes keer meer betrokken bij hun werk.”
Wat betekent dat voor accountancykantoren?
Veel kantoren zijn georganiseerd rond de allround dossierbeheerder. Dat model heeft jarenlang uitstekend gewerkt. Tegelijk zien we vandaag dat medewerkers vaak verschillende voorkeuren en sterktes hebben.
Sommige dossierbeheerders halen energie uit klantencontacten. Ze bouwen vlot relaties op, geven graag advies en voelen snel aan wat een klant nodig heeft. Andere medewerkers excelleren net in analyse, dossierverwerking en het bewaken van kwaliteit. Ze werken gestructureerd, zien sneller afwijkingen en zorgen ervoor dat dossiers technisch correct afgewerkt worden.
Dat hoeft geen probleem te zijn. Integendeel. Het biedt kantoren de kans om na te denken over een organisatie waarin talenten bewuster worden ingezet en medewerkers meer tijd kunnen besteden aan de taken waarin ze het meeste waarde creëren.
Een vraag die steeds relevanter wordt
De verwachtingen van klanten blijven toenemen. Regelgeving wordt complexer. Tegelijk wordt het aantrekken en behouden van ervaren medewerkers steeds uitdagender.
Dat maakt de vraag relevanter dan ooit. Moeten we blijven vertrekken vanuit één profiel dat alles doet? Of kunnen kantoren sterker worden door talenten bewuster in te zetten en rollen duidelijker af te bakenen?
Een pasklaar antwoord bestaat niet. Maar het is wel een gesprek dat steeds meer kantoren voeren.
Praat mee op het ITAA Congres
Op 12 november organiseren we tijdens het ITAA Congres een interactieve brainstormsessie rond deze vraag. Geen presentatie met pasklare antwoorden, maar een open uitwisseling over specialisatie, rolverdeling, klantentevredenheid en efficiëntie binnen het moderne accountancykantoor.
Want misschien ligt de volgende stap naar een efficiënter kantoor niet in harder werken of meer software maar wel in het slimmer inzetten van de talenten die vandaag al aanwezig zijn.
