ION versnelt de verwerking van overheidscommunicatie met COMAX ebox

ION is een vooruitstrevende projectontwikkelaar en vastgoedinvesteerder, bekend om hun innovatieve aanpak en sterke groei. Maar achter die groei schuilt ook een grote administratieve uitdaging: met meer dan 130 vennootschappen verwerkt ION dagelijks een constante stroom aan overheidsberichten via e-Box Enterprise en MyMinfin. Dankzij COMAX ebox kon het bedrijf die complexiteit omzetten in eenvoud en efficiëntie.

Griet T’Jollyn, Tax & Accounting Manager bij ION, vertelt hoe de overstap naar COMAX ebox een wereld van verschil heeft gemaakt.

De zoektocht naar een efficiënte oplossing

“Eigenlijk zijn we binnen ION een soort mini-boekhoudkantoor,” vertelt Griet T’Jollyn. Met haar team beheert ze de financiële stromen van meer dan 130 vennootschappen. “Het ophalen en verdelen van alle e-box Enterprise-berichten was bijzonder tijdrovend: telkens opnieuw inloggen via Itsme, documenten downloaden en soms zelfs nog eens van website wisselen wanneer het om een MyMinfin-bericht ging.”

Voorheen werd het ophalen van berichten verdeeld onder de accountants van ION. Elke accountant beheerde de e-Box van zijn eigen vennootschappen. Toch kwamen alle meldingen uiteindelijk bij Griet terecht. “Alles werd gecentraliseerd in mijn mailbox en ik moest dan nog dispatchen naar de juiste collega. Zeker in drukke periodes, zoals wanneer de BTW-uittreksels allemaal binnenkwamen, was dat enorm belastend,” gaat Griet verder. “Voor ons was het duidelijk dat dit proces slimmer kon.”

Documenten meteen bij de juiste persoon

Met de implementatie van COMAX ebox veranderde dat proces ingrijpend.

“Het voordeel is dat we automatisch een notificatiemail krijgen waarmee we meteen kunnen doorklikken naar het document. Alle berichten uit e-box Enterprise én MyMinfin worden namelijk automatisch opgeslagen in onze eigen mappenstructuur, en dit per vennootschap. Dankzij het gebruiksvriendelijke dashboard hebben we alles onmiddellijk ter beschikking. Dat is veel makkelijker werken,” zegt Griet.

Dankzij deze automatisatie zijn er geen onnodige omwegen meer en komt elk document automatisch bij de verantwoordelijke terecht. Voor Griet persoonlijk betekent dat een duidelijke tijdwinst, omdat ze niet langer hoeft in te loggen en alle meldingen handmatig hoeft te verdelen.

Vlotte samenwerking en snelle support

Ook over de samenwerking met COMAX is ION zeer positief. “Er wordt snel gereageerd. Wanneer er een probleem was, nam de support het meteen op en kregen we snel een oplossing. Ook bij het instellen en het toewijzen van rollen werden we uitstekend begeleid. De klantenservice is vlot, efficiënt en behulpzaam,” benadrukt Griet.

Een aanrader voor bedrijven met veel vennootschappen

Voor een organisatie als ION, met tientallen vennootschappen en evenveel e-boxen, levert COMAX ebox een duidelijke meerwaarde. Griet besluit:“Als je veel e-box inboxen hebt, is COMAX ebox écht een heel goede tool om sneller en efficiënter te werken.”

Ook benieuwd wat COMAX voor jouw organisatie kan betekenen?

Plan vandaag nog een vrijblijvend gesprek met ons in.