Vanaf 1 januari 2026 verandert er heel wat voor Belgische bedrijven die factureren aan andere ondernemingen. Het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025 bevestigt de verplichte overstap naar gestructureerd elektronisch factureren (e-facturatie) voor alle B2B-transacties. Dit betekent dat klassieke pdf’s of papieren facturen niet langer volstaan: facturen moeten worden opgemaakt én uitgewisseld in een gestructureerd, machine-leesbaar formaat.
Het Koninklijk Besluit concretiseert hiermee de wet van 6 februari 2024 en de Europese ViDA-richtlijn. De bedoeling? Administratieve lasten verlagen, fouten beperken en btw-fraude efficiënter bestrijden.
De nieuwe verplichting in het kort
- Verplichte B2B e-facturatie: Vanaf 2026 moeten alle Belgische btw-plichtigen bij transacties tussen bedrijven elektronische facturen uitreiken die voldoen aan de Europese norm EN 16931.
- Peppol als standaard: België kiest, net zoals veel andere Europese landen, voor het Peppol BIS-formaat (UBL-formaat), verstuurd via het Peppol-netwerk. Dit netwerk zorgt voor veilige, gestandaardiseerde en vlotte uitwisseling van facturen tussen bedrijven.
- Automatisering als doel: De overstap naar e-facturatie heeft niet enkel digitalisering als doel maar ook automatisering. Dankzij het gestructureerd UBL-formaat kunnen e-factureren automatisch verwerkt worden in boekhoud- en ERP-systemen. Hierdoor worden de manuele handelingen tot een minimum beperkt met tijdwinst en foutenvermindering tot gevolg.
Wat zijn de sancties bij niet-naleving?
Ondernemingen die niet tijdig omschakelen, lopen stevige risico’s. Het Koninklijk Besluit voorziet in fiscale boetes die oplopen bij herhaling:
- €1.500 bij een eerste overtreding
- €3.000 bij een tweede overtreding
- €5.000 bij elke daaropvolgende overtreding
Er is een overgangsperiode: een tweede of volgende overtreding kan pas wordt pas geregistreerd als die minstens drie maanden na de vorige overtreding wordt vastgesteld. Dit geeft bedrijven de kans om zich na een eerste boete in regel te stellen voordat een zwaardere boete volgt.
Bovendien kunnen bijkomende boetes volgen bij laattijdige uitreiking, technische fouten in de facturen of het niet voldoen aan de wettelijke vereisten (zoals het juiste formaat, de juiste gegevens, enz.). Deze boetes zijn gebaseerd op bestaande regels voor factuurinbreuken en kunnen variëren afhankelijk van de ernst en aard van de overtreding.
6 Tips om boetes te vermijden
- Start op tijd, vermijd last minute stress
De overstap naar e-facturatie vraagt voorbereiding. Door nu al te starten, spreid je de workload, vermijd je fouten en kan je je systemen uitgebreid testen. - Breng je huidig facturatieproces in kaart
Kijk hoe je vandaag factureert, verstuurt en ontvangt. Controleer of je huidige software en processen al elektronische facturen ondersteunen volgens de Europese normen. - Kies een betrouwbare softwarepartner
Niet elke tool ondersteunt Peppol of integreert naadloos met je bestaande boekhoudpakket. Controleer goed of je software conform Peppol BIS werkt én schaalbaar is naar de toekomst. - Informeer en train je medewerkers
Techniek alleen volstaat niet: je medewerkers moeten begrijpen hoe e-facturatie werkt. Organiseer korte opleidingen of interne demo’s zodat iedereen mee is. - Communiceer met klanten en leveranciers
E-facturatie werkt pas echt efficiënt als ook je partners klaar zijn. Communiceer tijdig, deel praktische informatie en bied ondersteuning waar nodig. - Of bel gewoon COMAX 😊
Wij helpen je graag verder met de overstap naar Peppol, zonder stress en zonder boetes.
Wist-je-datje: geniet van een fiscaal voordeel
Voor bepaalde vennootschappen, zelfstandigen en vrije beroepers kan je genieten van een fiscale aftrek van 120% voor je investering in Peppol-software. Informeer bij je boekhouder naar de voorwaarden en de correcte verwerking in je aangifte.
COMAX peppol: klaar voor 2026 en daarna
Bij COMAX weten we dat deze omschakeling niet alleen een wettelijke verplichting is, maar ook een kans om je administratie future proof te maken. Met COMAX peppol ben je verzekerd van:
- Een onafhankelijke aansluiting op het Peppol-netwerk
- Naadloze integratie met je bestaande boekhoud- en facturatiesoftware
- Een betrouwbare en veilige verwerking van inkomende en uitgaande facturen
- Een op-maat oplossing die afgestemd is op jouw behoefte (denk bv aan een automatische goedkeuringsflow voor inkomende facturen vóór ze in de boekhouding terecht komen)
- Real-time statusupdates via een handige dashboard waardoor je alle facturen eenvoudig kunt opvolgen
Zo hoef jij je geen zorgen te maken over boetes, maar profiteer je van een efficiënter facturatieproces.
Meer weten? Ontdek hier alle functionaliteiten van COMAX peppol en zet vandaag nog de stap richting 2026.
.png)
