Le « hot topic » du moment : le climat. Partout et tout le monde en parle. Ceux qui le peuvent, essaient de contribuer dans la mesure du possible. On commence à recycler un peu mieux. D’autres laissent la voiture plus sur le côté pour le vélo. Ou essaie de cuisiner sans viande un peu plus souvent. Mais qu’en est-il dans les affaires ? Comment pouvez-vous apporter votre contribution à l’environnement avec votre entreprise ? Ajouter « Réfléchissez avant d’imprimer » dans la carte de visite de l’e-mail, c’est bien, mais certainement pas tout. Nous sommes heureux de vous montrer quelques étapes que vous pouvez prendre avec votre entreprise afin que vous contribuiez également à l’environnement de cette manière. Dans le même temps, vous pouvez réduire considérablement vos coûts et déployer votre personnel plus efficacement. Sympa gagnant-gagnant, non ? Découvrez nos conseils pour une entreprise durable.
Comment pouvez-vous faire des affaires de manière durable en tant qu’entreprise ?
Les méthodes de travail actuelles n’ont pas besoin d’être radicalement adaptées.
Cela peut sembler un processus difficile de loin, mais les méthodes de travail actuelles n’ont pas besoin d’être radicalement ajustées. Quelques petits gestes simples vous feront toute la différence. Pensez simplement à l’achat de matériel de bureau écologique (papier d’impression, stylos, etc.). Ne regardez pas aveuglément le prix d’achat, il est souvent rentabilisé rapidement. Éteignez également les appareils et l’éclairage qui ne sont pas utilisés. Pensez aux ordinateurs qui continuent de fonctionner la nuit lorsque personne ne travaille ou aux lumières qui restent allumées lorsqu’ils partent. Stimulez l’impression recto/verso. Augmentez également les possibilités de recyclage au sein de l’entreprise en mettant à disposition plusieurs poubelles.
Pour ceux qui veulent encore aller plus loin, nous recommandons de faire les premiers pas vers un bureau sans papier et une transformation numérique.
Paperless / paperless office, le lieu de travail du futur
Vous profiterez non seulement d’une belle économie sur les coûts de papier et d’encre, mais aussi d’une économie d’espace physique et d’un bureau plus bien rangé.
Les entreprises traitent beaucoup de papier sur une base annuelle. L’étude Viadesk sur le travail sans papier en 2018 montre que les Belges impriment 17,1 pages par jour. Les bureaux avec des piles de papiers et des classeurs débordants sont donc toujours à l’ordre du jour dans de nombreux lieux de travail. Les e-mails ou les documents qui s’impriment automatiquement ou comme d’habitude sont souvent superflus. Efforcez-vous de changer cette habitude. Vous profiterez non seulement d’une belle économie sur les coûts de papier et d’encre, mais aussi d’une économie d’espace physique et d’un bureau plus bien rangé.
Quelle est la meilleure façon de s’y prendre ?
Passez à une archive numérique. C’est plus facile que vous ne le pensez. Réfléchissez bien à la structure de dossiers souhaitée afin que tout puisse être trouvé rapidement et facilement. Assurez-vous de ne pas transférer l’encombrement de vos archives actuelles vers vos archives numériques. Imposez également cette structure de dossiers à tous les employés afin qu’il n’y ait pas de prolifération. Cela peut facilement se faire via une solution logicielle simple qui suggère automatiquement certaines métadonnées via une fenêtre contextuelle (par exemple, client par adresse e-mail, reconnaissance du numéro de fichier à partir de l’objet,…). De cette façon, tout le monde peut respecter la nouvelle structure des dossiers.
Gardez une trace des documents que vous recevez déjà sous forme numérique dans vos archives numériques. Les documents importants que vous conservez encore en version imprimée peuvent être numérisés par numérisation et ainsi stockés ultérieurement. Astuce, si possible, enregistrez vos documents au format PDF. Il s’agit d’un type de fichier répandu qui peut être lu par presque tous les programmes.
Informez les fournisseurs et les clients externes que vous souhaitez recevoir vos documents uniquement sous forme numérique. Montrez-vous l’exemple et n’envoyez vos propres factures à vos clients que par voie numérique.
Transformation numérique
La transformation digitale n’est plus un choix, elle est devenue incontournable !
Qu’entend-on exactement par transformation numérique ? Il s’agit d’une transformation d’entreprise où les processus et activités d’affaires actuels, grâce aux technologies numériques, sont convertis en processus d’affaires et d’administration numériques dans une optique d’optimisation. Il suffit de penser à un logiciel qui archive automatiquement et systématiquement toutes sortes de documents et d’e-mails dans votre structure de dossiers numériques. Ou une solution qui convertit certaines actions manuelles actuelles en un flux de travail numérique automatique comme la création et la vérification de tâches, l’envoi d’e-mails, l’enrichissement de bases de données, la fusion de documents,….
Avec une transformation numérique, vous pouvez non seulement utiliser votre personnel beaucoup plus efficacement grâce à un gain de temps appréciable, mais vous économisez également diverses ressources qui réduisent vos émissions de CO² au bureau. La transformation digitale n’est plus un choix, elle est devenue incontournable !
Passez en revue vos processus de traitement de l’information
Fournissez les synchronisations automatiques nécessaires entre vos progiciels et appareils actuels. De cette façon, toutes les informations sont toujours à jour, vous n’avez plus besoin de documents papier et vous avez toujours toutes les informations à portée de main numériquement à tout moment.
Pourquoi investir dans l’engagement social ?
Si vous passez au numérique, vous vous assurez que les connaissances peuvent être échangées plus facilement et plus rapidement. Les documents sont numériques et disponibles à distance et pour tout le monde en un seul endroit central.
Vos coûts standard seront considérablement réduits
Moins de papier entraîne moins d’impressions inutiles. Donc, moins d’utilisation d’encre et moins de production de papier, ce qui sauve plus d’arbres. Pensez également à l’espace d’archivage qui réduit une pièce et peut être utilisé à d’autres fins. Peut-être pouvez-vous changer votre imprimante actuelle pour un modèle plus petit ?
Valeur de votre entreprise
De nos jours, de plus en plus d’attention est accordée à la valeur qu’une entreprise apporte à un monde meilleur. Cela ne fera qu’augmenter à l’avenir.
L’information devient plus accessible
Si vous passez au numérique, vous vous assurez que les connaissances peuvent être échangées plus facilement et plus rapidement. Les documents sont numériques et disponibles à distance et pour tout le monde en un seul endroit central. Cela favorise non seulement l’efficacité, la précision et la productivité, mais permet également d’économiser beaucoup d’efforts supplémentaires pour le travail à domicile. Les employés peuvent ainsi travailler indépendamment du temps et du lieu à tout moment.
Bien rangé, c’est soigné
Il va sans dire que le travail sans papier offre de nombreux avantages en termes d’archivage. L’espace d’archivage diminue beaucoup et en termes de bureau, nous pouvons enfin tendre vers une « politique de bureau propre ». D’ailleurs, saviez-vous que la majorité d’entre eux ont moins de mal à jeter les documents numériques que les documents papier ? Donc, bien rangé est soigné.
Sauvegarde
En cas d’incendie ou de dégât des eaux, tous les documents papier représentent un grand danger. Avec une archive numérique, vous pouvez facilement et fréquemment effectuer une sauvegarde et la stocker sur un2e emplacement ou dans le cloud. De cette façon, tous les documents sont toujours sécurisés et vos informations importantes sont toujours à jour.
Marge d’erreur plus petite
L’erreur est humaine et tout le monde fait des erreurs. Parfois, une seule erreur peut avoir un impact important sur votre organisation. Lorsque les employés n’ont pas ou peu d’informations sur les données pertinentes, le risque d’erreurs augmente. En automatisant et en digitalisant vos processus administratifs, vous réduisez le risque d’erreur humaine.
Avantage concurrentiel
Si vous n’allez pas en ligne avec vos produits et services, vous n’êtes plus à jour avec votre entreprise. Rester immobile, c’est reculer. Faites preuve de créativité avec les technologies numériques pour augmenter votre efficacité et votre service client. Ceci tout en apportant votre contribution à l’environnement. Cela vous donne un grand avantage concurrentiel.
En bref, quels sont les principaux avantages de l’entrepreneuriat durable
- Les employés peuvent travailler indépendamment du temps et du lieu
- Les documents sont toujours à jour numériquement et disponibles à distance
- Réduction des coûts
- Augmentation de la productivité
- Bureau / bureau propre
- Marge d’erreur réduite
- Avantage concurrentiel accru
Portez un regard critique sur vos processus actuels et commencez petit. Chaque petit geste compte. Consultez COMAX et nous serons heureux de vous montrer comment vous pouvez apporter une contribution majeure à l’environnement grâce à une entreprise durable avec seulement quelques solutions simples. De cette façon, vous pouvez également faire les premiers pas vers la transformation numérique.
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