“Avec COMAX ubo, nous disposons enfin d’un outil qui nous aide à rendre le processus UBO non seulement plus rapide et plus efficace, mais aussi exempt d’erreurs. En tant que comptables, nous avons ainsi plus de temps et d’espace pour nous concentrer sur le conseil à nos clients, plutôt que sur la gestion de tâches administratives complexes. ”

Virginie Walraedt de United Accountants

La gestion des enregistrements UBO est devenue un défi croissant pour les comptables. La complexité des structures d’entreprise, l’évolution constante de la législation et la nécessité de respecter des délais différents ne facilitent pas ce processus pour les comptables. Cela prend beaucoup de temps et nécessite de nombreuses actions manuelles. Pour ces raisons, plusieurs cabinets comptables se sont adressés à COMAX avec la demande d’une solution permettant de simplifier et d’automatiser ce processus. Pour répondre à ce besoin grandissant, COMAX a mis sur pied un groupe de travail composé de comptables. Ensemble, nous avons cartographié les points faibles et développé une solution qui répond parfaitement aux besoins spécifiques des comptables : COMAX ubo.

Dans cet article, nous abordons les principaux défis et les meilleures pratiques autour des enregistrements UBO et comment COMAX ubo fait la différence.

Les défis des enregistrements UBO

• Processus chronophage et nombreuses actions : La gestion des enregistrements UBO prend beaucoup de temps. De nombreuses étapes doivent être effectuées manuellement. Cela inclut la connexion plusieurs fois, la saisie plusieurs fois des numéros BCE et la collecte, la vérification et la mise à jour des données. Et ce sur un site web parfois lent et lourd. Jurgen Verhelst d’ABC Verhelst raconte « Il n’était pas rare que nous devions attendre longtemps pour que le système se charge enfin. Cela rend le processus non seulement chronophage, mais aussi très frustrant. ”
• Absence de procédures normalisées : De nombreux comptables travaillent encore avec des méthodes ad hoc, ce qui conduit à l’inefficacité et aux erreurs. Des comptables tels que Jochen Meylaers d’Imfabo notent que la méthode de travail traditionnelle, dans laquelle les données sont suivies et modifiées manuellement dans Excel, prend non seulement du temps, mais augmente également le risque d’erreurs.
• Modification de la législation et des délais : La nouvelle réglementation concernant les confirmations annuelles rend la gestion complexe. Alors qu’il y avait des délais fixes pour les enregistrements, la date de l’année précédente est maintenant utilisée comme référence. Chaque client a donc un délai différent, ce qui rend difficile la tenue d’un aperçu.
• Sessions de connexion multiples et saisie répétée des données : Pour reconfirmer, vous devez vous connecter plusieurs fois et saisir les mêmes informations plusieurs fois. Cela ne fonctionne pas efficacement. Katrien de Fiscalier le reconnaît également : « Nous avons dû nous connecter encore et encore, saisir les mêmes détails, et cela pour chaque client séparément. C’est une énorme perte de temps. ”
• Risque d’amendes : Les erreurs dans les enregistrements UBO peuvent entraîner de lourdes amendes pouvant aller jusqu’à 22 500 €. Cela augmente la pression sur les comptables pour s’assurer que les données sont complètes, exactes et à jour, une tâche souvent compliquée par les défis susmentionnés.

Bonnes pratiques

• Élaborez une procédure claire : Il est essentiel de disposer d’une procédure standardisée et claire pour (re)confirmer les registres UBO. Avec COMAX ubo, l’ensemble du processus se fait à partir de 1 tableau de bord clair, ce qui vous permet de mettre facilement en place un flux de travail rationalisé qui garantit qu’aucune étape n’est négligée. “ Le système nous donne un aperçu clair de toutes les échéances, ce qui nous permet de savoir exactement quand prendre des mesures. Cela nous permet de respecter facilement tous les délais pour nos inscriptions UBO », explique Véronique de VP Comptabilité.
• Collectez des données complètes et précises : Assurez-vous que toutes les données UBO sont complètes et exactes avant d’être enregistrées. COMAX UBO offre un endroit central où toutes les informations sont collectées et gérées automatiquement et clairement, ce qui réduit considérablement le risque d’erreurs. Vous disposez ainsi d’une vue actualisée de l’état, de la structure de contrôle et de l’échéance de tous vos mandats actifs via le tableau de bord.
• Restez attentif aux changements : La structure de l’actionnariat des entreprises peut changer régulièrement. Il est important de rester constamment à l’affût de ces changements et de les mettre à jour en temps opportun. Avec COMAX ubo, les modifications peuvent être facilement saisies grâce à un lien direct vers le bon fichier sur le site SPF.
• Assurez-vous d’avoir une documentation claire et correcte : La documentation est une partie importante des enregistrements UBO. COMAX ubo offre un tableau de bord convivial où toute la documentation par mandat peut être consultée ou facilement téléchargée.
• Communication avec les clients : Une bonne communication avec les clients est essentielle pour s’assurer qu’ils sont conscients de leurs obligations. COMAX ubo permet de tenir les clients informés des changements et de les guider tout au long du processus. « Nous pouvons désormais discuter des bonnes informations avec nos clients beaucoup plus rapidement et plus efficacement, ce qui rend notre travail beaucoup plus facile », déclare Dries Cannaerts de Cannaerts Accountants.
• Garder les délais réalisables : Le respect des délais est crucial pour éviter les amendes. COMAX UBO aide les comptables à cet égard en indiquant clairement tous les délais dans l’aperçu. Vous pouvez facilement filtrer les échéances les plus urgentes, puis les enregistrer en masse. De cette façon, vous ne manquerez plus jamais une échéance.

COMAX ubo : Issu de la pratique

En travaillant en étroite collaboration avec ce groupe de travail de comptables, nous avons pu développer l’outil COMAX ubo de manière à ce qu’il réponde autant que possible aux besoins et automatise le processus UBO autant que possible, vous faisant gagner du temps et évitant les erreurs.

• Tableau de bord pratique et toujours à jour : Le tableau de bord UBO de COMAX offre une vue d’ensemble claire de toutes les données ubo de vos mandats actifs. À partir de là, vous gérez l’ensemble du processus UBO et vous avez toujours une vue à jour de l’état, de la structure de contrôle et du délai. Vous gardez le contrôle.
• L’ensemble du processus UBO automatisé : Vous ne vous connectez qu’une seule fois et confirmez périodiquement tous les enregistrements UBO en masse.
• Facile à personnaliser : Avez-vous besoin d’ajuster quelque chose ? Pas de problème, via un lien direct vers le bon fichier sur le site du SPF Finances, vous pouvez le faire en une seule fois.
• Le délai en un coup d’œil : COMAX ubo affiche clairement les délais de reconfirmation. De cette façon, vous ne manquerez plus jamais une échéance.
• Flux de travail automatiques : Après la reconfirmation, le processus se poursuit automatiquement grâce à l’archivage automatique et à la connexion avec votre application de gestion (Admin-IS/Admin-Consult, Adsolut et AdminPulse) pour la mise à jour de l’onglet UBO, la vérification de la tâche et l’enregistrement du temps et des coûts.

Bien que les processus manuels et ad hoc fonctionnent, ils peuvent prendre du temps et être sujets à des erreurs. L’utilisation d’un logiciel spécialisé, tel que COMAX ubo, permet de rationaliser et d’automatiser ces processus, ce qui vous permet de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : fournir des conseils et un soutien précieux à vos clients.

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