De nombreuses entreprises ont déjà pris des mesures importantes en matière de numérisation. Mais est-ce le cas dans tous les secteurs ? En particulier dans les secteurs où l’administration joue un rôle important, il existe encore de nombreuses possibilités de numérisation et d’automatisation. Dans cet article, nous allons vous donner un bref aperçu et quelques avantages clés.
Les comptables sur le bateau numérique
Il n’y a pas si longtemps, les comptables devaient fouiller dans des piles de reçus papier et de factures remplies à la main. Pour chacun de leurs clients, environ quatre fois par an. L’image stéréotypée de la boîte à chaussures pleine de paperasse n’était même pas si éloignée de la vérité.
Heureusement, le secteur de la comptabilité a également connu une transformation numérique ces dernières années et la plupart des comptables ont mis le pied sur le bateau numérique. D’après une enquête récente, près de trois comptables sur quatre disposeraient de leur propre portail où les clients peuvent télécharger leurs factures numériquement.
Plus de 60 % des comptables déclarent guider activement leurs clients dans la digitalisation de leur administration. La récente crise du coronavirus a donné un coup de pouce supplémentaire à la transformation numérique.
Les principaux défis numériques pour les comptables
Malgré l’essor rapide du numérique chez les comptables, de nombreuses opportunités restent inexploitées :
- La digitalisation n’est que partiellement : Comme nous l’avons mentionné, de nombreux aides-comptables et comptables disposent d’un forfait qui permet aux clients d’envoyer leurs factures par voie numérique. Malheureusement, cela s’arrête souvent là. De nombreuses tâches et processus sont encore effectués manuellement, tandis que l’automatisation est également possible ici.
- Utilisation de différents forfaits : En moyenne, les comptables travaillent avec trois progiciels différents pour numériser leurs processus. Ces forfaits ne sont généralement pas liés les uns aux autres. Par conséquent, de nombreuses actions manuelles sont toujours nécessaires et il existe un risque de perte d’informations.
Qu’en est-il de la numérisation dans d’autres secteurs tels que la distribution, la construction et les transports ?
Dans de nombreuses entreprises, l’administration n’est pas encore digitale. Dans des secteurs tels que la distribution, la construction, les transports,… De nombreux documents sont traités manuellement. Pensez, par exemple, à remplir ou imprimer un bon de commande, un bon de livraison et une facture. Ensuite, ces documents doivent également être reliés entre eux puis classés dans une couverture. Le traitement et le stockage manuels de tous ces documents coûtent beaucoup de temps (et d’argent) aux entreprises. De plus, il y a un risque réel qu’un document se perde parfois.
Les avantages de la digitalisation pour les entreprises de ces secteurs
En se concentrant sur des outils numériques efficaces, les entreprises peuvent s’épargner beaucoup de temps et d’efforts. Les possibilités sont énormes :
- Mettez en place une archive numérique structurée , afin que chaque document puisse toujours être trouvé par tout le monde sur le contenu et à distance.
- Grâce à un outil de métadonnées dans Outlook et d’autres applications, vous permettez aux employés de créer facilement des archives numériques uniformes.
- Envoyez des factures par voie numérique, en joignant automatiquement la commande d’origine ou des bons de livraison signés.
- Créez automatiquement des UBL pour chaque facture et envoyez-les automatiquement au client et au comptable avec la facture.
- Ajoutez automatiquement de la publicité et de la promotion à votre facture au client.
- Archivez automatiquement les documents par code-barres ou par reconnaissance de mise en page, afin qu’ils soient placés rapidement et efficacement au bon endroit avec le numéro de référence ou le nom correct dans les archives numériques.
La numérisation en pratique chez Profshop
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Grâce aux solutions numériques de Comax, les employés de Profshop peuvent facilement numériser, envoyer, rechercher et gérer tous les bons de livraison et factures entrants et sortants. Cela leur fait gagner beaucoup de temps chaque jour et ne perd jamais un document.
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Conclusion
Dans de nombreuses entreprises, de nombreux processus peuvent encore être automatisés à l’aide de solutions numériques. Cela garantit non seulement une plus grande efficacité et une réduction des erreurs, mais aussi une belle réduction des coûts.
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