Le temps économisé par Comax Flow dans la réception et le traitement des factures signifie que je n’ai pas besoin d’embaucher du personnel supplémentaire.

Dans le cadre de notre processus de numérisation, j’ai commencé à chercher un moyen efficace de convertir les factures en fichiers UBL. C’est ainsi que je me suis rapidement retrouvé chez Comax. En raison des nombreux avantages qu’offrent leurs solutions, la décision de travailler avec Comax a été facile à prendre.

L’un des plus grands défis auxquels j’ai été confronté a été la numérisation de nos processus. J’ai dû choisir entre embaucher du personnel supplémentaire pour traiter et saisir les données ou automatiser ces processus. Ma préférence allait à la deuxième option.

Avec Comax Flow , nous avons considérablement amélioré notre flux de travail. Ce flux garantit que le client final peut tout livrer numériquement, très facilement et régulièrement . Les factures reçues sont automatiquement stockées localement dans notre propre structure de dossiers, traitées puis récupérées dans Octopus.

Comax Mailbox est le début de ce flux. Nous recevons tous les documents de nos clients via une boîte aux lettres unique reliée à notre bureau. La requête Comax fournit un aperçu pratique des documents reçus par fichier. À partir de là, nous pouvons immédiatement les consulter, les traiter et les transmettre. Le plus grand avantage est que nous pouvons traiter les factures en masse, même si elles ne sont pas livrées de manière optimale par nos clients finaux. Il s’agit d’une boîte à chaussures numérique que nous recevons. Avec Comax Split & Merge , nous pouvons rapidement diviser tous les documents (pdf, jpg,…) en fichiers séparés et les transférer vers Comax UBL à partir de là. Cela nous permet de convertir en douceur toutes les factures en fichiers UBL. Le gain de temps que ces solutions Comax Flow me permettent de gagner lors de la réception et du traitement des factures signifie que je n’ai pas besoin d’embaucher de personnel supplémentaire.

Un autre avantage de Comax est que le logiciel s’exécute localement sur notre PC, ce qui permet des temps de traitement nettement plus rapides par rapport aux solutions basées sur le cloud.

Nos clients finaux ont également bénéficié de cette numérisation. Même s’ils avaient l’habitude de travailler avec des factures papier, ils peuvent désormais livrer numériquement très facilement et sans aucun problème. C’est aussi simple que de scanner et d’appuyer sur le bouton d’envoi. Ils n’ont pas besoin de travailler numériquement avec certains logiciels. Les deux parties bénéficient ainsi de la commodité d’un fichier numérique sans que le client final ne perde le sommeil. Le client final n’a pas besoin de collecter toutes les données à chaque période de TVA et envoie tout régulièrement. Il est encore rare qu’ils aient perdu des factures ou qu’ils doivent les rechercher. De cette façon, mes clients entrent inconsciemment dans l’histoire numérique sans avoir besoin de certaines connaissances ou de l’achat de certains logiciels.

Ma coopération avec Comax est extrêmement positive. L’équipe de Comax est très accessible et répond rapidement aux questions ou aux problèmes. Je suis très satisfait de leur service et de la façon dont leur logiciel a amélioré nos processus. En ce qui me concerne, Comax est l’acteur de la reconnaissance des factures UBL et le partenaire pour amener les clients finaux, qui ne sont pas orientés vers le numérique, à embarquer dans l’histoire numérique sans avoir à facturer des coûts élevés.