« Avec Comax, nous avons non seulement automatisé les tâches répétitives, mais nous avons également rendu le contenu du travail de nos employés beaucoup plus difficile. »

Comax en pratique chez Peeters-Govers : la numérisation fait place à un travail plus passionnant et stimulant

Dans un monde où l’efficacité et la numérisation sont cruciales, Groep Peeters-Govers, une entreprise familiale de premier plan, a choisi Comax comme partenaire permanent dans la numérisation de ses processus administratifs. Peeters-Govers est devenu un nom établi à la fois dans les activités B2B dans l’alimentation et dans plusieurs entreprises du commerce de détail. Avec leur grossiste Délidis, ils fournissent quotidiennement des pommes de terre fraîches, des légumes, des fruits et de la viande à l’horeca, aux supermarchés, aux écoles, aux hôpitaux et à d’autres clients B2B. Avec ses 15 supermarchés Albert Heijn, elle est le plus grand franchisé Albert Heijn de Belgique.

Nous nous sommes entretenus avec Daisy Oostvogels, comptable en chef chez Peeters-Govers, pour découvrir comment Comax a numérisé ses processus administratifs et comment cela a créé de l’espace pour un travail plus engageant et plus stimulant.

« Avec Comax, nous avons non seulement automatisé les tâches répétitives, mais nous avons également rendu le contenu du travail de nos employés beaucoup plus difficile. La réflexion est désormais centrale et nous pouvons nous concentrer pleinement sur la réservation et le traitement des factures.          

 

 

 

Peeters-Govers a découvert Comax grâce à Ruth Boel de la société Annexe. En tant que chef de projet de leur progiciel de comptabilité Venice et partenaire de Comax, elle les a mis en contact. Après une démonstration des différentes solutions Comax, il est immédiatement apparu que Comax avait de nombreuses possibilités de numérisation et d’automatisation à offrir au groupe Peeters-Govers en pleine croissance.

 

L’automatisation du processus d’achat change la donne

Peeters-Govers était à la recherche d’une solution pour numériser le processus d’achat. Daisy explique que le  L’outil Comax Split & Merge a immédiatement attiré leur attention : « Avec Comax, nous pouvons rapidement et correctement diviser un document PDF avec plusieurs factures en plusieurs factures différentes à comptabiliser. Ce fut notre première révélation.  Nous avons une boîte aux lettres distincte pour chaque entreprise, il y en a donc une trentaine », explique Daisy Oostvogels. « Auparavant, nous devions supprimer nous-mêmes tous les fichiers de toutes ces boîtes aux lettres et les placer manuellement dans le bon dossier. »

« La reconnaissance automatique des factures et l’intégration transparente avec le logiciel de comptabilité Venice ont changé la donne. Grâce à Comax, l’ensemble de ce processus est désormais automatisé, ce qui se traduit par une facilité d’utilisation et un gain de temps considérable .”

 

Impact sur le personnel et travail plus difficile

Le nombre d’employés est resté le même, mais l’implantation des outils Comax a considérablement modifié le contenu des tâches des employés. Daisy souligne : « La réflexion est maintenant centrale, et le défi du travail s’est déplacé vers la concentration sur la facture, la réservation et le traitement de la facture dans la comptabilité. Les employés ont désormais plus de temps pour se concentrer sur les tâches essentielles, telles que la vérification de la TVA, le rapprochement des réceptions de marchandises, ce qui ne profite qu’à la marge d’erreur. “

 

Modules Comax en action : Mailbox, Split & Merge, UBL, File et eBox

 

1. Un flux automatique pour le traitement des factures fournisseurs

• Comax Mailbox : Boîtes aux lettres vides et fichiers ordonnés.
  Avec Comax Mailbox Peeters-Govers a optimisé son flux de factures d’achat numériques pour 30 entreprises différentes. Alors que tous les documents d’achat étaient auparavant récupérés manuellement à partir de 30 boîtes aux lettres différentes, cela se fait désormais automatiquement. Les documents sont automatiquement récupérés et archivés dans les fichiers appropriés.

• Comax Split & Merge : Fractionnement et fusion faciles.
  L’étape suivante de leur flux de travail est la suivante Comax Split & Merge. Grâce à cette solution, ils divisent les documents reçus quotidiennement en fichiers distincts. “Parfois, nous recevons des fichiers PDF qui incluent plus d’une facture. Auparavant, nous devions imprimer un tel fichier et le numériser facture par facture », se souvient Oostvogels.Cependant, avec le module Split & Merge, nous pouvons diviser numériquement tous les fichiers et éventuellement même ajouter des pièces jointes ou des explications supplémentaires. Cela permet de gagner beaucoup de temps .”

• Comax UBL : Automatique conversion en UBL grâce à la reconnaissance des factures. *
  Après division et fusion, ils peuvent être L’outil Comax Split & Merge convertit immédiatement les factures au format UBL. Grâce à la reconnaissance des factures, les champs corrects tels que le nom du fournisseur, le numéro de facture, la date de la facture et les montants sont automatiquement reconnus et remplis. L’UBL est ensuite automatiquement lu dans le progiciel de comptabilité de Venise afin que l’entrée puisse être effectuée très rapidement.

 

2. Factures de vente transférées directement dans le progiciel de comptabilité

Peeters-Govers fait également confiance à Comax pour la comptabilisation de ses factures de vente, y compris les factures en espèces de 15 supermarchés Albert Heijn et les transactions de loto. “Les fichiers csv sont automatiquement lus par Comax et préparés pour être saisis dans le progiciel de comptabilité de Venise. Ce processus s’exécute entièrement en arrière-plan, sans aucune intervention manuelle .” Daisy Oostvogels souligne : « Comax nous a donné la liberté de nous concentrer sur le vrai travail, sachant que le flux quotidien de collecte, de traitement et de traitement des factures est géré sans faille en arrière-plan. »

 

3. Archivage efficace et structuré avec Comax File

De plus, ils utilisent le Outil Comax File. Grâce à cette solution, ils peuvent archiver des documents et des e-mails directement depuis toutes les applications Office (Outlook, Word, Excel, etc.) ainsi que des pages web de manière correcte et structurée dans leurs archives numériques. Tous les documents, e-mails et pièces jointes sont ainsi correctement placés dans leur structure de dossiers pour chaque entreprise : par an, par entreprise, par type de document et ce avec le nom et la méta-datation corrects.

 

4. E-Box Enterprise mails : téléchargés, archivés et transférés automatiquement

Le dernier ajout à leur arsenal, Comax eBox permet à Peeters-Govers d’automatiser le flux autour d’E-Box Enterprise. De cette façon, ils reçoivent automatiquement tous les documents et e-mails de leurs différents comptes E-box Enterprise et de MyMinfin Pro dans leur propre environnement sans avoir à se connecter manuellement.

Grâce à l’aperçu, ils peuvent très rapidement voir quels nouveaux documents ont été reçus par entreprise. Les documents qui nécessitent un traitement ultérieur, tels que les amendes de circulation, les factures, les documents de sécurité sociale, etc. sont immédiatement transmises automatiquement au bon collègue afin qu’il puisse continuer à travailler avec elle.

 

Des avantages à profusion

Daisy Oostvogels parle des avantages qu’ils tirent de leur travail avec les outils Comax. « Non seulement nous économisons du temps et de l’argent, mais nous avons également considérablement amélioré la précision de nos processus comptables. »

« Le plus grand avantage est l’automatisation, qui rend le processus de traitement de nos employés plus agréable et leur permet de se concentrer sur le vrai travail comptable. Le travail manuel et répétitif a été automatisé, et les employés peuvent désormais se concentrer sur des tâches plus difficiles et plus en phase avec les objectifs stratégiques de l’entreprise .”

 

Conseil aux PME : digitaliser et transformer

Daisy Oostvogels conclut par un conseil aux PME : «Passez en revue vos processus répétitifs et automatisez-les autant que possible. Cela vous permet de constituer un éventail de tâches plus stimulant pour vos employés, qui est également mieux adapté aux besoins de l’entreprise et de sa politique .”

 

Peeters-Govers et Comax prouvent que la transformation numérique est non seulement synonyme d’efficacité, mais qu’elle améliore également l’expérience des employés et la qualité du travail. Vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont la numérisation et l’automatisation peuvent faire la différence dans votre entreprise ?

* Comax UBL est une solution provisoire parfaite pour gagner du temps pour la facturation électronique, dans l’attente de la facturation électronique obligatoire via Peppol à partir du 1er janvier 2026. Comax se prépare à être un point d’accès officiel Peppol à partir du début de l’année 2025.  Vous trouverez plus d’informations ici.