« Grâce à COMAX flow, nous réalisons désormais le travail de deux personnes efficacement avec une seule personne. C’est un énorme gain de temps que nous pouvons consacrer à d’autres tâches plus précieuses.

Electricité Nuyts et COMAX : 50 % de gain de temps grâce à un processus de facturation automatisé avec COMAX flow

Electriciteitswerken Nuyts, une entreprise familiale avec plus de 50 ans d’expérience, est connue comme le partenaire pour tous vos besoins en électricité et vos projets de construction. Sous de Jo Nuyts, l’un des gérants qui dirige également Kempische bordenbouw et deux autres sociétés, offre à l’entrepriseDes services étendus, allant des projets globaux à l’efficacité énergétique et à la maintenance électrique. Avec une équipe impressionnante de 80 employés, Electriciteitswerken Nuyts s’efforce d’innover et d’être efficace en permanence. Une étape importante dans cette direction a été la mise en place des solutions de COMAX flow qui automatisent entièrement leur processus de facturation des factures d’achat.

L’enjeu : une facturation plus efficace pour 13 000 factures par an

La numérisation du processus d’achat et la gestion efficace des 8000 factures annuelles d’Electriciteitswerken Nuyts et des 5000 factures de Kempische bordenbouw étaient un véritable défi. « Le traitement manuel des factures était un travail long et coûteux qui nécessitait le déploiement de deux employés. Nous cherchions donc un moyen d’aborder ce processus plus efficacement », explique Jo Nuyts.

La solution : COMAX flow

Sur recommandation de leur comptable, Jo Nuyts a pris contact avec COMAX. Après une démo des solutions COMAX, il a rapidement été décidé de passer à COMAX flow, une combinaison de trois outils logiciels : COMAX mailbox, COMAX split & merge et COMAX ubl qui automatise l’ensemble du flux de facturation.

COMAX mailbox fournit un aperçu et lit automatiquement : « Cet outil lit automatiquement nos différentes boîtes électroniques et archive les factures d’achat dans un dossier spécifique sur notre serveur. Cela a permis de réduire considérablement le travail manuel et de consulter les documents rapidement et clairement. Grâce à un tableau de bord pratique, vous pouvez immédiatement voir quelles factures sont prêtes.  » explique Nuyts.

COMAX split & marrow divise et fusionne efficacement les factures PDF : avec cette solution, les factures PDF sont divisées et fusionnées avec précision, afin qu’elles puissent être traitées correctement. « Nous pouvons facilement traiter tous les documents reçus en masse sans avoir à les regarder. Cela rend le système extrêmement fiable », explique M. Nuyts. « La reconnaissance de texte OCR de COMAX split & merge garantit également que les factures PDF peuvent être rapidement récupérées par contenu, ce qui augmente encore l’efficacité. »

COMAX ubl convertit automatiquement et s’intègre directement au logiciel de comptabilité : « Cet outil convertit automatiquement les factures PDF au format UBL et les envoie à notre logiciel de comptabilité. L’avantage est que la facture UBL est toujours liée à la facture PDF, ce qui facilite la consultation du document », explique M. Nuyts. « Et grâce à l’intégration, les factures sont rapidement et efficacement prêtes à être traitées dans le logiciel de comptabilité. »

Les avantages

La mise en œuvre de COMAX flow a apporté des avantages significatifs. Jo Nuyts note : « Là où nous avions besoin de deux personnes pour effectuer ce processus, aujourd’hui, une seule personne est nécessaire grâce à l’automatisation avec COMAX flow. Cela nous a non seulement permis d’utiliser notre personnel de manière beaucoup plus efficace, mais aussi de travailler numériquement et clairement. Tous les documents sont stockés numériquement et sont faciles à retrouver grâce à la reconnaissance de texte OCR.

« Vaut vraiment la peine d’être recommandé ! »

Jo Nuyts poursuit en parlant de la collaboration avec COMAX : « La coopération est excellente. Si vous avez des questions, il y a une réponse rapide et très bonne de leur équipe d’assistance. Et ils réfléchissent toujours avec le client. Vaut vraiment la peine d’être recommandé !

Numérisation et automatisation

La collaboration entre Electriciteitswerken Nuyts et COMAX montre comment la numérisation et l’automatisation peuvent augmenter considérablement l’efficacité des processus commerciaux. Avec COMAX flow , Electriciteitswerken Nuyts économise non seulement du temps et de l’argent, mais améliore également la précision et l’accessibilité de son processus de facturation.

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