« Grâce aux solutions numériques de Comax, nous économisons maintenant une main-d’œuvre à temps plein. »

Van der Valk Hotel Beveren permet d’économiser des travailleurs à temps plein grâce aux outils numériques.

Van der Valk Hotel Beveren fait partie du groupe Van der Valk. L’hôtel quatre étoiles dispose de 196 chambres, de 4 restaurants différents, de salles de réunion, de salles de banquet et d’un vaste environnement de bien-être et de remise en forme.

« Vous pouvez également visiter nos salles d’évasion », explique Jurgen Van Den Branden, directeur financier de Van Der Valk Van der Valk Hotel Beveren. « Nous n’avons pas chômé pendant la période du coronavirus. Récemment, nous avons accueilli les premiers clients dans notre nouveau restaurant grill « Le Jardin ». Entièrement à l’épreuve du coronavirus et équipé d’un cinéma. De cette façon, nos clients peuvent profiter d’une soirée de cinéma, de football, du Tour de France ou des Jeux Olympiques dans le confort. Fin juillet, nous ouvrirons également notre nouvelle aile avec 63 chambres de luxe dont 11 suites.

L’administration complexe prend beaucoup de temps

Tenir l’administration et la comptabilité est un véritable défi pour un grand hôtel tel que le Van der Valk Hotel Beveren. Van Den Branden soupire profondément quand il y repense : « Il y a moins de deux ans, nous faisions tout manuellement : copier les factures, les classer, rechercher et lier les bons de commande et les factures, … Mais le suivi des factures d’achat et des fiches techniques était également un véritable défi. Beaucoup de temps a été perdu en recherche.

C’est pourquoi le Van der Valk Hotel Beveren a commencé à chercher un moyen de rendre son administration et sa comptabilité plus efficaces. C’est ainsi qu’ils se sont rapidement retrouvés avec les solutions numériques de Comax.

Solutions numériques à l’hôtel Van der Valk Beveren

Van der Valk Hotel Beveren était principalement à la recherche d’une solution qui faciliterait et accélérerait la consultation des factures, des bons de commande et d’autres documents. Ils ont choisi les outils numériques suivants de Comax :

• Impression Comax

Dès que Van der Valk Hotel Beveren reçoit une commande par e-mail, cet e-mail (y compris les pièces jointes) est enregistré au format PDF dans le dossier Comax préprogrammé sur simple pression d’un bouton. Pour ce faire, Comax gratte tous les écrans ouverts. Le logiciel recherche le numéro de commande concerné dans le système de commande dans lequel toutes les commandes sont enregistrées.

Via Comax Print , le bon de commande est alors automatiquement ajouté à la facture, ainsi que les conditions générales de vente et les éventuelles promotions commerciales. Le tout est ensuite automatiquement envoyé numériquement au client. Chaque facture est également archivée numériquement.

• Comax UBL

Avec Comax UBL, chaque facture d’achat et de vente est automatiquement convertie en un fichier UBL universel. Par exemple, les données de la facture d’achat peuvent être lues directement dans le progiciel de comptabilité de Van der Valk Hotel Beveren. De plus, grâce à Comax Ubl, chaque facture PDF sortante est également envoyée sous forme de fichier UBL.  Cela permet aux clients de traiter la facture plus rapidement, avec pour résultat positif qu’elle est également payée plus rapidement. Un double avantage pour le Van der Valk Hotel Beveren.

• Comax Split & Merge

Avec Comax Split & Merge, toutes sortes de documents (PDF, mails, JPG, Word, …) peuvent facilement être divisés en fichiers individuels ou fusionnés et convertis en PDF. Ceux-ci peuvent ensuite être stockés immédiatement dans leur explorateur ou leur système de gestion de documents. Grâce à la reconnaissance de texte (OCR), le contenu de chacun de ces documents peut être recherché. Cela rend la recherche de données et de documents très facile. « Nous l’utilisons également pour stocker numériquement les fiches techniques de nos installations et de nos appareils », explique Jurgen Van Den Branden. « De cette façon, en cas de pièce défectueuse, nous pouvons rapidement trouver les données correctes sur la pièce en question via une simple recherche dans nos archives numériques. »

« Un bon service avec des interventions rapides »

« La mise en œuvre des différents outils Comax s’est très bien déroulée », explique Jurgen Van Den Branden. Grâce aux interventions rapides de Comax, les quelques défauts ont également été résolus très rapidement. Le service après-vente est très bon et ils répondent toujours rapidement.

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