Telle est la question. À partir de 2025, toutes les institutions gouvernementales seront tenues de proposer leur communication numériquement via E-box Enterprise. En tant qu’entreprise, vous avez encore le choix pour le moment : acceptez-vous cette histoire numérique, préférez-vous conserver les versions papier ou optez-vous pour une combinaison des deux ? Dans tous les cas, les entreprises, en tant que destinataires, sont obligées de s’y rendre et il vaut la peine de regarder vers l’avenir.

Dans cet article, nous allons vous présenter les avantages et les inconvénients de l’e-Box Enterprise, pourquoi un commutateur numérique peut être intelligent et comment COMAX peut vous y aider.

Qu’est-ce que e-Box Enterprise ?

E-Box Enterprise est une plateforme numérique sécurisée qui a été développée pour offrir en toute sécurité et centraliser numériquement toutes les communications officielles entre les gouvernements et les entreprises. Une configuration très utile et louable. La liste des fournisseurs ne cesse de s’allonger, comme en témoignent les documents suivants :

• Documents de sécurité sociale : tels que les certificats et la communication de l’ONSS.
• Notifications légales : pensez aux annonces d’audits, d’amendes (par exemple les contraventions) ou aux rappels au tribunal.
• Notifications environnementales et de permis : par exemple, des informations sur les permis ou les inspections.
• Certificats de sécurité et de santé au travail : notifications du SPF Emploi.
• Autres documents administratifs : tels que des subventions, des mesures de soutien et d’autres messages liés aux politiques.

Consultez la liste complète des institutions qui travaillent déjà via e-Box Enterprise ici. Source : www.eboxenterprise.be

Papier vs numérique

Le choix que vous faites pour votre entreprise concerne la charge administrative que cette communication gouvernementale exige. Nous discutons des avantages et des inconvénients des 3 options :

1. Continuer de recevoir des communications gouvernementales sur papier :
   Le seul avantage de ce choix est que cette méthode est déjà connue et semble familière. Il ne nécessite aucun effort pour s’adapter aux nouvelles procédures. Cependant, les inconvénients sont abondamment présents. Le flux que cette communication gouvernementale doit faire est lent, long et sujet aux erreurs. Les documents arrivent d’abord par la poste. Une réceptionniste/employée administrative les reçoit et doit s’occuper de la distribution ultérieure afin que les bons documents parviennent aux bonnes personnes. Beaucoup de temps avant qu’un document puisse être traité. De plus, les documents courent le risque de rester coincés quelque part, perdus ou égarés. De plus, vous devez continuer à gérer une archive papier à l’ancienne ou choisir de tout numériser manuellement.

2. Une combinaison de papier et de numérique :
   Bien que ce choix semble plus sûr, il peut en fait causer plus de chaos dans votre administration. Vous recevrez toutes les communications deux fois, à la fois sur papier via la réception et numériquement via une notification par e-mail d’e-Box Enterprise. Et oh oui, pour savoir de quel document il s’agit, il faut cliquer 10 fois et se connecter 1 ou 2 fois. Vous avez reçu plusieurs e-mails à la fois ? Ensuite, vous pouvez passer par recommencer mais vous ne recevrez pas de prime. 😉 Ce choix signifie donc de nombreuses doubles actions, des erreurs ou des doubles saisies, des doubles responsabilités, …. Et d’ailleurs, comment gérez-vous ces archives ? Numériquement, sur papier ou les deux ?

3. Entièrement numérique via e-Box Enterprise :
   Il y a de nombreux avantages à choisir de passer au tout numérique. Tout d’abord, vous pouvez travailler sans papier. Deuxièmement, vous bénéficiez d’une réception rapide des documents gouvernementaux et pouvez donc être traité rapidement. De plus, les documents se trouvent toujours sur le portail sécurisé. À l’heure actuelle, cette façon de travailler présente également un inconvénient.
   Les nombreux clics, connexions, téléchargements, … rend très lourd le processus de consultation des documents et de transmission au bon destinataire. Et vous avez plusieurs entreprises ? Ensuite, vous devez répéter ces étapes pour chaque entreprise. De nombreuses étapes sont nécessaires avant de pouvoir poursuivre l’utilisation du document. Et ce n’est pas sans importance, vous devez être très attentif aux e-mails de phishing envoyés au nom d’e-box Enterprise.

Pourquoi choisir le numérique maintenant

La tendance à la numérisation a commencé de manière irréversible. E-Box Enterprise deviendra à terme le seul endroit où les rapports et documents officiels du gouvernement arrivent. Les entrepreneurs qui sont déjà en train de changer seront mieux préparés lorsque la réception numérique deviendra obligatoire.

Une transition opportune offre la possibilité d’adapter progressivement les employés et les processus, de sorte que cette façon de travailler numérique devienne rapidement une habitude. De plus, il offre plus de contrôle et plus d’efficacité au sein de votre équipe.

Comment COMAX peut vous aider

Un mode de travail numérique signifie que vous devez surveiller régulièrement votre e-Box Enterprise pour éviter le risque de non-respect des délais et d’éventuelles sanctions. Cette surveillance peut prendre beaucoup de temps, en particulier pour les grandes entreprises disposant de plusieurs entreprises ou d’un parc automobile important.

C’est là qu’intervient COMAX : notre solution logicielle COMAX eBox automatise la gestion complète d’E-Box Enterprise et de Myminfin. Par exemple, tous les documents et données de votre e-Box Enterprise, et donc aussi de MyMinfin, sont automatiquement téléchargés, affichés dans un tableau de bord clair et transmis aux bonnes personnes au sein de votre organisation. De cette façon, ils peuvent se mettre au travail à temps et vous, en tant que destinataire responsable, pouvez ignorer complètement les e-mails d’e-Box Enterprise. Un avantage supplémentaire est que vous évitez également le risque d’e-mails de phishing.

Avec COMAX ebox, vous gagnez du temps, évitez le chaos administratif et ne ratez jamais une échéance. Pour tout savoir sur COMAX ebox, cliquez ici.

Lisez ici le témoignage de Jobes Holding à propos de COMAX ebox (propriétaire des concessions BMW/MINI Jorssen, Sneyers et Beliën), Metropool Invest (avec les concessions Jaguar Land Rover Metropool North, Metropool South et Metropool Kempen) et aussi de la branche immobilière AMB Holding.)

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