“Met COMAX ebox besparen we toch al snel een halve dag per maand. En dan rekenen we de frustratie en vertraging nog niet mee.”

Belchicken automatiseert e-Box Enterprise met COMAX ebox.

Belchicken is een snelgroeiende horecagroep met zo’n 20 medewerkers op het hoofdkantoor en meer dan 400 personeelsleden in de groep. Onder de naam BC Foods zorgt het bedrijf ook voor de centrale administratie en boekhouding van de aangesloten entiteiten.

Toen CFO F.H. op zoek ging naar een efficiëntere manier om overheidsdocumenten uit de e-Box Enterprise op te halen, kwam hij al snel bij COMAX terecht. “De keuze was snel gemaakt,” vertelt hij. “De oplossing deed exact wat we nodig hadden, en COMAX heeft duidelijk ervaring in boekhoudkundige processen.”

Van tijdverlies naar automatisering

Voor de komst van COMAX ebox verliep het ophalen van officiële documenten via e-Box Enterprise moeizaam bij BC Foods. F.H. en zijn team moesten telkens beroep doen op de bestuurder om in te loggen met itsme®. “Als hij niet op kantoor was, moesten we wachten of bellen. Was hij op vakantie, dan gebeurde het gewoon niet. Tot we een herinnering kregen.”

Met meerdere bedrijven binnen de groep en telkens aparte e-Box Enterprise-logins, werd het proces omslachtig en foutgevoelig. “Voor één document was je al snel vijf tot tien minuten kwijt. En het vroeg telkens manuele opvolging.”

Eenvoud en efficiëntie voor de financiële dienst

Met de COMAX ebox oplossing is dat verleden tijd. De dienst financiën krijgt nu automatisch meldingen zodra er nieuwe documenten binnenkomen. De juiste personen kunnen ze meteen verwerken. En ook het archief is beter raadpleegbaar: “Soms komt er een vraag van jaren geleden. Dankzij het overzichtelijk dashboard en de duidelijke mappenstructuur vinden we alles veel sneller terug.”

Zelf hoeft de CFO zich er niet meer mee bezig te houden: “Mijn team heeft dit volledig overgenomen. Ze kunnen zelfstandig werken, zonder telkens iemand anders nodig te hebben om in te loggen.”

Grote tijdwinst, kleine moeite

De besparing op maandbasis? “Toch al snel een halve dag per maand. En dan rekenen we de frustratie en vertraging nog niet mee,” aldus F.H. De grootste troef volgens hem? “Het vergemakkelijkt enorm. In een groter bedrijf hebben meer mensen toegang nodig tot bepaalde documenten, en dan is dit dé oplossing met een grote tijdwinst. Je hoeft de bestuurders hiervoor niet meer lastig te vallen.”

Vlotte samenwerking met COMAX

Ook over het traject met COMAX is F.H. duidelijk positief: “De samenwerking verliep erg vlot. Van bestelling tot installatie en oplevering: alles was goed geregeld. We hebben tot nu toe zelfs geen support nodig gehad.”

Zijn advies aan andere bedrijven? “Ik raad COMAX zeker aan aan ondernemingen die veel e-Box Enterprise-documenten moeten verwerken. Je werkt sneller, correcter en zonder onnodige tussenpersonen.”

Benieuwd hoe COMAX ebox ook uw administratie kan vereenvoudigen?

Plan een gesprek in