Vanaf 1 januari 2026 is het zover: alle Belgische btw-plichtige bedrijven moeten hun B2B-facturen elektronisch uitwisselen volgens de Europese norm EN 16931. Het sluit aan bij de Europese regelgeving (de zogenaamde ViDA-richtlijn) en moderniseert de manier waarop facturen worden opgesteld, verzonden en verwerkt. Het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025 laat er geen twijfel over bestaan: wie niet tijdig omschakelt naar gestructureerde e-facturatie via Peppol, riskeert stevige boetes. En net daar ligt een unieke kans voor accountantskantoren.
Het Koninklijk Besluit kort samengevat:
- Verplichte B2B e-facturatie: Vanaf 2026 moeten bedrijven bij B2B-transacties elektronische facturen uitreiken die voldoen aan Europese normen. Dit betekent dat de facturen machineleesbaar moeten zijn en automatisch verwerkt kunnen worden.
- Peppol als standaard: België kiest voor het Peppol BIS-formaat (UBL), verstuurd via het Peppol-netwerk. Dit garandeert een veilige, gestandaardiseerde en vlotte uitwisseling van facturen.
- Afrondingsregels btw aangepast: Voor elektronische facturen volgens de Europese norm mag de btw enkel afgerond worden op het totaalbedrag, niet per lijn of per product.
- Sancties bij niet-naleving: Wie niet beschikt over de technische middelen om gestructureerde elektronische facturen te versturen of te ontvangen, riskeert een boete.
De boetes: niet te onderschatten
Wie niet in regel is, riskeert:
- €1.500 bij een eerste overtreding
- €3.000 bij een tweede overtreding
- €5.000 bij elke volgende overtreding
Een tweede of volgende overtreding wordt pas toegepast als die minstens drie maanden na de vorige overtreding wordt vastgesteld. Dit geeft ondernemers de kans om zich na een eerste boete in regel te stellen. Daarnaast zijn er bijkomende fiscale boetes mogelijk bij laattijdige uitreiking, technische fouten of het niet voldoen aan de wettelijke vereisten.
Hoe kan jij als accountant het verschil maken?
De overstap naar e-facturatie is voor veel ondernemers een uitdaging. Hier kan jij als accountant écht het verschil maken en je klanten behoeden voor onaangename verrassingen.
- Screen de facturatieprocessen van je klanten: Analyseer samen met je klant het huidige facturatieproces. Is hun software Peppol-proof? Werkt alles volgens de Europese normen? Zo niet, help hen dan bij het kiezen en implementeren van de juiste software.
- Begeleid de overstap van A tot Z: Neem de technische zorgen weg. Jij zorgt ervoor dat de administratie van je klant correct is afgestemd op de nieuwe verplichtingen. Test samen proef-facturen, begeleid en documenteer de aanpak.
- Waarschuw tijdig voor risico’s: Monitor de processen en waarschuw je klant proactief voor mogelijke valkuilen of laattijdige acties. Zo vermijd je last-minute stress en boetes.
- Benut fiscale voordelen: Investeert je klant in 2025 in Peppol-compatibele software? Dan kan hij nog genieten van 120% fiscale aftrekbaarheid. Jij zorgt voor de correcte verwerking in de aangifte en maximaliseert zo het voordeel voor je klant.
Bron: https://www.practicali.be/blog/fiscaal-voordeel-kostenaftrek-e-facturatie-peppol-vanaf-1-januari-2024
- Blijf up-to-date en communiceer helder: Volg de communicatie van de overheid en deel relevante updates met je klanten. Zo zijn zij altijd voorbereid op eventuele wijzigingen in de regelgeving.
Waarom kiezen voor COMAX peppol
Bij COMAX weten we dat deze omschakeling niet alleen een wettelijke verplichting is, maar ook een kans om de administratie van je klanten future proof te maken. Met COMAX peppol ben je zeker van:
- Onafhankelijke aansluiting op het Peppol-netwerk
- Naadloze integratie met de meeste boekhoud- en facturatiesoftware
- Betrouwbare en veilige verwerking van inkomende en uitgaande facturen
- Oplossing op maat van jouw klant, denk bv. aan een automatische goedkeuringsflows voor inkomende facturen vóór ze in de boekhouding terecht komen.
- Real-time statusupdates via een handig dashboard
Zo help jij je klanten niet alleen boetes te vermijden, maar bied je hen ook een efficiënter en toekomstgericht facturatieproces.
.png)
