De 9 meest gestelde vragen tijdens onze PB-webinars

Het PB-seizoen draait op volle toeren. Dossiers volgen elkaar in snel tempo op, klanten bezorgen last minute nog documenten en binnen het kantoor draait alles rond één doel: aangiftes correct én efficiënt verwerken, zonder te verdrinken in de administratie.

In het midden van deze drukke aangifteperiode, willen accountants vooral weten hoe ze sneller kunnen werken, meer overzicht kunnen behouden en manuele opvolging kunnen beperken. Dit werd ons duidelijk door de grote opkomst en de vele vragen die gesteld werden tijdens onze recente COMAX pb-webinars.

Daarom bundelen we hier de 9 meest gestelde vragen en geven we er heldere antwoorden op. Zo wordt meteen ook duidelijk hoeveel werk COMAX pb écht uit handen neemt.

1. Worden gegevens uit de vorige jaren automatisch meegenomen?

Deze vraag kwam opvallend vaak terug. Veel kantoren willen uiteraard vermijden dat ze elk jaar opnieuw van nul moeten starten.

Daarom vroegen deelnemers onder andere:

• “Worden antwoorden van klanten meegenomen naar volgend jaar?”
• “Kunnen vorige aanslagbiljetten ingelezen worden?”

Het antwoord daarop is ja. Data van eerdere aanslagbiljetten zullen automatisch doorgestuurd kunnen worden naar Adsolut Personenbelasting, waar je vergelijkingen kan maken tussen verschillende aanslagjaren, berekeningen en simulaties.

Dat maakt het niet alleen eenvoudiger om verschillen te analyseren maar ook om klanten sneller correct advies te geven.

2. Kunnen vragenlijsten aangepast worden aan de doelgroep?

Dan kan zeker. De vragenlijsten zijn dynamisch en jij bepaalt welke vragen er naar welke doelgroep worden doorgestuurd.

Verschillende templates zijn mogelijk zodat er nooit te veel of te weinig vragen getoond worden. Zo ontstaat er geen frustraties bij je klanten en ontvang jij gerichte data die je meteen kan gebruiken.

3. Kunnen simulaties apart opgeslagen worden?

Een praktische vraag voor veel dossierbeheerders. Want tijdens adviesgesprekken worden vaak meerdere scenario’s berekend. Dan wil je natuurlijk niet telkens opnieuw beginnen.

Binnen Adsolut Personenbelasting kunnen verschillende berekeningen en simulaties naast elkaar beheerd en vergeleken worden. Zo behoud je overzicht, ook wanneer meerdere scenario’s besproken worden met klanten.

4. Wat met bestaande software en historiek?

Daarnaast kwamen ook vragen terug over koppelingen met bestaande softwarepakketten en het overnemen van basisgegevens.

Logisch, want accountants willen vermijden dat er extra administratie gecreëerd wordt.

Daarom koppelt COMAX pb met cloud-beheertoepassingen zoals AdminPulse en FID-Manager via API. Dossiers en basisgegevens (naam, registernummer,…) kunnen opgehaald worden, waardoor manuele input vermeden wordt.

De vaste gegevens van de on-prem toepassingen Fiscalc of Superfisc kunnen gemigreerd worden naar de cloudversie Adsolut PB. Later zullen ook de aangiftes van vorig jaar geüpload kunnen worden. Deze gegevens dienen dan als extra bron voor onze vragenlijsten.

5. Hoe eenvoudig is COMAX pb voor klanten?

Ook daar wilden veel kantoren duidelijkheid over. Want hoe sterker de klantflow werkt, hoe minder opvolging nodig is vanuit het kantoor zelf.

Daarom kwamen vragen terug zoals:

• “Hebben klanten een login nodig?”
• “Kunnen klanten documenten bekijken tijdens het invullen?”

Klanten ontvangen eenvoudig een e-mail waarmee ze toegang krijgen tot hun vragenlijst. Geen logins, aparte accounts of complexe procedures dus. Dat verlaagt de drempel aanzienlijk.

Tijdens het invullen kunnen ze bovendien documenten en fiches raadplegen, wat het proces veel gebruiksvriendelijker maakt.

6. Kan er digitaal ondertekend worden met COMAX pb?

Tijdens de webinars kwamen er ook vragen over de goedkeuringsflow en digitale ondertekening. COMAX pb koppelt met digitale handtekeningsoftware zoals Penneo, Ok!Sign en Nitro Sign. Zowel vragenlijsten als berekeningen kunnen digitaal ondertekend worden.

7. Hoe werkt het COMAX pb-proces bij partners?

Een ander veelbesproken onderwerp was de goedkeuringsflow bij dossiers met partners.

Vragen zoals:

• “Moeten beide partners dezelfde vragenlijst invullen?”
• “Hoe verlopen de goedkeuringen?”
• “Zien partners elkaars voortgang?”

Je kan zelf bepalen of je een vragenlijst deelt tussen partners. In een gedeelde vragenlijst staan de antwoorden van de partners naast elkaar. Daarnaast beslis je zelf of beide personen de vragenlijst moeten bevestigen of wanneer één van beiden voldoende is.

8. Kan je deadlines en opvolging centraal beheren?

Tijdens piekperiodes draait alles rond overzicht behouden.

• Welke dossiers ontbreken nog?
• Welke klanten hebben nog niet getekend?
• Welke vragenlijsten zijn nog niet ingevuld?
• Waar zitten vertragingen?

Wanneer die opvolging manueel gebeurt, verlies je al snel veel tijd én het overzicht. Door statussen, workflows en opvolging centraal te beheren, helpt COMAX pb kantoren om grip te houden op het volledige PB-proces.

En net dat zorgt voor rust tijdens de drukste maanden van het jaar.

9. Kunnen stappen in bulk uitgevoerd worden?

Eén PB-dossier verwerken lukt altijd. De uitdaging begint wanneer tientallen of honderden dossiers tegelijk binnenkomen.

Daarom laat COMAX pb toe om verschillende stappen in bulk uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan:

• meerdere dossiers tegelijk aanmaken
• vragenlijsten in bulk verzenden
• opvolging centraal beheren
• statussen snel controleren

Voor grotere kantoren of PB-teams zorgt dat voor een enorme efficiëntiewinst. Geen versnipperde opvolging meer via mailboxen of losse takenlijstjes, maar één centrale workflow waarin iedereen het overzicht behoudt.