Hoe Van Wellen Group alle overheidsdocumenten van 40 vennootschappen efficiënt beheert met COMAX ebox

Met meer dan 40 vennootschappen in beheer was het voor Van Wellen Group / Aline een enorme uitdaging om alle overheidsdocumenten uit MyMinfin en e-Box Enterprise bij te houden. Talloze mails, constant in- en uitloggen, en uren tijdverlies waren dagelijkse kost voor CFO Tom Bolsens. Dankzij de COMAX ebox oplossing behoort die frustratie vandaag tot het verleden.

De zoektocht naar efficiëntie

“Het begon eigenlijk heel toevallig,” vertelt Tom Bolsens. “Ik was opnieuw bezig met het in- en uitloggen voor onze 40 vennootschappen toen er een mail van COMAX in mijn inbox belandde. Ik dacht meteen: hier ga ik eens naar luisteren. Tot dan toe had ik nog nooit van COMAX gehoord. Na de demo was het meteen duidelijk dat deze oplossing mij een hoop frustratie en tijd zou besparen.”

Voorheen deed Tom zelf het werk. Als CFO had hij de volmachten voor alle vennootschappen en kreeg hij per document een mailmelding binnen. Maar in die meldingen stond nooit welk document klaarstond. Het gevolg: voortdurend in- en uitloggen, tientallen herinneringen en een enorme berg mails die de essentie verborg. “Ik spendeerde hier makkelijk 2 à 3 uur per week aan,” zegt Tom.

Van tijdrovend naar automatisch

Vandaag verlopen die processen helemaal anders. Dankzij COMAX ebox worden alle documenten uit e-box Enterprise en MyMinfin automatisch gedownload, gearchiveerd en doorgestuurd naar de juiste collega of mailbox voor verdere verwerking.

“De juiste personen krijgen nu meteen de juiste documenten. Facturen komen rechtstreeks in de facturatiemailbox terecht, aktes en onroerende voorheffing belanden bij mij. Alles verloopt automatisch en zonder frustratie,” legt Tom uit.

Het overzichtelijke dashboard is daarbij een belangrijke troef: alle vennootschappen en alle documenten zoals onroerende voorheffing, aktes, btw en meer zitten allemaal in één centrale omgeving. “Super handig dat alles nu samen staat. Ook de btw-documenten van MyMinfin worden meteen geïntegreerd. Als iemand belt en ik moet iets opzoeken, open ik gewoon COMAX ebox en ik heb het juiste document meteen bij de hand.”

Gigantische tijdswinst en gebruiksgemak

De impact van COMAX op de dagelijkse werking is groot. Wat vroeger uren per week kostte, neemt nu nauwelijks nog tijd in beslag. “De COMAX ebox is een heel gebruiksvriendelijke toepassing die je gigantisch ondersteunt en je volledig ontlast van frustraties,” vat Tom het samen.

Ook de samenwerking met COMAX verloopt vlekkeloos: “De applicatie werkt heel goed en is stabiel. Vanaf de demo tot de oplevering liep alles perfect. Er wordt niet gepusht, maar constructief getoond wat de applicatie kan. De integratie ging snel en vlot. Intussen krijg ik geregeld opvolging om te zien waar verbeteringen mogelijk zijn. Dat toont dat COMAX bezig is met zijn product.”

Een aanrader voor andere bedrijven

Van Wellen Group kan zich nu voluit focussen op hun kerntaken, zonder zich zorgen te maken over administratieve rompslomp.

“Ik beveel COMAX zeker aan. Ik heb onze positieve ervaring al aan enkele collega’s doorgegeven. En de prijs-kwaliteitverhouding is uitstekend. Mijn advies? Gewoon doen, en niet twijfelen!”

Wil jij ook je overheidsdocumenten automatisch verzamelen, archiveren en doorsturen, zonder tijdverlies? Ontdek de mogelijkheden van COMAX ebox en ervaar zelf de tijdswinst.

Contacteer ons vrijblijvend