Comment Van Wellen Group gère tous les documents gouvernementaux de 40 entreprises efficacement avec COMAX ebox

Avec plus de 40 entreprises sous gestion, il a toujouts été difficile pour Van Wellen Group / Aline à suivre tous les documents gouvernementaux provenant de MyMinfin et e-Box Enterprise. Les innombrables e-mails, les connexions et déconnexions constantes et les heures perdues faisaient partie du quotidien pour CFO Tom Bolsens. Grâce à la solution COMAX ebox, cette frustration appartient désormais au passé.

La recherche de l’efficacité

« Tout a commencé par hasard, » explique Tom Bolsens. « J’étais en train de me connecter et de me déconnecter pour nos 40 entreprises lorsqu’un e-mail de COMAX est arrivé dans ma boîte de réception. Je me suis tout de suite dit : je vais écouter ça. Jusque-là, je n’avais jamais entendu parler de COMAX. Après la démonstration, il m’est apparu clairement que cette solution allait me faire gagner beaucoup de temps et m’épargner beaucoup de frustration. »

Auparavant, Tom faisait lui-même ce travail. En tant que CFO, il avait les pouvoirs pour tous les entreprises et recevait une notification par e-mail pour chaque document. Mais ces notifications n’indiquaient jamais quel document était prêt. Résultat : des connexions et déconnexions constantes, des dizaines de rappels et une montagne d’e-mails qui masquaient l’essentiel. « Je passais facilement deux à trois heures par semaine à faire cela », explique Tom.

De fastidieux à automatique

Aujourd’hui, ces processus se déroulent de manière totalement différente. Grâce à COMAX ebox, tous les documents provenant d’e-box Enterprise et de MyMinfin sont automatiquement téléchargés, archivés et transmis au collègue ou à la boîte électronique approprié(e) pour traitement ultérieur.

« Les bonnes personnes reçoivent désormais immédiatement les bons documents. Les factures sont directement envoyées dans la boîte électronique dédiée, tandis que les actes et les précomptes immobiliers me sont transmis. Tout se fait automatiquement et sans frustration », explique Tom.

Le tableau de bord clair est un atout important : toutes les sociétés et tous les documents tels que les taxes foncières, les actes, la TVA et bien d’autres encore sont regroupés dans un environnement centralisé. « C’est super pratique que tout soit désormais regroupé. Les documents TVA de MyMinfin sont également intégrés immédiatement. Si quelqu’un m’appelle et que je dois rechercher quelque chose, il me suffit d’ouvrir COMAX ebox et j’ai immédiatement le bon document sous la main. »

Gain de temps considérable et facilité d’utilisation

L’impact de COMAX sur le fonctionnement quotidien est considérable. Ce qui prenait auparavant des heures par semaine ne prend désormais presque plus de temps. « COMAX ebox est une application très conviviale qui vous apporte un soutien considérable et vous libère complètement de toute frustration », résume Tom.

La collaboration avec COMAX se déroule également sans faille : « L’application fonctionne très bien et est stable. Tout s’est parfaitement déroulé, de la démonstration à la livraison. On ne nous met pas la pression, mais on nous montre de manière constructive ce dont l’application est capable. L’intégration s’est faite rapidement et sans encombre. Entre-temps, je reçois régulièrement des suivis pour voir où des améliorations sont possibles. Cela montre que COMAX s’investit dans son produit. »

Une recommandation pour d’autres entreprises

Van Wellen Group peut désormais se concentrer pleinement sur ses activités principales, sans se soucier des formalités administratives.

« Je recommande vivement COMAX. J’ai déjà fait part de notre expérience positive à plusieurs collègues. Et le rapport qualité-prix est excellent. Mon conseil ? N’hésitez pas, foncez ! »

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