Tom De Smet

Cronos Groep

“Comax Minfin: heel handig, laagdrempelig en ondertussen onmisbaar binnen Cronos.”

Cronos Groep kiest voor COMAX: de start van een mooie samenwerking

Cronos Groep, een toonaangevend innovatief technologiebedrijf met meer dan 8.000 medewerkers en 600 dochterondernemingen in de Benelux, zocht de afgelopen jaren naar manieren om hun administratieve processen te vereenvoudigen en te versnellen. Dankzij de samenwerking met COMAX vonden ze niet één, maar meerdere oplossingen die ondertussen onmisbaar zijn geworden: COMAX minfin, COMAX bnb én COMAX ebox.

We spraken met Tom De Smet (manager centrale boekhoudafdeling), Marnix Coudré (verantwoordelijk voor fiscale aangelegenheden) en Eveline Nelen (administratief medewerker en ondersteuning) over hun ervaringen

De start met COMAX minfin: onmisbaar gemak

De samenwerking begon met COMAX minfin, een oplossing die het volledige MyMinfin-proces automatiseert. Tom De Smet herinnert zich nog goed hoe COMAX op hun radar verscheen: “Het was via een nieuwe medewerker die eerder met COMAX-software had gewerkt en heel tevreden was over de functionaliteiten en de gebruiksvriendelijkheid ervan. Zij kwam uit de accountancy sector waar COMAX een sterke reputatie in heeft. Na het zien van COMAX minfin hebben we snel beslist om samen te werken.”

Vandaag kan Cronos zich een werking zonder COMAX minfin nauwelijks nog voorstellen.
“Vroeger hadden we de ID-kaart en code van elke bestuurder nodig om MyMinfin-documenten te raadplegen. Nu verloopt alles volledig automatisch, wat ons enorm veel tijd bespaart. De tool is heel handig, laagdrempelig en ondertussen onmisbaar binnen Cronos,” aldus Tom.

“Ook het notificatiesysteem en het overzichtelijke dashboard maken een groot verschil. Met het dashboard kunnen we, onder meer, snel en eenvoudig de rekening-courant en de aanslagbiljetten van de vennootschapsbelasting raadplegen,” vertelt Tom. “Dit is vooral een waardevol hulpmiddel tijdens de drukke btw-periodes. De juiste personen worden dankzij het notificatiesysteem automatisch op de hoogte gebracht zodra er nieuwe dringende documenten zijn binnengekomen. Dit voorkomt dat belangrijke documenten blijven liggen en zorgt ervoor dat collega’s er meteen mee aan de slag kunnen.”

“COMAX minfin is heel handig, laagdrempelig en ondertussen onmisbaar binnen de Cronos Groep.”

Tom De Smet – Manager boekhoudafdeling bij de Cronos Groep

Automatisatie breidt uit: COMAX bnb en COMAX ebox

Na het succes van COMAX minfin koos de Cronos Groep ook voor COMAX bnb, een softwareoplossing waarmee het volledige proces rond de neerlegging van jaarrekeningen bij de Nationale Bank geautomatiseerd wordt.

De meest recente uitbreiding is COMAX ebox die alle communicatie uit e-Box Enterprise automatisch downloadt, archiveert en doorstuurt naar de juiste medewerkers. Voor een organisatie met honderden vennootschappen is dat een echte gamechanger.

Van papierstroom naar digitale snelheid

Voor de komst van COMAX ebox verliep de opvolging van officiële overheidsdocumenten nog grotendeels op papier. Eveline legt uit: “De centrale dienst kreeg dagelijks de post binnen, deze werd dan opengezet en doorgestuurd naar de juiste dienst. Verkeersboetes bijvoorbeeld werden naar de dienst fleet gebracht. Op deze dienst herverdeelden zij dan de post opnieuw voor de juiste persoon. Het verwerkingsproces is nu hetzelfde maar alles gaat zoveel sneller. Waar vroeger een brief pas een week later bij de juiste persoon belandde, gebeurt dit nu met COMAX ebox vanaf dag 1. Alles komt sneller én vollediger toe bij de juiste persoon.”

Ook de kwaliteit van de documenten is erop vooruitgegaan. “Vroeger werden brieven ingescand, waardoor ze soms slecht leesbaar waren. Nu zijn de documenten digitaal meteen goed beschikbaar. Dat maakt opvolging eenvoudiger en betrouwbaarder,” vult Marnix aan.

“Door COMAX ebox zijn de communicatielijnen heel kort. Het bespaart een hoop interne mails, is heel toegankelijk en zorgt voor een grote tijdwinst.”

Eveline Nelen – administratief medewerker bij de Cronos Groep

Werken met COMAX ebox in de praktijk

Binnen Cronos zijn er twee manieren waarop de medewerkers met de COMAX ebox-oplossing werken: via de gedownloade folders in onze mappenstructuur, die heel eenvoudig te raadplegen zijn via het handige dashboard van COMAX ebox, of via de dagelijkse e-mailnotificaties waar de juiste personen of afdelingen automatisch de belangrijke documenten toegestuurd krijgen.

“Binnenkomende documenten opvolgen gaat nu snel en makkelijk, zonder telkens te moeten inloggen. Je koopt hier letterlijk tijd mee, zeker omdat sommige documenten maar een beperkte termijn hebben om op te reageren,” legt Eveline uit.

De exacte tijdswinst is moeilijk te becijferen, omdat de oplossing over veel verschillende departementen heen werkt. Maar dat er een aanzienlijke winst is, daar zijn Eveline en Marnix het roerend over eens.

Fijne samenwerking en duidelijke meerwaarde

Naast de praktische voordelen benadrukt Cronos ook de samenwerking met COMAX zelf. “Er is regelmatige opvolging vanuit COMAX. Als er toch zorgen zijn, kan je die makkelijk delen en worden ze snel opgevolgd. Dat geeft vertrouwen,” zegt Marnix.

De prijs-kwaliteitverhouding van de oplossingen wordt ook positief ervaren:
“Voor een heel mooie prijs doet de COMAX ebox precies wat het moet doen. Het is heel eenvoudig en functioneel in gebruik door alle medewerkers.”

“In een groep met zoveel juridische entiteiten is het onmogelijk om de overheidscommunicatie uit e-Box Enterprise en MyMinfin manueel te beheren. COMAX ebox is dan gewoon een onmisbare tool.”

Marnix Coudré – verantwoordelijke fiscale aangelegenheden bij de Cronos Groep

Conclusie: COMAX als betrouwbare partner in digitalisering

Wat begon met COMAX minfin groeide uit tot een duurzame samenwerking met meerdere oplossingen. Voor Cronos past dit perfect in hun digitaliseringsstrategie, waarbij papier plaatsmaakt voor slimme automatisatie.

Cronos kijkt alvast met vertrouwen naar de toekomst:
“Elke oplossing van COMAX levert ons tijdswinst en efficiëntie op. Voor ons is COMAX een betrouwbare partner die begrijpt wat een organisatie met zoveel entiteiten nodig heeft.”