Tom De Smet
Groupe Cronos
« Comax Minfin : très pratique, accessible et maintenant indispensable au sein de Cronos. »
Cronos Group choisit COMAX : le début d’une grande collaboration
Cronos Group, une entreprise technologique innovante de premier plan comptant plus de 8 000 employés et 600 filiales au Benelux, cherche ces dernières années des moyens de simplifier et d’accélérer ses processus administratifs. Grâce à la collaboration avec COMAX, ils ont trouvé non pas une, mais plusieurs solutions qui sont devenues indispensables : COMAX minfin, COMAX bnb et COMAX ebox.
Nous avons discuté avec Tom De Smet (responsable du département central de comptabilité), Marnix Coudré (responsable des questions fiscales) et Eveline Nelen (assistante administrative et soutien) de leurs expériences
Débuter avec COMAX minfin : une commodité indispensable
La collaboration a débuté avec COMAX Minfin, une solution qui automatise l’ensemble du processus MyMinfin. Tom De Smet se souvient bien de la façon dont COMAX est apparu sur leur radar : « C’était grâce à un nouvel employé qui avait déjà travaillé avec le logiciel COMAX et qui était très satisfait de ses fonctionnalités et de sa convivialité. Elle vient du secteur comptable, dans lequel COMAX jouit d’une solide réputation. Après avoir vu COMAX minfin, nous avons rapidement décidé de travailler ensemble. »
Aujourd’hui, Cronos ne peut plus imaginer fonctionner sans COMAX Minfin .
« Auparavant, nous avions besoin de la carte d’identité et du code de chaque chauffeur pour consulter les documents MyMinfin. Maintenant, tout est entièrement automatisé, ce qui nous fait gagner beaucoup de temps. L’outil est très pratique, accessible et désormais indispensable chez Cronos »
« Le système de notifications et le tableau de bord transparent font aussi une grande différence. Avec le tableau de bord, nous pouvons, entre autres, consulter rapidement et facilement le compte courant et les évaluations fiscales des sociétés », explique Tom. « C’est particulièrement précieux pendant les périodes chargées de la TVA. Grâce au système de notification, les bonnes personnes sont automatiquement notifiées dès que de nouveaux documents urgents arrivent. Cela évite que des documents importants ne soient laissés derrière et garantit que les collègues peuvent s’y occuper immédiatement. »
« COMAX minfin est très pratique, accessible et désormais indispensable au sein du groupe Cronos. »
Tom De Smet – Responsable du département comptabilité chez Cronos Group
L’automatisation s’étend : COMAX bnb et COMAX ebox
Après le succès de COMAX minfin , le groupe Cronos a également opté pour COMAX bnb, une solution logicielle qui automatise l’ensemble du processus de dépôt des comptes annuels auprès de la Banque nationale.
La dernière extension est COMAX ebox qui télécharge, archive et transmet automatiquement toute la communication d’e-Box Enterprise aux bons employés. Pour une organisation comptant des centaines d’entreprises, c’est un véritable changement de donne.
Du flux papier à la vitesse numérique
Avant l’arrivée de COMAX ebox , le suivi des documents officiels du gouvernement se faisait encore largement sur papier. Eveline explique : « Le service central recevait le courrier chaque jour, il était alors ouvert et transféré au service correct. Les contraventions, par exemple, étaient appliquées au service de la flotte. Dans ce service, ils redistribuaient ensuite le courrier à la bonne personne. Le processus de traitement est le même maintenant, mais tout va beaucoup plus vite. Alors qu’auparavant une lettre ne finissait chez la bonne personne qu’une semaine plus tard, cela arrive maintenant avec COMAX ebox dès le premier jour. Tout arrive à la bonne personne plus vite et plus complètement. »
La qualité des documents s’est également améliorée. « Autrefois, les lettres étaient scannées, ce qui les rendait parfois difficiles à lire. Désormais, les documents sont immédiatement disponibles en format numérique. Cela rend le suivi plus facile et plus fiable », ajoute Marnix.
« Grâce à COMAX ebox, les lignes de communication sont très courtes. Cela permet d’économiser beaucoup d’emails internes, d’être très accessible et de gagner beaucoup de temps. »
Eveline Nelen – assistante administrative au sein du groupe Cronos
Travailler avec COMAX ebox en pratique
Au sein de Cronos, il existe deux façons dont les employés travaillent avec la solution COMAX ebox : via les dossiers téléchargés de notre structure de dossiers, très faciles à consulter via le tableau de bord pratique de COMAX ebox, ou via les notifications quotidiennes par e-mail où les bonnes personnes ou services reçoivent automatiquement les documents importants.
« Le suivi des documents entrants est désormais rapide et facile, sans avoir à se connecter à chaque fois. On gagne littéralement du temps avec ça, surtout que certains documents n’ont qu’un délai limité pour répondre », explique Eveline.
Les gains de temps exacts sont difficiles à quantifier, car la solution fonctionne entre de nombreux départements différents. Mais pour cela, il y a un gain considérable, Eveline et Marnix sont tout à fait d’accord.
Une grande coopération et une valeur ajoutée claire
En plus des avantages pratiques, Cronos met également l’accent sur la collaboration avec COMAX lui-même. « Il y a un suivi régulier de la part de COMAX. S’il y a des préoccupations, vous pouvez facilement les partager et elles seront rapidement résolues. Cela donne confiance », dit Marnix.
Le rapport prix-qualité des solutions est également perçu de manière positive :
« Pour un très bon prix, COMAX ebox fait exactement ce qu’elle doit faire. Il est très simple et fonctionnel à utiliser par tous les employés. »
« Dans un groupe avec autant d’entités juridiques, il est impossible de gérer manuellement la communication gouvernementale depuis e-Box Enterprise et MyMinfin. COMAX ebox est tout simplement un outil indispensable. »
Marnix Coudré – Responsable des affaires fiscales chez Cronos Group
Conclusion : COMAX en tant que partenaire fiable dans la digitalisation
Ce qui a commencé avec COMAX Minfin s’est transformé en une collaboration durable avec plusieurs solutions. Pour Cronos, cela s’inscrit parfaitement dans leur stratégie de numérisation, où le papier laisse place à une automatisation intelligente. Voor Cronos past dit perfect in hun digitaliseringsstrategie, waarbij papier plaatsmaakt voor slimme automatisatie.
Cronos regarde déjà vers l’avenir avec confiance :
« Chaque solution COMAX nous fait gagner du temps et de l’efficacité. Pour nous, COMAX est un partenaire fiable qui comprend ce dont une organisation avec autant d’entités a besoin. »
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