COMAX dms: alle voordelen van een DMS in je eigen Windows-omgeving

COMAX dms combineert de kracht van COMAX file en COMAX ocr & search. Geniet met deze hybride DMS-oplossing van alle voordelen van een doorgedreven document management systeem in jouw eigen vertrouwde Windows-omgeving.

COMAX dms zorgt voor een gestructureerd digitaal archief waarin documenten en mails door het hele team op de juiste manier systematisch en gestructureerd worden opgeslagen in jouw verkenner-structuur.

Gedaan met het creatief aanmaken van folders en het willekeurig benoemen van documenten.

Plan een gesprek in

Waarom kiezen voor COMAX dms

Een gestructureerd digitaal archief is essentieel voor elk bedrijf, maar vaak blijkt dit in de praktijk moeilijk te realiseren. Medewerkers gaan creatief om met folders aanmaken en documenten benoemen waardoor het mooie archief snel een wanordelijk kluwen wordt.
Met COMAX dms is dat verleden tijd. De tool combineert de kracht van COMAX file en COMAX ocr & search waardoor alle documenten en e-mails door iedereen in de organisatie uniform worden gearchiveerd. Dankzij de tekstherkenningstool en uitgebreide zoekmotor vind je elk document op inhoud binnen de seconde meteen terug. Zo verlies je nooit meer cruciale informatie.

Hoe werkt het?

COMAX dms maakt het eenvoudig om documenten correct te archiveren:

  • Pop-up: Bij elke archivering wordt een aantal metadata gevraagd waardoor het document met de juiste naam in de juiste map terechtkomt. De pop-up kan aangestuurd worden vanuit alle Office-applicaties, maar evengoed vanuit webpagina’s of vanaf het bureaublad.
  • Automatische suggesties: Bepaalde meta-data zoals klantgegevens of dossiernummers kunnen automatisch worden ingevuld op basis van bijvoorbeeld een e-mailadres of onderwerpregel.
  • Eenvoudig archiveren: De tool kan ook aangestuurd worden vanuit Outlook en andere Office-applicaties. Vanuit de eigen mappenstructuur of bureaublad sleep je diverse documenten rechtstreeks naar COMAX dms.
  • Taken aanmaken: Voeg onmiddellijk To Do’s toe in Outlook of rechtstreeks in jouw beheertoepassing (indien via API koppelbaar) tijdens het archiveren.
  • Versiebeheer: Indien een document met dezelfde metadata reeds werd weggeschreven, wordt er automatisch aan versiebeheer gedaan zodat er geen belangrijke wijzigingen verloren gaan.
  • Tekstherkenning: Elk document dat wordt weggeschreven, wordt op tekst herkend.
  • Zoekfunctie: Dankzij de tekstherkenning is elk document terugvindbaar op inhoud.
Plan een gesprek in

Optimaliseer verder met de juiste koppelingen en automatische workflows

  • COMAX split & merge: Bewerk pdf-bestanden eerst om ze van daaruit rechtstreeks en correct te archiveren.
  • COMAX connect: Synchroniseer of deel documenten automatisch met andere toepassingen of klanten.
  • COMAX workflow: Automatiseert bepaalde administratieve workflows bv. tijd registeren, kosten doorrekenen, taken afvinken,…
  • Rechtstreeks vanuit MFP: Archiveer correct en snel vanuit jouw kopieertoestel of scanapparaat.
Ontdek hier alle koppelingen

Alle voordelen op een rijtje

  • In een gestructureerd archief vindt iedereen altijd zijn weg terug en kunnen documenten niet zoek geraken.
  • Een digitaal archief is eenvoudig deelbaar met andere toepassingen of klanten.
  • Slecht 1 archief te onderhouden in plaatst van zowel je eigen verkenner-structuur als een aparte DMS-toepassing.
  • Automatische tekstherkenning maakt alle documenten doorzoekbaar. Op inhoud vind je elk document terug in heel je archief
  • Dankzij de tekstherkenning wordt kopiëren en plakken vanuit pdf-bestanden mogelijk.
  • De reeds ingestelde toegangsrechten op jouw server worden overgenomen zodat de juiste medewerkers enkel de voor hen bestemde informatie kunnen terugvinden. 
  • Een centraal digitaal archief bespaart je veel tijd.

Vraag vandaag jouw demo aan en ervaar de voordelen van COMAX dms

Plan een gesprek in

Waarom andere ondernemingen voor COMAX kiezen

We helpen tal van ondernemingen met het vereenvoudigen van hun administratieve processen. We zijn actief in diverse sectoren waaronder accountancy, logistiek & transport, groothandel, bouw, vastgoed, holdings en vele andere. Lees hier waarom onze klanten voor COMAX kiezen.

Weet je niet welke oplossingen je nodig hebt?
Max helpt je graag verder!

Kom meer te weten

Veelgestelde Vragen (FAQ)

Wat is het verschil tussen COMAX dms en andere DMS-oplossingen?

COMAX dms combineert de voordelen van een professioneel document management systeem met de flexibiliteit van jouw vertrouwde Windows-verkenner. Je hoeft geen aparte softwareomgeving aan te leren, alles werkt naadloos binnen jouw bestaande verkenner-structuur.

Kunnen documenten afgeschermd worden via COMAX dms?

COMAX dms neemt de NTFS-rechten over, zodat enkel de bevoegde medewerkers toegang hebben tot de juiste documenten.

Kan ik COMAX dms aanpassen aan de behoeften van mijn bedrijf?

Ja, COMAX dms wordt volledig afgestemd op jouw structuur. Je bepaalt zelf de meta-data en specifieke automatiseringen die nodig zijn om correct te archiveren.

Werkt COMAX dms ook met bestaande tools zoals Outlook en SharePoint?

Zeker! COMAX dms kan geïntegreerd worden met Office-applicaties zoals Outlook, Word, Excel en PowerPoint. Maar ook met Sharepoint of met andere DMS-oplossingen zoals ELO.

Hoe kan ik documenten terugvinden in COMAX dms?

Met de geavanceerde zoekfunctie van COMAX dms kun je documenten snel en eenvoudig terugvinden. Zo kan je bijvoorbeeld zoeken op een woord, naam, datum, type document,…