COMAX dms: alle voordelen van een DMS in je eigen Windows-omgeving

COMAX dms combineert de kracht van COMAX file en COMAX ocr & search. Geniet met deze hybride DMS-oplossing van alle voordelen van een doorgedreven document management systeem in jouw eigen vertrouwde Windows-omgeving.

COMAX dms zorgt voor een gestructureerd digitaal archief waarin documenten en mails door het hele team op de juiste manier systematisch en gestructureerd worden opgeslagen in jouw verkenner-structuur.

Gedaan met het creatief aanmaken van folders en het willekeurig benoemen van documenten.

Plan een gesprek in

Waarom kiezen voor COMAX dms

Een gestructureerd digitaal archief is essentieel voor elk bedrijf, maar vaak blijkt dit in de praktijk moeilijk te realiseren. Medewerkers gaan creatief om met folders aanmaken en documenten benoemen waardoor het mooie archief snel een wanordelijk kluwen wordt.

Met COMAX dms is dat verleden tijd. De tool combineert de kracht van COMAX file en COMAX ocr & search waardoor alle documenten en e-mails door iedereen in de organisatie uniform worden gearchiveerd. Dankzij de tekstherkenningstool en uitgebreide zoekmotor vind je elk document op inhoud binnen de seconde meteen terug. Zo verlies je nooit meer cruciale informatie.

Hoe werkt het?

COMAX dms maakt het eenvoudig om documenten correct te archiveren:

Pop-up: Bij elke archivering wordt een aantal metadata gevraagd waardoor het document met de juiste naam in de juiste map terechtkomt. De pop-up kan aangestuurd worden vanuit alle Office-applicaties, maar evengoed vanuit webpagina’s of vanaf het bureaublad.
Automatische suggesties: Bepaalde meta-data zoals klantgegevens of dossiernummers kunnen automatisch worden ingevuld op basis van bijvoorbeeld een e-mailadres of onderwerpregel.
Eenvoudig archiveren: De tool kan ook aangestuurd worden vanuit Outlook en andere Office-applicaties. Vanuit de eigen mappenstructuur of bureaublad sleep je diverse documenten rechtstreeks naar COMAX dms.
Taken aanmaken: Voeg onmiddellijk To Do’s toe in Outlook of rechtstreeks in jouw beheertoepassing (indien via API koppelbaar) tijdens het archiveren.
Versiebeheer: Indien een document met dezelfde metadata reeds werd weggeschreven, wordt er automatisch aan versiebeheer gedaan zodat er geen belangrijke wijzigingen verloren gaan.
Tekstherkenning: Elk document dat wordt weggeschreven, wordt op tekst herkend.
Zoekfunctie: Dankzij de tekstherkenning is elk document terugvindbaar op inhoud.

Plan een gesprek in

Optimaliseer verder met de juiste koppelingen en automatische workflows

COMAX split & merge: Bewerk pdf-bestanden eerst om ze van daaruit rechtstreeks en correct te archiveren.
COMAX connect: Synchroniseer of deel documenten automatisch met andere toepassingen of klanten.
COMAX workflow: Automatiseert bepaalde administratieve workflows bv. tijd registeren, kosten doorrekenen, taken afvinken,…
Rechtstreeks vanuit MFP: Archiveer correct en snel vanuit jouw kopieertoestel of scanapparaat.

Ontdek hier alle koppelingen

Alle voordelen op een rijtje

In een gestructureerd archief vindt iedereen altijd zijn weg terug en kunnen documenten niet zoek geraken.
Een digitaal archief is eenvoudig deelbaar met andere toepassingen of klanten.
Slecht 1 archief te onderhouden in plaatst van zowel je eigen verkenner-structuur als een aparte DMS-toepassing.
Automatische tekstherkenning maakt alle documenten doorzoekbaar. Op inhoud vind je elk document terug in heel je archief
Dankzij de tekstherkenning wordt kopiëren en plakken vanuit pdf-bestanden mogelijk.
De reeds ingestelde toegangsrechten op jouw server worden overgenomen zodat de juiste medewerkers enkel de voor hen bestemde informatie kunnen terugvinden.
Een centraal digitaal archief bespaart je veel tijd.

Vraag vandaag jouw demo aan en ervaar de voordelen van COMAX dms

Plan een gesprek in

Waarom andere ondernemingen voor COMAX kiezen

We helpen tal van ondernemingen met het vereenvoudigen van hun administratieve processen. We zijn actief in diverse sectoren waaronder accountancy, logistiek & transport, groothandel, bouw, vastgoed, holdings en vele andere. Lees hier waarom onze klanten voor COMAX kiezen.

All Comax-dms

Daisy Oostvogels

Hoofd boekhouding -Albert Heijn Peeters-Govers

"Met Comax hebben we niet alleen repetitieve taken geautomatiseerd, maar we hebben ook de jobinhoud van onze medewerkers veel uitdagender gemaakt."

Tom Marien

Bestuurder -Fiscalier

"COMAX helpt ons de rust te bewaren tijdens de drukke periodes."

Seppe Sels

Bestuurder -Sels & Verhoeven Accountancy BV

"Juiste prijs voor de juiste producten"

Dries Cannaerts

Zaakvoerder -Numbercrunchers Accountants

"Eén van de weinige softwarehuizen waar onze IT-kosten niet de pan uit swingen."

Jelle Schotte

Account manager -Lievens & Co

"Met COMAX file slaan we vlot vanuit Outlook alle e-mails, met of zonder bijlagen, meteen op in het juiste dossier op de verkenner."

Koen Depestel

Zaakvoerder -dnf Belgium

“COMAX heeft onze interne processen geautomatiseerd en vereenvoudigd met tijdsbesparing en vermindering van dubbel werk tot gevolg.”

Bart Pessemier

Zaakvoerder -KMO Consulting

"COMAX maakt waar wat ze belooft: automatisatie op maat van de klant."

Alexander Ampe

Vennoot -Amfico

“Wij kunnen COMAX zeker aanbevelen als betrouwe partner in de zoektocht naar een tijdsefficiëntere en digitale aanpak van uw kantoor.“

Dirk Mangelschots

Zaakvoerder -A.B.M. Accountants bvba

“Dankzij COMAX connect wordt het makkelijk voor klanten om ons alles digitaal aan te leveren en makkelijk voor ons om alles digitaal te verwerken.”

Ontdek alle referenties

Weet je niet welke oplossingen je nodig hebt?
Max helpt je graag verder!

Kom meer te weten

Veelgestelde Vragen (FAQ)

Wat is het verschil tussen COMAX dms en andere DMS-oplossingen?

COMAX dms combineert de voordelen van een professioneel document management systeem met de flexibiliteit van jouw vertrouwde Windows-verkenner. Je hoeft geen aparte softwareomgeving aan te leren, alles werkt naadloos binnen jouw bestaande verkenner-structuur.