COMAX dms : tous les avantages d’un DMS dans votre propre environnement Windows

COMAX dms combine la puissance de COMAX file et de COMAX ocr & search. Avec cette solution DMS hybride, vous profitez de tous les avantages d’un système de gestion de documents performant, directement dans votre propre environnement Windows habituel.

COMAX dms fournit une archive numérique structurée dans laquelle les documents et les e-mails sont stockés de la bonne manière par toute l’équipe dans votre structure d’exploration.

Fini la création créative de dossiers et le nommage aléatoire des documents.

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Pourquoi choisir COMAX dms

Une archive numérique structurée est essentielle pour toute entreprise, mais elle s’avère souvent difficile à réaliser dans la pratique. Les employés font preuve de créativité dans la création de dossiers et le nommage des documents, de sorte que les belles archives deviennent rapidement un enchevêtrement désordonné.

Avec COMAX dms, c’est du passé. L’outil combine la puissance du COMAX file et de COMAX ocr & search , de sorte que tous les documents et e-mails sont archivés uniformément par tous les membres de l’organisation. Grâce à l’outil de reconnaissance de texte et au moteur de recherche étendu, vous pouvez trouver n’importe quel document par contenu en une seconde. De cette façon, vous ne perdrez plus jamais d’informations cruciales.

Comment cela fonctionne-t-il ?

COMAX dms facilite l’archivage correct des documents :

Pop-up: À chaque archivage, un certain nombre de métadonnées sont demandées afin que le document portant le bon nom se retrouve dans le bon dossier. La fenêtre contextuelle peut être contrôlée à partir de toutes les applications Office, mais aussi à partir de pages Web ou du bureau.
Suggestions automatiques : Certaines métadonnées, telles que les données des clients ou les numéros de dossier, peuvent être remplies automatiquement, par exemple sur la base d’une adresse e-mail ou d’une ligne d’objet.
Archivage facile : L’outil peut également être contrôlé à partir d’Outlook et d’autres applications Office. À partir de votre propre structure de dossiers ou de votre bureau, vous pouvez glisser-déposer divers documents directement dans les dms COMAX.
Création de tâches : Ajoutez immédiatement des tâches dans Outlook ou directement dans votre application de gestion (si vous pouvez les lier via l’API) pendant l’archivage.
Contrôle de version : Si un document avec les mêmes métadonnées a déjà été écrit, le contrôle de version est automatiquement effectué afin qu’aucune modification importante ne soit perdue.
Reconnaissance de texte : Chaque document écrit est reconnu par du texte.
Rechercher: Grâce à la reconnaissance de texte, chaque document peut être retrouvé par contenu.

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Optimisez davantage avec les bons liens et des flux de travail automatiques

COMAX split & merge : Modifiez d’abord les fichiers PDF pour les archiver directement et correctement à partir de là.
COMAX connect : Synchronisez ou partagez automatiquement des documents avec d’autres applications ou clients.
COMAX worklfow : Automatise certains flux de travail administratifs, par exemple l’enregistrement du temps, la facturation des coûts, la vérification des tâches,…
Directement depuis MFP : Archivez correctement et rapidement à partir de votre copieur ou de votre appareil de numérisation.

Découvrez tous les connexions ici

Tous les avantages en un coup d’œil

Dans une archive structurée, tout le monde retrouve toujours son chemin et les documents ne peuvent pas se perdre.
Une archive numérique est facile à partager avec d’autres applications ou clients.
Une seule archive à conserver à la place de votre propre structure d’exploration et d’une application DMS séparée.
La reconnaissance automatique du texte permet de rechercher tous les documents. Vous pouvez trouver tous les documents de vos archives par contenu
Grâce à la reconnaissance de texte, il est possible de copier et coller des fichiers PDF.
Les droits d’accès déjà définis sur votre serveur sont repris afin que les bons collaborateurs ne puissent trouver que les informations qui leur sont destinées.
Une archive numérique centralisée vous fait gagner beaucoup de temps.

Demandez votre démo dès aujourd’hui et découvrez les avantages du COMAX dms

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Pourquoi d’autres entreprises choisissent COMAX

Nous aidons de nombreuses entreprises à simplifier leurs processus administratifs. Nous sommes actifs dans divers secteurs, notamment la comptabilité, la logistique et le transport, le commerce de gros, la construction, l’immobilier, les holdings et bien d’autres. Lisez ici pourquoi nos clients choisissent COMAX.

All Comax-DMS

Daisy Oostvogels

Responsable de la comptabilité -Albert Heijn Peeters-Govers

« Avec Comax, nous avons non seulement automatisé les tâches répétitives, mais nous avons également rendu le contenu du travail de nos employés beaucoup plus difficile. »

Tom Marien

Chauffeur -Fiscalier

« COMAX nous aide à garder notre calme pendant les périodes de pointe. »

Seppe Sels

Chauffeur -Sels & Verhoeven Accountancy BV

« Le bon prix pour les bons produits »

Dries Cannaerts

Gérant -Calculateurs Comptables

« L’un des rares éditeurs de logiciels où nos coûts informatiques ne montent pas en flèche. »

Jelle Schotte

Gestionnaire de compte -Lievens & Co

« Avec le fichier COMAX, nous pouvons facilement enregistrer tous les e-mails, avec ou sans pièces jointes, directement depuis Outlook dans le bon fichier sur l’explorateur. »

Koen Depestel

Gérant -dnf Belgique

« COMAX a automatisé et simplifié nos processus internes, ce qui nous a permis de gagner du temps et de réduire la duplication du travail. »

Bart Pessemier

Gérant -Conseil aux PME

« COMAX tient ses promesses : une automatisation adaptée au client. »

Alexandre Ampe

Partenaire -Amphico

« Nous pouvons certainement recommander COMAX comme un partenaire fiable dans la recherche d’une approche plus efficace et numérique de votre bureau. »

Dirk Mangelschots

Gérant -A.B.M. Accountants bvba

« Grâce à COMAX connect, il sera facile pour les clients de tout nous livrer numériquement et facile pour nous de tout traiter numériquement. »

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Max se fera un plaisir de vous aider !

Pour en savoir plus

Foire aux questions (FAQ)

Quelle est la différence entre COMAX dms et les autres solutions DMS ?

COMAX dms combine les avantages d’un système de gestion de documents professionnel avec la flexibilité de votre explorateur Windows de confiance. Vous n’avez pas besoin d’apprendre un environnement logiciel distinct, tout fonctionne de manière transparente dans votre structure d’exploration existante.