Creëer een gestructureerd digitaal archief met COMAX file

Een gestructureerd digitaal archief is essentieel voor elke organisatie. In de praktijk blijkt dat vaak moeilijk te realiseren. Medewerkers ervaren het archiveren van documenten dikwijls als tijdrovend en omslachtig.

Met COMAX file is dat verleden tijd. Onze tool zorgt ervoor dat alle documenten en e-mails systematisch en gestructureerd gearchiveerd worden, precies hoe jij dat wilt. Zo vind je altijd snel en eenvoudig het juiste document terug.

Plan een gesprek in

Neem een kijkje in COMAX file

Hoe werkt het?

Met COMAX file archiveert iedereen in de organisatie documenten op een uniforme en correcte manier binnen jouw bestaande DMS.

Pop-up: Bij elke archivering wordt een aantal metadata gevraagd waardoor het document met de juiste naam in de juiste map terechtkomt. De pop-up kan aangestuurd worden vanuit alle Office-applicaties, maar evengoed vanuit webpagina’s of vanaf het bureaublad.
Automatische suggesties: Meta-data zoals klantgegevens of dossiernummers kunnen automatisch worden ingevuld op basis van bijvoorbeeld een e-mailadres of onderwerpregel.
Slimme naamgeving: Documenten krijgen automatisch de juiste naam op basis van de meta-data en jouw voorkeuren, zoals een dossiernummer of initialen van een medewerker.
Versiebeheer: Indien een document met dezelfde metadata reeds werd weggeschreven, wordt er automatisch een 2de versie gearchiveerd zodat er geen belangrijke wijzigingen verloren gaan.
Taken aanmaken: Voeg onmiddellijk to-do’s toe in Outlook of rechtstreeks in jouw beheertoepassing (indien via API koppelbaar) tijdens het archiveren.

Plan een gesprek in

Krachtige koppelingen en workflows

Versterk COMAX file met onze andere oplossingen:

COMAX split & merge: Bewerk pdf-bestanden eerst en archiveer ze vervolgens correct.
COMAX connect: Synchroniseer of deel documenten automatisch met andere toepassingen of klanten.
COMAX workflow: Automatiseert bepaalde administratieve workflows bv. tijd registeren, kosten doorrekenen, taken afvinken,…
COMAX ocr & search: Maak je volledige archief op inhoud doorzoekbaar dankzij volledige tekstherkenning op alle bestanden.
COMAX dms: Combineer de kracht van COMAX file en COMAX ocr & search zodat je alle voordelen van een DMS ervaart in je eigen vertrouwde Windows-omgeving.
Rechtstreeks vanuit MFP: Archiveer correct en snel vanuit jouw kopieertoestel of scanapparaat.

Ontdek hier alle koppelingen

Alle voordelen op een rijtje

Tijdbesparing: Iedereen vindt altijd snel de nodige documenten terug. Er gaan geen documenten verloren.
Eenvoudig deelbaar: Een digitaal archief deel je makkelijk met andere toepassingen of klanten.
Behoud controle: Jij bepaalt welke mappen en sub-mappen er nodig zijn en behoudt zo overzicht en controle over je hele archief.
Toegangscontrole: De reeds ingestelde toegangsrechten op jouw server worden overgenomen zodat alleen bevoegde medewerkers toegang krijgen tot de juiste documenten.

Vraag vandaag jouw demo aan en ervaar de voordelen van COMAX file

Plan een gesprek in

Waarom andere ondernemingen voor COMAX kiezen

We helpen tal van ondernemingen met het vereenvoudigen van hun administratieve processen. We zijn actief in diverse sectoren waaronder accountancy, logistiek & transport, groothandel, bouw, vastgoed, holdings en vele andere. Lees hier waarom onze klanten voor COMAX kiezen.

All Comax-file