Succesverhaal Fidiaz: Tijdwinst en uniformiteit dankzij slimme COMAX-automatisaties

Fidiaz is al meer dan 7 jaar trouwe klant van COMAX. Met zeven vestigingen verspreid over Vlaams-Brabant, Brussel en Antwerpen en een team van 120 medewerkers, biedt Fidiaz haar klanten meer dan enkel accountancyondersteuning. Ze staan gekend als strategische bedrijfsadviseur die een onderneming in elke fase deskundige begeleiding biedt.
Katy Styfhals, vennoot bij Fidiaz, vertelt hoe de samenwerking met COMAX hen helpt om interne processen efficiënter te maken, tijd te besparen en foutmarges te verkleinen.

Hoe de samenwerking met COMAX begon

Fidiaz kwam voor het eerst in contact met COMAX op een accountancy beurs. “We zochten oplossingen om interne controles te verbeteren en repetitieve taken te automatiseren,” vertelt Katy Styfhals. “Daarin kon COMAX ons het beste ondersteunen.”

De eerste stappen in de samenwerking werden gezet met de oplossingen COMAX connect en COMAX file. “Eén van onze grootste uitdagingen destijds was het beheren van documenten die klanten via Silverfin oplaadden,” legt Katy uit. “Deze bestanden handmatig downloaden en opslaan op onze server was een tijdrovend en foutgevoelig proces. Dankzij COMAX connect en COMAX file worden deze documenten nu automatisch gesynchroniseerd en gearchiveerd. Onze medewerkers krijgen meteen een melding wanneer er nieuwe bestanden zijn.”

Tijdwinst en uniformiteit dankzij COMAX workflow en COMAX file

Een ander belangrijk knelpunt dat Fidiaz oploste met COMAX was de manier waarop documenten werden opgeslagen en gearchiveerd. “Vroeger had elke medewerker zijn eigen werkwijze, met verschillende mappenstructuren of documenten die in persoonlijke mailboxen bleven hangen,” zegt Katy. “Dat zorgde voor een wildgroei aan bestanden en het terugvinden van documenten kostte veel tijd.”

Met COMAX file werd ook die chaos aangepakt. “We hebben nu een vaste, uniforme mappenstructuur voor al onze klanten, helemaal ingedeeld zoals wij dit willen. Indien de folder nog niet bestaat, maakt COMAX file deze automatisch aan. Dankzij deze tool slaat nu elke medewerker documenten (word, Excel, outlookmails…) op dezelfde, gestructureerde manier op, waardoor alles netjes en snel terug te vinden is.” 

“Vroeger moest onze officemanager 65.000 ontvangstbevestigingen per jaar handmatig controleren wat enorm tijdrovend was. Dankzij COMAX workflow gebeurt dat nu automatisch wat ons gemakkelijk een volledige werkdag per kwartaal bespaart.” Katy Styfhals – Vennoot bij Fidiaz

Daarnaast maakt Fidiaz gebruik van COMAX workflow, dat zorgt voor extra controles. “De tool zorgt voor automatische controles en markeert belangrijke stappen als afgerond in ons Admin-IS-systeem,” zegt Katy. “Zo hebben we zekerheid dat geen enkele stap wordt overgeslagen, wat het risico op boetes door laattijdige of foutieve indieningen drastisch verkleint.”

Fidiaz verwerkt jaarlijks maar liefst 65.000 ontvangstbevestigingen, waarvan de helft btw-gerelateerd is. “Vroeger moest onze officemanager handmatig controleren of voor elke aangifte een ontvangstbevestiging beschikbaar was,” vertelt Katy. “Dankzij COMAX workflow gebeurt dat nu automatisch wat ons gemakkelijk een volledige werkdag per maand bespaart.”

Daarnaast automatiseert Fidiaz met COMAX workflow nog tal van andere processen. “Het resultaat? Meer efficiëntie, minder fouten en vooral veel tijdwinst.” bevestigt Katy.

Altijd toegang tot btw-saldo met COMAX minfin

Tijdens btw-periodes speelt COMAX minfin een cruciale rol binnen Fidiaz. De applicatie haalt automatisch documenten op uit MyMinfin, zonder dat medewerkers telkens handmatig moeten inloggen op het overheidsportaal. 

“Het grote voordeel is dat we altijd toegang hebben tot het btw-saldo, zelfs als MyMinfin niet beschikbaar is,” vertelt Katy. “Het dashboard van COMAX minfin is heel overzichtelijk en we gebruiken het maximaal tijdens de btw-periodes om snel en eenvoudig het saldo en de voorafbetalingen van onze klanten te raadplegen. Dit geeft ons een gerust gevoel dat we altijd toegang hebben tot de nodige informatie en het bespaart ons ontzettend veel tijd,” bevestigt Katy.

Efficiënt documenten splitsen en samenvoegen met COMAX split & merge

Nog een veelgebruikt hulpmiddel binnen Fidiaz is de COMAX split & merge -oplossing. Katy vertelt hoe deze oplossing hen helpt om grote pdf-documenten snel op te splitsen in afzonderlijke bestanden of om net verschillende bestanden samen te voegen.

“Onze klanten sturen vaak één grote PDF met verschillende documenten erin. Met deze tool kunnen we die snel opsplitsen in afzonderlijke bestanden. Omgekeerd voegen we ook verschillende documenten samen om overzichtelijk naar de klanten te sturen. Deze efficiëntieslag zorgt ervoor dat documenten sneller verwerkt worden en dat er altijd een duidelijk overzicht is van wat er naar klanten verzonden is. ” voegt Katy toe. “Een bijkomend voordeel is dat we vanuit deze tool, documenten meteen rechtstreeks kunnen doorsturen naar onze boekhoudsoftware en ook rechtstreeks in onze verkenner kunnen opslaan.” 

Een partner die meedenkt

De samenwerking met COMAX verloopt volgens Katy bijzonder vlot. “Wat ik zo waardeer aan COMAX, is dat ze echt meedenken met ons kantoor. Ze luisteren naar onze noden en passen hun oplossingen aan waar nodig.”

De COMAX-oplossingen geven Fidiaz niet alleen meer controle over interne processen, maar zorgen ook voor een gerust gevoel bij het team. “Onze medewerkers vertrouwen op de software van COMAX. De zekerheid dat alles goed verwerkt wordt, is voor ons een grote meerwaarde.”

Benieuwd hoe de oplossingen van COMAX ook jouw kantoor kunnen helpen?

Neem meteen contact met ons op