Histoire à succès Fidiaz : gain de temps et uniformité grâce aux automatisations intelligentes COMAX

Fidiaz est un client fidèle de COMAX depuis plus de 7 ans. Avec sept succursales réparties dans le Brabant flamand, Bruxelles et Anvers et une équipe de 120 employés, Fidiaz offre à ses clients plus qu’un simple soutien comptable. Ils sont connus comme des conseillers commerciaux stratégiques qui offrent à l’entreprise des conseils d’experts à chaque étape.
Katy Styfhals, associée chez Fidiaz, explique comment travailler avec COMAX les aide à rendre les processus internes plus efficaces, à gagner du temps et à réduire les marges d’erreur.

Comment la collaboration avec COMAX a commencé

Fidiaz est entré en contact pour la première fois avec COMAX lors d’une bourse comptable. « Nous cherchions des solutions pour améliorer les contrôles internes et automatiser les tâches répétitives », explique Katy Styfhals. « COMAX pourrait nous aider au mieux dans cette démarche. »

Les premières étapes de la collaboration ont été franchies avec les solutions COMAX connect et COMAX file. « L’un de nos plus grands défis à l’époque était de gérer les documents que les clients téléchargeaient via Silverfin », explique Katy. « Le téléchargement et le stockage manuels de ces fichiers sur notre serveur étaient un processus long et sujet aux erreurs. Grâce à COMAX connect et COMAX file Ces documents sont désormais automatiquement synchronisés et archivés. Nos employés sont immédiatement informés lorsqu’il y a de nouveaux dossiers.

Gain de temps et uniformité grâce au COMAX workflow et COMAX file

Un autre goulot d’étranglement majeur que Fidiaz a résolu avec COMAX était la façon dont les documents étaient stockés et archivés. « Auparavant, chaque employé avait sa propre façon de travailler, avec des structures de dossiers différentes ou des documents qui restaient bloqués dans des boîtes aux lettres personnelles », explique Katy. « Cela a provoqué une prolifération de dossiers et la recherche de documents a pris beaucoup de temps. »

Avec COMAX file Ce chaos a également été abordé. « Nous disposons désormais d’une structure de dossiers fixe et uniforme pour tous nos clients, organisée exactement comme nous le souhaitons. Si le dossier n’existe pas encore, COMAX file le créera automatiquement. Grâce à cet outil, chaque employé stocke désormais les documents (Word, Excel, e-mails Outlook, etc.) de la même manière et de manière structurée, afin que tout soit disponible de manière ordonnée et rapide.  

« Auparavant, notre chef de bureau devait vérifier manuellement 65 000 accusés de réception par an, ce qui prenait beaucoup de temps. Grâce à COMAX workflow, cela se fait désormais automatiquement, ce qui nous permet d’économiser facilement une journée de travail complète par trimestre. Katy Styfhals – Associée chez Fidiaz

De plus, Fidiaz utilise COMAX workflow, ce qui crée des vérifications supplémentaires. « L’outil fournit des vérifications automatiques et marque les étapes importantes comme terminées dans notre système Admin-IS », explique Katy. « Cela nous donne la certitude qu’aucune étape ne sera sautée, ce qui réduit considérablement le risque d’amendes en raison de soumissions tardives ou incorrectes. »

Fidiaz traite pas moins de 65 000 accusés de réception chaque année, dont la moitié est liée à la TVA. « Par le passé, notre chef de bureau devait vérifier manuellement si un accusé de réception était disponible pour chaque déclaration », explique Katy. « Grâce à COMAX workflow, cela se fait désormais automatiquement, ce qui nous permet d’économiser facilement une journée de travail complète par mois. »

En outre, Fidiaz automatise de nombreux autres processus avec COMAX workflow. « Le résultat ? Plus d’efficacité, moins d’erreurs et surtout beaucoup de gain de temps », confirme Katy.

Toujours accès au solde de TVA avec COMAX minfin

Pendant les périodes de TVA, COMAX minfin un rôle crucial au sein de Fidiaz. L’application récupère automatiquement les documents de MyMinfin, sans que les employés aient à se connecter manuellement au portail gouvernemental à chaque fois.  

« Le grand avantage, c’est que nous avons toujours accès au solde de TVA, même si MyMinfin n’est pas disponible », explique Katy. « Le tableau de bord de COMAX minfin est très clair et nous l’utilisons au maximum pendant les périodes de TVA pour consulter rapidement et facilement le solde et les acomptes de nos clients. Cela nous donne la tranquillité d’esprit d’avoir toujours accès aux informations nécessaires et cela nous fait gagner beaucoup de temps », confirme Katy.

Divisez et fusionnez efficacement des documents avec COMAX split & merge

Un autre outil courant au sein de Fidiaz est la solution de COMAX split & merge. Katy explique comment cette solution les aide à diviser rapidement des documents PDF volumineux en fichiers séparés ou à fusionner différents fichiers.

« Nos clients envoient souvent un PDF volumineux contenant plusieurs documents. Avec cet outil, nous pouvons rapidement les diviser en fichiers séparés. À l’inverse, nous combinons également différents documents pour les envoyer clairement aux clients. Cette augmentation de l’efficacité garantit que les documents sont traités plus rapidement et qu’il y a toujours un aperçu clair de ce qui a été envoyé aux clients. ajoute Katy. Un avantage supplémentaire est qu’à partir de cet outil, nous pouvons envoyer immédiatement des documents directement à notre logiciel de comptabilité et les enregistrer directement dans notre explorateur.  

Un partenaire qui réfléchit avec vous

Selon Katy, la collaboration avec COMAX se déroule très bien. « Ce que j’apprécie le plus chez COMAX, c’est qu’ils réfléchissent vraiment avec notre bureau. Ils sont à l’écoute de nos besoins et adaptent leurs solutions si nécessaire.

Les solutions COMAX donnent non seulement à Fidiaz plus de contrôle sur les processus internes, mais offrent également une tranquillité d’esprit à l’équipe. « Nos employés font confiance au logiciel COMAX. La certitude que tout est traité correctement est une grande valeur ajoutée pour nous.

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